✒️SAP FI Introducción al concepto de documento contable
SAP FI Introducción al concepto de documento contable
ESTRUCTURA DE DOCUMENTOS: SAP funciona según el principio del registro por documentos, es decir, para cada contabilización se genera un documento. El documento permanece como una unidad completa en el sistema hasta su archivo. Cada documento se identifica de forma única gracias a los siguientes campos:
- Número de documento
- Sociedad
- Ejercicio
Los Documentos de SAP se dividen en dos partes:
- Una Cabecera (información válida para todo el documento).
- Múltiples posiciones (entre 2 y 999 posiciones).
SAP registra como mínimo un documento por cada operación. Cada documento recibe un número de documento único. El Sistema puede asignar los números de documento (asignación de números interna) o el usuario puede asignar el número en el ingreso de documentos (asignación de números externa).
DATOS CABECERA: cuentan con un dato clave de control muy importante denominado Clase de Documento. La Clase de Documento controla la cabecera de documento y se utiliza para diferenciar las operaciones contables que se registran.
Las clases de documento son válidas para todas las Sociedades Fi y a su vez definen el rango de números que se asignará a los documentos cuando sean grabados y el tipo de imputación que se puede registrar en el asiento contable.
Varias clases de documentos pueden tener el mismo rango de numeración. Por ejemplo todos los documentos de acreedores como facturas, ND, NC, pueden generarse con el mismo rango de números. Los rangos de numeración externas son habitualmente utilizados para registros por interfaces. Por ejemplo: si existe un sistema externo que registra las facturas a los deudores y en SAP, solo se registran los documentos contables, la numeración que se asigne al documento puede ser la misma que tiene el sistema externo. De esta manera se puede facilitar la verificación y conciliación de documentos que han pasado por interface
Otras características:
- Fecha Documento: se utiliza para reflejar en el sistema la fecha del documento físico que se está registrando. Ejemplo, fecha de la factura del acreedor.
- Fecha Contabilización: es la fecha contable y se utiliza para determinar en qué periodo del ejercicio fiscal se registrará el asiento.
- Sociedad: Identifica la Sociedad FI en la cual se registra el asiento contable.
- Moneda: se refiere a la moneda del documento. Puede ser la moneda local de la sociedad o una moneda extranjera.
- Fecha de conversión: se utiliza para los casos en que se registre una operación en moneda extranjera y se desee utilizar un tipo de cambio referente a una fecha distinta de la fecha del documento.
- Tipo de cambio: se utiliza para los casos en que se registre una operación en moneda extranjera y desee utilizar un tipo de cambio específico.
- Referencia: es un campo de entrada libre que habitualmente en documentos que representan facturas se almacena el número de documento legal. En Argentina se utiliza el siguiente formato 0000A00000000 à Punto de Venta (4) Letra (1) Numero Legal (8).
- Texto de Cabecera: es un texto libre que se puede visualizar en diferentes reportes.
- Tienda: se utiliza para representar la tienda o punto de venta en caso de emitir facturas por SAP.
- Moneda Extranjera: los tipos de cambio se guardan en una tabla, en caso de imputar en moneda extranjera y no especificar ninguno de los campos mencionados, el Tipo de Cambio se tomará de la tabla mencionada. Transacción S_BCE_68000174.
DATOS POSICIÓN: cuentan con un dato clave de control muy importante denominado Clave de Contabilización. La clave de contabilización determina varias cosas:
a. Si la imputación va al Debe o Haber
b. El tipo de cuenta que se está imputando, para SAP los tipos de cuenta son los siguientes:
S: Cuentas de Mayor
D: Cuentas de deudores o clientes
K: Cuentas de acreedores o proveedores
M: Cuentas de Materiales
A: Cuentas de Activos Fijos
Otras características: los datos de posición están conformados por una gran cantidad de campos, en esta lección, enumeraremos los necesarios para generar un documento contable:
- Posición: número que identifica el número de renglón dentro de un asiento contable. Este campo es automático y lo determina SAP, no es necesario ingresarlo manualmente.
- Cuenta: dependiendo de la clave de contabilización utilizada, la cuenta será un dato maestro de Cuenta de Mayor, Cuenta de Deudor, Cuenta de Acreedor o Cuenta de Activo Fijo.
- Indicador CME: indica que, en el caso de utilizar un acreedor o deudor, se puede contabilizar en una cuenta distinta de la cuenta asociada que tiene almacenada en el dato maestro.
- Importe: corresponde al importe en la moneda del documento. (Moneda que se ingresó en los datos de cabecera).
- Centro de costo: Objeto de imputación del Módulo CO, esta imputación adicional se utiliza en el caso de estar registrando en una cuenta de resultado.
- Texto de Posición: Texto libre que puede visualizarse en los reportes.
- Asignación: Campo de entrada libre que puede completarse de manera automática con determinados datos, de acuerdo a como se complete el campo Clave de Clasificación en el dato maestro que se esté imputando.
Existen muchos campos al momento de ingresar una posición contable en SAP, los datos que sean necesarios ingresar, dependerán en gran medida del tipo de operación que estemos realizando. Sin embargo muchos documentos contables, se registran de manera automática incluso proveniente de otros módulos. Ejemplo: una recepción de mercadería, en este tipo de documento veremos una imputación adicional como el material recepcionado, la cantidad y el centro logístico donde se realizó la recepción
Datos cabecera y posición
Los datos de posición comienzan completándose en la primera pantalla con el ingreso de la clave de contabilización y la cuenta de mayor. Una vez seleccionados estos datos se pasa a la siguiente pantalla donde el sistema solicitará información adicional respecto a esta posición. Recordemos que las cuentas de mayor, en su dato maestro, tienen el Grupo de Status Campo que determina que datos son obligatorios, opcionales u ocultos.
También podremos observar que el sistema nos solicita que ingresemos la clave de contabilización y cuenta de la próxima posición. Luego de confirmar pasaremos a una pantalla similar a ésta, pero con los campos correspondientes a datos adicionales de acuerdo al grupo de status campos que posea la cuenta que hayamos elegido.
 
 
 
Sobre el autor
Publicación académica de Johanny Espinoza Loaiza, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.
Johanny Espinoza Loaiza
Profesión: Emprendedor, Director Proyectos It - Costa Rica - Legajo: MM39A
✒️Autor de: 195 Publicaciones Académicas
🎓Cursando Actualmente: Consultor Funcional Módulo FI Nivel Avanzado
🎓Egresado de los módulos:
- Carrera Consultor en SAP FI Nivel Inicial
- Carrera Consultor Basis NetWeaver Nivel Avanzado
- Carrera Consultor Basis NetWeaver Nivel Inicial
Disponibilidad Laboral: FullTime
Presentación:
soy johanny, emprendedor, director de proyectos de it, experto en planificacion de negocios, habilidades analíticas, gestion de relaciones con los clientes y servicios compartidos.
Certificación Académica de Johanny Espinoza