✒️SAP FI Introducción al concepto de documento contable (AR y AP)

Introducción al concepto de documento contable (AR y AP)

1) Clases de documentos: para clasificar el tipo de comprobante que estamos ingresando.

La clase de documento determina el rango de numeración y el Tipo de Cuenta a Imputar.

Clases estándar que trae SAP:

• Cuentas a Pagar:

KR: Facturas

KE: Notas de débito

KG: Notas de crédito (SAP las denomina abonos)

KZ: Pagos a Proveedores

RE: Facturas que ingresan en el Módulo de MM.

Podemos llegar a encontrar muchas clases de documento que representan el mismo tipo de comprobante, por ejemplo: KR es la clase estándar de factura pero adicionalmente podríamos crear K1 de facturas de servicio, K2 una Nota de Crédito de servicio, K3 facturas de activos fijos. Depende de la necesidad de información que posea la empresa.

La selección de la clase de documentos esta a cargo del usuario que registre las facturas.

Las clases de documentos, nos permitirán visualizar en los mayores contables y/o partidas individuales de acreedores cuál es el tipo de operación que originó la contabilización.

• Cuentas a Cobrar:

DR: Facturas

DE: Notas de débito

DG: Notas de crédito (SAP las donomina abonos)

DZ: Cobranzas de Deudores.

Adicionalmente se pueden definir otras clases.

Otros datos fundamentales en los datos de cabecera son:

Moneda: Local o extranjera.

Referencia: Número de factura. En Argentina tiene el siguiente formato:

PPPP (4): representa el punto de Venta o tienda

A (1); Representa la letra de la factura.

NNNNNNNN (8): representa el número de la factura.

El. 0001A00001234

Muchas veces en el texto de cabeceras se ingresa alguna clave de control o autorización de la factura. Dato que puede ser solicitado por el organismo fiscalizador de impuestos. Con ABAP se puede controlar los formatos, emitir mensajes en caso de que el campo no se llene como corresponde, o incluso para validar los datos ingresados.

2) Claves de Contabilización:

Debinen si una imputación va al debe o al haber y la clase de cuenta que se está imputando (S, K, D, A). Y las reglas de pantalla: Campos Ocultos, obligatorios y opcionales.

En los documentos de cuentas a pagar tendremos las siguientes claves de contabilización:

Clave Clase D/H Observación

40 S S Cuentas de mayor al Debe

50 S H Cuentas de mayor al Haber

31 K H Cuentas de Acreedor al Haber

21 K S Cuentas de Acreedor al Debe

En los documentos de cuentas a cobrar tendremos las siguientes claves de contabilización:

Clave Clase D/H Observación

40 S S Cuentas de mayor al Debe

50 S H Cuentas de mayor al Haber

01 D S Cuentas de Deudor al Debe

11 D H Cuentas de Acreedor al Haber

La columna Claase Cuenta indica:

• S: cuentas de mayor
• K : cuentas de Acreedor
• D: cuentas de Deudor.

La columna D/H indica:

• S: Imputación al Debe
• H: Imputación al Haber.