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✒️SAP FI Introducción al concepto de documento contable

SAP FI Introducción al concepto de documento contable

SAP FI Introducción al concepto de documento contable

1 | Estructura de documentos

SAP funciona según el principio del registro por documentos, es decir, para cada contabilización se genera un documento. El documento permanece como una unidad completa en el sistema hasta su archivo.

Cada documento se identifica de forma única gracias a los siguientes campos:

Número de documento

Sociedad

Ejercicio

Los Documentos de SAP se dividen en dos partes:

Una Cabecera (información válida para todo el documento).

Múltiples posiciones (entre 2 y 999 posiciones).

SAP registra como mínimo un documento por cada operación. Cada documento recibe un número de documento único. El Sistema puede asignar los números de documento (asignación de números interna) o el usuario puede asignar el número en el ingreso de documentos (asignación de números externa).

2 | Datos de Cabecera

Los datos de cabecera cuentan con un dato clave de control muy importante denominado Clase de Documento.

La Clase de Documento controla la cabecera de documento y se utiliza para diferenciar las operaciones contables que se registran, por ejemplo, facturas de acreedores, pagos de deudores, etc.

Las clases de documento son válidas para todas las Sociedades Fi y a su vez definen el rango de números que se asignará a los documentos cuando sean grabados y el tipo de imputación que se puede registrar en el asiento contable.

Otras características relevantes de los datos de cabecera:

Fecha Documento: se utiliza para reflejar en el sistema la fecha del documento físico que se está registrando. Ejemplo, fecha de la factura del acreedor.

Fecha Contabilización: es la fecha contable y se utiliza para determinar en que periodo del ejercicio fiscal se registrará el asiento.

Sociedad: Identifica la Sociedad FI en la cual se registra el asiento contable.

Moneda: se refiere a la moneda del documento. Puede ser la moneda local de la sociedad o una moneda extranjera.

Fecha de conversión: se utiliza para los casos en que se registre una operación en moneda extranjera y se desee utilizar un tipo de cambio referente a una fecha distinta de la fecha del documento.

Tipo de cambio: se utiliza para los casos en que se registre una operación en moneda extranjera y desee utilizar un tipo de cambio específico.

Referencia: es una campo de entrada libre que habitualmente en documentos que representan facturas se almacena el número de documento legal. En Argentina se utiliza el siguiente formato 0000A00000000 Punto de Venta (4) Letra (1) Numero Legal (8).

Texto de Cabecera: es un texto libre que se puede visualizar en diferentes reportes.

Tienda: se utiliza para representar la tienda o punto de venta en caso de emitir facturas por SAP.

Moneda Extranjera

Los tipos de cambio se guardan en una tabla, en caso de imputar en moneda extranjera y no especificar ninguno de los campos mencionados, el Tipo de Cambio se tomará de la tabla mencionada. Transacción S_BCE_68000174.

3 | Datos de Posición

Los datos de posición cuentan con un dato clave de control muy importante denominado Clave de Contabilización.

La clave de contabilización determina varias cosas:

a. Si la imputación va al Debe o Haber

b. El tipo de cuenta que se está imputando, para SAP los tipos de cuenta son los siguientes:

S: Cuentas de Mayor

D: Cuentas de deudores o clientes

K: Cuentas de acreedores o proveedores

M: Cuentas de Materiales

A: Cuentas de Activos Fijos

Otras características relevantes de los datos de posición:

Los datos de posición están conformados por una gran cantidad de campos, en esta lección, enumeraremos los necesarios para generar un documento contable:

Posición: número que identifica el número de renglón dentro de un asiento contable. Este campo es automático y lo determina SAP, no es necesario ingresarlo manualmente.

Cuenta: dependiendo de la clave de contabilización utilizada, la cuenta será un dato maestro de Cuenta de Mayor, Cuenta de Deudor, Cuenta de Acreedor ó Cuenta de Activo Fijo.

Indicador CME: indica que en el caso de utilizar un acreedor o deudor, se puede contabilizar en una cuenta distinta de la cuenta asociada que tiene almacenada en el dato maestro.

Importe: corresponde al importe en la moneda del documento. (Moneda que se ingresó en los datos de cabecera).

Centro de costo: Objeto de imputación del Módulo CO, esta imputación adicional se utiliza en el caso de estar registrando en una cuenta de resultado.

Texto de Posición: Texto libre que puede visualizarse en los reportes.

Asignación: Campo de entrada libre que puede completarse de manera automática con determinados datos, de acuerdo a como se complete el campo Clave de Clasificación en el dato maestro que se este imputando.

Datos de Cabecera y Posición en SAP

Las imágenes que se encuentran a continuación corresponden de las pantallas de SAP de ingreso de documentos, aquí veremos como se diferencian los datos de cabecera y posición.

Los datos de posición comienzan completandose en la primer pantalla con el ingreso de la clave de contabilización y la cuenta de mayor.

Una vez seleccionados estos datos se pasa a la siguiente pantalla donde el sistema solicitará información adicional respecto a esta posición. Recordemos que las cuentas de mayor, en su dato maestro, tienen el Grupo de Status Campo que determina que datos son obligatorios, opcionales u ocultos.

Aquí vemos la pantalla con los datos adicionales que el sistema solicita para la cuenta seleccionada en la pantalla anterior.

También podremos observar que el sistema nos solicita que ingresemos la clave de contabilización y cuenta de la próxima posición. Luego de confirmar pasaremos a un pantalla similar a ésta pero con los campos correspondientes a datos adicionales de acuerdo al grupo de status campos que posea la cuenta que hayamos elegido.


 

 

 

Agradecimiento:

Ha agradecido este aporte: Antonio Peinado Sempere


Sobre el autor

Publicación académica de Luis Edgar Lacombe Alarcon, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.

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LECCIÓN: INTRODUCCIÓN AL CONCEPTO DE DOCUMENTO CONTABLE 1- ESTRUCTURA DE DOCUMENTOS SAP funciona según el principio del registro por documentos, es decir, para cada contabilización se genera un documento. El documento se identifica gracias a estos campos: Número de documento Sociedad Ejercicio Los documentos de SAP se dividen en dos partes: Una cabecera Múltiples posiciones (entre 2 y 999) Cada operación registra como mínimo un documento. Este recibe un número de documento interno (lo asigna el sistema) o externo (lo asigna el usuario) 2- DATOS DE CABECERA Los datos de cabecera cuentas con un dato muy importante denominado Clase de Documento, que controla...

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