✒️SAP FI Introducción al concepto de documento contable
SAP FI Introducción al concepto de documento contable
UNIDAD 2 : LECCION 2: INTRODUCIION AL CONCEPTO DE DOCUMENTO CONTABLE
Estructura de documentos en SAP
En SAP, registro de documentos es decir por cada contabilización se genera un documento, éste permanece como una unidad completa en el sistema hasta su archivo.
Cada documento se identifica de forma única por los siguientes campos:
Número de documento : número con el cual se graba en SAP un documento o movimiento
Sociedad: ente legal definido en SAP o sociedad FI
Ejercicio: año fiscal que posee una sociedad, período de tiempo en el cual se exponen la información de los estados contables
Los documentos de dividen en dos partes:
Cabecera (información válida para todo el documento)
Múltiples posiciones (entre 2 y 999 posiciones)
SAP registra como mínimo un documento por cada operación, cada documento recibe un número de documento único.
Hay 2 tipos de asignaciones:
Asignación de números interna: el sistema puede asignar los números de documento
Asignación de números externa: el usuario puede asignar el número de ingreso de documentos. Puede ser numérico o alfanumérico.
Datos de cabecera
Estos cuentan con un dato clave de control denominado Clase de Documento (son de 2 características que clasifica en los documentos contables por su naturaleza Ej: NPC); éste controla la cabecera de documento y se utiliza para diferenciar el registro de operaciones contables. Las clases de documento son válidas para todas las sociedades FI y definen el rango de números que se le asignará a los documentos cuando se graben y el tipo de imputación que se puede registrar en el asiento contable.
Para el grafico del texto entramos por Libro mayor---contabilizacion-----contabilizacion general---entrar a apunte de cuenta mayor: datos cabecera.
Los rangos de numeración externa son utilizados para registraciones por interface.
Características de datos de cabecera
Fecha de documento: fecha del documento físico (por ejemplo fecha factura proveedor)
Fecha de contabilización: fecha contable y determina a que período del ejercicio fiscal se registrará el asiento
Sociedad: identifica la Sociedad FI en la cual se registra el asiento contable
Moneda: moneda del documento, puede ser moneda local de la sociedad o moneda extranjera
Fecha de conversión: se utiliza para las operaciones en moneda extranjera y se desee utilizar un tipo de cambio referente distinto a la fecha del documento.
Tipo de cambio: se utiliza en los casos en que se registre una operación en moneda extranjera y desee utilizar un tipo de cambio específico. Los TC se guardan en una tabla, transacción S_BCE_68000174
Referencia: campo de entrada libre que representan facturas, almacena el número de documento legal. En Argentina se utiliza el siguiente formato punto de venta 4 dígitos ej 0000,letra 1 dígito ejA y número legal 8 dígitos ej. 00000000.
Texto de cabecera: texto libre, puede visualizarse en diferentes reportes.
Tienda: utilizado para representar tienda o punto de venta en caso de emitir facturas por SAP
Datos de posición
Cuentan con un dato clave de control denominado CLAVE DE CONTABILIZACIÓN. Esta clave es muy importante porque determina:
--- si la imputación va al Debe o Haber ( la clave del DEBE es de 01 al 19 y la clave del HABER es del 21 al 39 matchcode)
----el tipo de cuenta que se está imputando, para SAP los tipos de cuenta son los siguientes:
S: cuenta de MAYOR
D: cuentas de deudores o clientes
K: cuentas de acreedores o proveedores
M: cuentas de materiales
A: cuentas de activos fijos
Los datos de posición están enumerados por campos, los necesarios para generar un documento contable son:
POSICIÓN: nro. que identifica el nro. de renglón dentro de un asiento contable, lo determina SAP es automático
CUENTA: dependiendo de la clave de contabilización utilizada, la cuenta será de Mayor, de Deudor, de Acreedor o de activo Fijo
INDICADOR CME: en el caso de utilizar un acreedor o deudor, se puede contabilizar en una cuenta distinta de la asociada que tiene almacenada en el dato maestro.
IMPORTE: importe en la moneda del documento
CENTRO DE COSTO: objeto de imputación del Módulo CO, se utiliza cuando se está registrando en una cuenta de resultado
TEXTO DE POSICIÓN: texto libre que se visualiza en los reportes.
ASIGNACIÓN: campo de entrada libre, puede completarse de manera automática con determinados datos.
DATOS DE CABECERA Y POSICION EN SAP
SE completan en la primera pantalla con el ingreso de la clave de contabilización y la cuenta de mayor.
luego se pasa a la otra pantalla dende el sistema solicitara otra información repecto a esta posición.
LAS CUENTAS DE MAYOR EN SU DATO MAESTRO, TIENEN EL GRUPO DE STATUS CAMPO QUE DETERMINA QUE DATOS SON OBIGATORIOS, OPCIONALES U OCULTOS.
EJERCICIOS PARA AFIANZAR LOS CONOCIMIENTOS
Audio 2.1: Varias clases de documentos pueden tener el mismo rango de numeración, por ejemplo todos los documentos de acreedores como facturas, notas de débito o de crédito pueden generarse con el mismo rango de números. Los rangos de numeración externa son habitualmente utilizados para registraciones por interfaces, por ejemplo, si existe un sistema externo que emite la factura a los deudores y en SAP solo se registran los documentos contables, la numeración que se asigne al documento puede ser la misma que tiene el sistema externo, de esta manera se puede facilitar la verificación y concilación de los documentos que han pasado por interfaces.
Audio 2.2: Existen muchos campos al momento de ingresar una posición contable en SAP. Los datos que sean necesarios ingresar dependerán en gran medida del tipo de operación que estemos realizando. Sin embargo, muchos documentos contables se registran de manera automática e incluso provenientes de otros módulos. Por ejemplo, una recepción de mercadería, en este tipo de documentos veremos como imputación adicional datos como el material recepcionado / recibido, la cantidad, el centro logistico donde se realizó la recepción.
Estructura de documentos
SAP funciona segun el principio Registro por documentos, para cada contabilización se genera un documento. Cada documento se identifica de forma unica , por los stes campos:
Numero de documento
Sociedad
Ejercicio
Datos de Cabecera
Cuentan con un dato clave llamado Clase de documento, que controla la cabecera de documento
Datos relevantes de los datos de cabecera:
Fecha de documento - Fecha de contabilizacion - Sociedad - Moneda - Tipo de cambio - referencia - texto de cabecera
Datos de posicion
Cuentan con un dato clave llamado Clave de Contabilizacion
Esta determina:
Si la imputacion va al Debe o Haber
El tipo de cuenta que se esta imputando, que pueden ser:
S: Cuentas de mayor
D: Cuentas de deudores o clientes
K: Cuentas de acreedores o proveedores
M: Cuentas de materiales
A: Cuentas de activos fijos
Estructura de documentos
SAP funciona segun el principio Registro por documentos, para cada contabilización se genera un documento. Cada documento se identifica de forma unica , por los stes campos:
Numero de documento
Sociedad
Ejercicio
Datos de Cabecera
Cuentan con un dato clave llamado Clase de documento, que controla la cabecera de documento
Datos relevantes de los datos de cabecera:
Fecha de documento - Fecha de contabilizacion - Sociedad - Moneda - Tipo de cambio - referencia - texto de cabecera
Datos de posicion
Cuentan con un dato clave llamado Clave de Contabilizacion
Esta determina:
Si la imputacion va al Debe o Haber
El tipo de cuenta que se esta imputando, que pueden ser:
S: Cuentas de mayor
D: Cuentas de deudores o clientes
K: Cuentas de acreedores o proveedores
M: Cuentas de materiales
A: Cuentas de activos fijos
ADJUNTO PREGUNTAS Y RESPUESTAS DE:
|
||||||||||||||||
 |
|
|||||||||||||||
|
|
|||||||||||||||
|
|
|||||||||||||||
El alumno pregunta.. Es instructor responde, todos podemos sacar algo útil de ello.
Sobre el autor
Publicación académica de Viviana La Sala, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.
SAP Expert
Viviana La Sala
Profesión: Contadora Pública - Argentina - Legajo: JH54E
✒️Autor de: 178 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
- Carrera Consultor en SAP CO Nivel Inicial
- Carrera Consultor en SAP FI Nivel Avanzado
- Carrera Consultor en SAP FI Nivel Inicial
