✒️SAP FI Introducción al concepto de documento contable (AR y AP)

01 _ Unidad 3 _ Notas L06

Introducción al concepto de documento contable (AR y AP)

AUDIO TIPS: Otra clase de documento estándar es RE, son facturas que se contabilizan por medio del circuito MM.

Las facturas de acreedores son KR, pero se puede existen otras clases de documentos K1 facturas de servicios, k3 facturas de AF.

AUDIO TIPS: en el campo de referencia se ingresa el número de factura y en el campo texto de cabecera se ingresa las claves de control o autorización de la factura, dato solicitado por el SRI.

Mediante las rutinas ABAP se establecen contrales de formatos, emitir mensajes en caso de que los campos no se llenen como corresponden o para validar los datos ingresados. Se pueden ingresar controles específicos que SAP no realiza en el formato estándar.

CLASE DE CUENTA

En SAP existen las siguientes clases de cuenta que se utilizan para identificar la clase de cuenta que corresponde a la posición de un documento contable:

• S: Cuenta de mayor
• K: Cuenta de acreedor
• D: Cuenta de Deudor
• A: Cuenta de activos fijos

TRANSACCIONES ENJOY

Se refieren a las transacciones que poseen un entorno más simple y ágil para ingresar documentos en SAP.

A continuación brindamos algunos ejemplos de transacciones clásicas que pueden contabilizarse a través de transacciones Enjoy.

• F-02 >> FB50 >> Registraciones en cuentas de mayor
• F-43 >> FB60 >> Registraciones de facturas en cuentas de acreedor
• F-41 >> FB65 >> Registraciones de notas de crédito en cuentas de acreedor

DATOS DE CABECERA

Los datos de cabecera de un documento contiene información válida para todo el documento. En un documento FI los datos de cabecera mas importantes son los siguientes:

• La Clase de Documento: controla la cabecera de documento y se utiliza para diferenciar las operaciones contables que se registran, por ejemplo, facturas de acreedores, pagos de deudores, etc.
• Fecha Documento: se utiliza para reflejar en el sistema la fecha del documento físico que se está registrando.
• Fecha Contabilización: es la fecha contable y se utiliza para determinar en que periodo del ejercicio fiscal se registrará el asiento.
• Sociedad: Identifica la Sociedad FI en la cual se registra el asiento contable.
• Moneda: se refiere a la moneda del documento. Puede ser la moneda local de la sociedad o una moneda extranjera.
• Tipo de cambio: se utiliza para los casos en que se registre una operación en moneda extranjera y desee utilizar un tipo de cambio específico.
• Referencia: es una campo de entrada libre que habitualmente en documentos que representan facturas se almacena el número de documento legal.

En el caso de documentos del Módulo MM se mencionan algunos de los datos más relevantes:

• Clase de documento: corresponde a un dato tomado de la parametrización de SAP y que determina muchas de las características del documento.
• Grupo de compras: se asocia con el comprador o grupo de ellos que son responsables del proceso comercial de adquisición.
• Fecha del documento: corresponde a la fecha real del documento, por ejemplo, el asociado con una Factura o una Recepción de mercadería.
• Fecha de Contabilización: fecha en la cual los documentos contables generados por la actividad logística son imputados en la Contabilidad de la Empresa.
• Fecha de creación: se trata de una fecha de registro automático y es tomada al momento de guardar el documento en SAP.
• Condición de pago: hace referencia al plazo en que la Factura será abonada al proveedor, siendo un dato tomado de una tabla del sistema y cuyo contenido se origina en la configuración del mismo.

CLASE DE DOCUMENTO

Es un dato de cabecera de los documentos contables y se identifica con una clave de dos caracteres.

Por ejemplo:

• KR Factura de Acreedor,
• KG Nota de Crédito Acreedor,
• SA Documentos .

La clase de documento se utiliza también para clasificar los documentos contables por su naturaleza. Además es el dato que determina el rango de numeración de los documentos.

MONEDA

Las operaciones pueden contabilizarse en todas las monedas definidas en la base de datos de empresa.

Las monedas que tiene SAP pre-parametrizadas son las estandarizadas por el código ISO 4217 que tiene el objetivo de definir códigos de tres letras para todas las divisas del mundo.

Puede definir una nueva moneda en SAP en la siguiente ruta del customizing:

• SPRO
  • SAP NetWeaver
    • Parametrizaciones generales
      • Monedas
        • Verificar códigos de moneda

Claves de Contabilización

Clave de dos caracteres que determina si una imputación corresponde al Debe o al Haber y si la cuenta a imputar corresponde a cuentas de mayor (S), acreedor (K), deudor (D), activos fijos (A) o materiales (M).

Las claves de contabilización mas comunes son las siguientes:

• 01 - Deudor al Debe
• 11 - Deudor al Haber
• 21 - Acreedor al Debe
• 31 - Acreedor al Haber
• 40 - Cuentas de Mayor al Debe
• 50 - Cuentas de Mayor al Haber

Las operaciones en cuenta de mayor especial (CME) utilizan claves de contabilización especificas:

• 09 - Deudor con CME al Debe
• 19 - Deudor con CME al Haber
• 29 - Acreedor con CME al Debe
• 39 - Acreedor con CME al Haber