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✒️SAP FI Introducción a los conceptos de cobro y pago

SAP FI Introducción a los conceptos de cobro y pago

SAP FI Introducción a los conceptos de cobro y pago

Unidad 4: AR y AP - Procesos de Cobros y Pagos.

Lección 1: Introducción a los conceptos de cobro y pago

1) Tipos de Pagos:

  • Manuales: Los pagos manuales se utilizan para realizar pagos con transferencias y/o débitos, anticipos, emisión de cheques manuales, etc. Estas transacciones, también permiten ingresar más de un medio de pago a cada orden de pago.
  • Semi-automáticos: Se utilizan para la emisión de pagos con cheques que son impresos automáticamente por el sistema. Por cada pago, solo se puede emitir un cheque.
  • Automáticos: Permiten, a través de ciertos parámetros que ingresa el usuario, que se emitan pagos masivos y por distintas vías de pago.

2) Datos Maestros que utilizaremos en los pagos:

  • Banco País: Representa a las instituciones bancarias de un país. El Banco Central de cada país le asigna un código a los bancos habilitados. Este código en SAP se guarda como el Banco País.
  • Banco Propio: Los bancos propios se configuran en SAP para identificar los Bancos País que utilizan las sociedades FI. Poseen un código alfanumérico de hasta 5 caracteres, por ejemplo 'BF001' Banco Francés.
  • ID de cuenta: Van de la mano con los Banco Propios, y representan las cuentas bancarias que posee la sociedad en ese banco. Con ejemplo anterior el Banco Propio BF001 Banco Frances tiene asociado un ID de Cuenta: CC001, que representa la Cuenta Corriente. El mismo banco propio, puede tener otro ID de Cuenta que representa por ejemplo, una caja de ahorro dentro del mismo banco.
  • Vía de Pago: Determina el procedimiento de pago, por ejemplo, cheque, transferencia, efectivo, etc. Se usan en los pagos automáticos y semi-Automáticos. Para los pagos manuales se utilizarán cuentas contables para indicar el medio con el cual se realiza el pago.
  • Condiciones de Pago: Determinan junto con la fecha base, el vencimiento de una factura y si la misma posee algún descuento por pronto pago.

Datos Maestros de Acreedores y Deudores:

Los Maestros relacionados con bancos y pagos pueden vincularse desde el dato maestro del acreedor o deudor, desde la vista de Datos de Sociedad, en la solapa Pagos. Los datos que almacenemos en esta vista serán propouestos al momento de registrar un comprobante.

Sin embargo, podremos modificar los datos para el pago incluso después de haber contabilizado las facturas. Si a un mismo proveedor le pagamos habitualmente con el mismo banco y con la misma vía de pago (cheque o transferencia) podremos dejar estos datos ya especificados. Si fuera necesario hacer un cambio en el banco o la vía de pago, tenemos la posibilidad de utilizar la funcionalidad de modificación masiva desde el reporte de partidas individuales.

NO ES OBLIGATORIO completar estos campos ni en el dato maestro del acreedor o deudor, ni en las facturas. Todos los comprobantes pueden pagarse igual aunque no posean estos datos, no obstante, con los datos predefinidos, se agiliza muchísimo el procedimiento de pago.

3) Estructura de los documentos:

Las transacciones que se utilizan para cancelar documentos, ya sean de cobro o pagos, cuentan con la siguiente estructura:

  • Datos de Cabecera: Es similar al ingreso de cualquier otro documento, se ingresan datos tales como las fechas de documento y contabilización, Sociedad, Moneda, Textos de cabecera y Referencia. Los pagos o cobranzas siempre traen la clase de documento como dato propuesto. (KZ para pagos y DZ para cobranzas).
  • Datos de Medios de Pago: Se ingresan los datos correspondientes al medio de pago. Si estamos en una transacción manual se ingresa la cuenta contable, si es una transacción semi automática se ingresa el banco propio. Además se debe ingresar el importe, fecha valor, textos, etc.

Valores básicos en el ingreso de datos bancarios:

  • Cuenta.
  • Importe.

Además de estos dos datos que son obligatorios, podemos ingresar una fecha valor que nos permitirá ver en otros reportes cual es la fecha en que realmente se debitará el importe de la cuenta bancaria, independientemente de la fecha del documento o fecha de contabilización del movimiento.

Otro dato es el campo Gastos Bancarios, por ejemplo, si tenemos un gasto fijo por realizar un pago, se puede ingresar en dicho campo. El sistema tiene configurado una cuenta fija en la cual se contabilizará la erogación. Para esto hay que aumentar el valor de salida del banco. Es decir, si a un acreedor le vamos a pagaar 1000 y tenemos un gasto bancario de 50, entonces en la cuenta bancaria se debe completar con 1050.

  • Datos dela cuenta:

Se ingresan los datos del deudor o acreedor dependiendo si es cobro o pago y las delimitaciones necesarias para la selección de los comprobantes a cancelar.

Si conocemos las partidas a pagar, y hay una gran cantidad de partidas, podremos delimitar la cant. de partidas a tratar seleccionando los filtros, como por ejemplo fecha de contabilización o nro de documento.

Partidas a cancelar:

A menos que estemos realizando un anticipo, siempre tendremos la pantalla que contiene la lista de partidas pendientes donde deberemos seleccionar cuales deseamos cancelar.

El procedimiento posterior a laa selección de partidas es igual que en cualquier otro documento,:

  • podemos acceder al Resumen de documentos y ver las posiciones que hemos ingresado manualmente.
  • podemos modificar datos de las posiciones ingresadas, como por ejemplo los importes.
  • podemos ingresar nuevas posiciones si fuera necesario (un gasto, una comisión, etc.)
  • podemos simular el documento y ver las posiciones automáticas que genera el sistema. Las cuentas de acreedores y deudores que surjan de las partidas canceladas, serán posiciones automáticas, como así también si hubiere descuentos por pronto pago, diferencias por redondeo, retenciones, diferencias de cambio, etc.


 

 

 


Sobre el autor

Publicación académica de María Cristina Pronotti, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.

SAP Expert


María Cristina Pronotti

Profesión: Ingeniera en Computación - Argentina - Legajo: AO24J

✒️Autor de: 157 Publicaciones Académicas

🎓Egresado de los módulos:

Disponibilidad Laboral: FullTime

Presentación:

Ing. en computación con amplia experiencia en desarrollo de sw para empresas de seguros grales. dominio de los aspectos de análisis y desarrollo de sw. coordinación y liderazgo de equipos de trabajo.

Certificación Académica de María Pronotti

✒️+Comunidad Académica CVOSOFT

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