SAP FI Introducción al concepto de documento contable

Publicación Académica por Yarly Perez

Publicación Académica creada y compartida por Yarly Perez para el tema Introducción al concepto de documento contable.

Dentro del ámbito de estudios: Carrera Consultor en SAP FI / Unidad 2: GL - Registraciones contables.

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SAP FI Introducción al concepto de documento contable por Yarly Perez

UNIDAD 2 . INTRODUCCIÓN AL CONCEPTO DE DOCUMENTO CONTABLE

1. Estructura de documentos:

SAP Funciona con el principio de registro de documentos, es decir para contabilización se genera un documento el cual recibe un número de documento único, el cual se asigna de manera interna siendo asignado por el sistema o el usuario puede asignar el número en el ingreso de documentos (asignación de números externa. Se registra un documento como mínimo por cada operación.

El documento SAP se divide en una cabecera (valida para todo el documento) y multiples posiciones (entre 2 y 999)

Un documento se identifica por:

- Número de documento

- Sociedad

- Ejercicio

2. Datos de cabecera:

Cuenta con un elemento de control importante, la clase de documento:

Es un dato de cabecera de los documentos contables que controla la cabercera del documento y se utiliza para diferenciar las operaciones contables que se registran, y se identifica con una clave de dos caracteres. Es valido para todas las sociedades FI.

Definen el rango de números que se asignará a los documentos cuando sean grabados y el tipo de imputación que se puede registrar en el asiento contable

Por ejemplo:

  • KR Factura de Acreedor,
  • KG Nota de Crédito Acreedor,
  • SA Documentos .

Los datos de cabecera también contienen las siguientes características:

- Fecha de documento: refleja la fecha del documento físico, como ej: fecha de factura de acreedor

- Fecha de contabilización: refleja fecha contables y se utiliza para determinar en que periodo del ejercicio fiscal se registrará el asiento.

- Sociedad: identifica la sociedad FI del asiento contable

- Moneda: puede ser la moneda local o extranjera

- Fecha de conversión:En los casos en que se registra una operación en moneda extranjera, y el tipo de cambio a utilizar es en base a una fecha distinta a la del documento

- Tipo de cambio: En los casos en que se registra una operación en moneda extranjera, y se desee utiliza un tipo de cambio especifico. EN CASO DE NO ESPECIFICAR, EL DATO DE TIPO DE CAMBIO O FECHA DE CONVERSIÓN SE TOMA DE LA TABLE MENCIONADA EN TRANSACCIÓN: S_BCE_68000174

- Referencia:Es un campo libre donde habitualmente se guarda datos como el número de documento legal de una factura

- Texto de cabecera: visible en diferentes reportes

- Tienda: representa la tienda o punto de venta en caso de emitir facturas por SAP

3. Datos de posición:

Cuenta con un dato importante de clave de control denominado Clave de Contabilización, la cual determina:

a. Si la imputación va al debe o al haber

b. el tipo de cuenta al que se esta imputando, como: si la cuenta a imputar corresponde a cuentas de mayor

-(S), acreedor

-(K), deudor

-(D), activos fijos

-(A) o materiales (M).


Las claves de contabilización mas comunes son las siguientes:

  • 01 - Deudor al Debe
  • 11 - Deudor al Haber
  • 21 - Acreedor al Debe
  • 31 - Acreedor al Haber
  • 40 - Cuentas de Mayor al Debe
  • 50 - Cuentas de Mayor al Haber

Las operaciones en cuenta de mayor especial (CME) utilizan claves de contabilización especificas:

  • 09 - Deudor con CME al Debe
  • 19 - Deudor con CME al Haber
  • 29 - Acreedor con CME al Debe
  • 39 - Acreedor con CME al Haber

Otros datos importantes de los datos de posición, a continuación los necesarios para generar un documento contable:

  1. Posición: Identifica el número de renglón dentro de un asiento contable, este campo es automático y lo determina SAP,
  2. Cuenta:dependiendo de la calve de contabilización, será un dato maestro de cuenta mayor, deudor, acreedor o activo fijo
  3. Indicador CME:indica que en el caso de utilizar un acreedor o deudor, se puede contabilizar en una cuenta distinta de la cuenta asociada que tiene almacenada el dato maestro
  4. Importe: corresponde al importe en la moneda ingresada en datos de cabecera
  5. Centro de costo: objeto de imputación del módulo CO, es una imputación adicional en caso de estar registrando en una cuenta de resultado.
  6. Texto de posición: texto libre que puede visualizarse en los reportes.
  7. Asignación: Campo de entrada, que será completado de manera automática de acuerdo a los datos del campo clave de clasificación.

Los datos de posición comienzan completandose en la primera pantalla con el ingreso de la clave de contabilización y la cuenta mayor. Al pasar a a siguiente pantalla donde el sistema solicitará información adicional respecto a dicha posición

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