✒️SAP FI Introducción al concepto de documento contable
SAP FI Introducción al concepto de documento contable
Introducción al concepto de documento contable
1 Estructura de documentos
SAP funciona según el principio del registro por documentos, es decir, para cada contabilización se genera un documento. El documento permanece como una unidad completa en el sistema hasta su archivo.
Cada documento se identifica de forma única gracias a los siguientes campos:
Numero de documento
Sociedad
Ejercicio
Los documentos de SAP se dividen en dos partes:
1.- Una cabecera
2.- Múltiples posiciones (entre 2 y 999 posiciones)
SAP registra como mínimo un documento por cada operación. Cada documento recibe un número de documento único. El Sistema puede asignar los números de documento (asignación de números interna) o el usuario puede asignar el número en el ingreso de documentos (asignación de número externa).
Datos de Cabecera
Los Datos de documento cuentan con un dato clave de control muy importante denominado Clase de Documento.
La Clase de Documento controla la cabecera de documento y se utiliza para diferenciar las operaciones contables que se registran, por ejemplo facturas de acreedores, pago de deudores,etc.
Las clases de documento son válidas para todas las Sociedades FI y a su vez definen el rango de números que se asignará a los documentos cuando sean grabados y el tipo de imputación que se puede registrar en el asiento contable.
Otras características relevantes de los datos de cabecera:
1.- Fecha de Documento: se utiliza para reflejar en el sistema la fecha del documento físico que se esta registrando.
2.- Fecha de contabilización:es la fecha contable y se utiiliza para determinar en que periodo del ejercicio fisacal se registra el asiento.
3.- Sociedad: Identifica la Sociedad FI en la cual se registra el asiento contable.
4.- Moneda: se refiere a la moneda del documento.Puede ser la moneda local de la sociedad o una moneda extranjera.
5.- Fecha de Conversión: se utiilza para los casos en que se registre una operación en moneda extranjera y se desee utiliza un tipo de cambio referente a una fecha distinta a la fecha del documento.
6.- Tipo de Cambio: Se utiliza para los casos en que se registre una operación en moneda extranjera y desee utilizar un tipo de cambio especifico.
7.- Referencia: es un campo de entrada libre que habitualmente en documentos que representan facturas se almacena el número de documento legal.
8.- Texto de cabecera: es un texto que se úede visualizar en diferentes reportes.
9.- Tienda: se utiliza para representar la tienda o punto de venta en caso de emitir facturas por SAP.
Datos de Posición
Los datos de posición cuentan con una dato clave de control muy importante denominado Clave de Contabilización
La clave de contabilización determina varias cosas:
a.- Si la imputación va al Debe o Haber
b.- El tipo de cuenta que se esta imputando, para SAP los tipos de cuenta son los siguientes:
S: Cuenta de Mayor
D: Cuentas de Deudores o clientes.
K: Cuentas de acreedores o Proveedores.
M: Cuentas de Materiales
A: Cuentas de Activos Fijos
Otras características relevantes de los datos de posición:
Los datos de posición están conformados por una gran cantidad de campos, en esta lección, enumeraremos los necesarios para generar un documento contable:
1.- Posición: número que identifica el número de renglón dentro de un asiento contable. Este campo es automatico y lo determina SAP, no es necesario ingresarlo manualmente.
2.- Cuenta: dependiendo de la clave de contabilización utilizada, la cuenta será un dato maestro de Cuenta e Mayor, Cuenta de Deudor, Cuenta de Acreedor ó Cuenta de Activo Fijo.
3.- Indicador CME: indica que en el caso de utilizar un acreedor o deudor, se puede contabilizar en una cuenta distinta de la cuenta asociada que tiene almacenada en el dato maestro.
4.- Importe: corresponde al importe en la moneda del documento.
5.- Centro de costos: Objeto de imputación del Módulo CO esta imputación adicional se utiliza en el caso de estar registrado en una cuenta de resultado.
6.- Texto de posición: Texto libre que puede visualizarse en los reportes.
7.- Asignación: Campo de entrada libre que puede completarse de manera automática con determinados datos, de acuerdo a como se complete el campo Clave de Clasificación en el dato maestro que se este imputando.
 
 
 
Sobre el autor
Publicación académica de Antonio De Jesus Hernandez Oropeza, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.
Antonio De Jesus Hernandez Oropeza
Profesión: Ingenierío en Sistemas - Mexico - Legajo: RZ12K
✒️Autor de: 53 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
- Carrera Consultor en SAP CO Nivel Avanzado
- Carrera Consultor en SAP FI Nivel Avanzado
- Carrera Consultor en SAP FI Nivel Inicial