✒️SAP FI El libro caja
SAP FI El libro caja
LIBRO CAJA
El libro de caja es una herramienta para gestión de caja (El objetivo de la Gestión de Caja es proporcionar un resumen del estado de la liquidez de la empresa) y movimiento de fondos. Se utiliza para la contabilización de entradas y salidas de dinero y cheques.
Con esta herramienta se puede:
- Ø Crear un libro de caja independiente para cada moneda.
- Ø Contabilizar en las cuentas de deudor, acreedor y mayor.
- Ø Ejecutar varios libros de caja en una misma sociedad.
- Ø Cada libro se identifica con una clave libre.
El libro de caja es una de las operaciones contables ENJOY que se pueden procesar desde una sola pantalla. En esta pantalla se pueden ingresar, visualizar y modificar las operaciones del libro de caja.
TRANSACCION FBCJ
SAP Easy Access => Finanzas => Gestión Financiera => Bancos => Entradas => libro de caja
Estructura de la pantalla del Libro de Caja
Al ingresar a la transacción se puede seleccionar el libro de caja sobre el cual operar.
- Ø Selección de Datos: en éste área se selecciona el intervalo de tiempo o fecha que corresponde al libro caja.
- Ø Visualización de Saldos: cada movimiento que se ingrese en el libro caja reflejará el saldo de manera sumará en éste área de la transacción informando cual es el saldo inicial, el total de ingresos, el total de gastos y el saldo final del libro caja. Puede seleccionarse un día o un intervalo de días. Dependiendo de esa selección se visualizarán los saldos a la derecha de la pantalla. (saldo inicial, totales de ingreso en efectivo, total de ingreso de cheques y total de gastos en efectivo. La sumatoria de todo esto la visualizaremos también) constantemente vamos a ver el estado de la caja
- Ø Solapa para ingreso de los movimientos: existen tres solapas en las cuales se deberán ingresar las operaciones dependiendo de la categoría de la operación (gastos efectivo, ingresos efectivo e Ingreso Cheques) todos los movimientos que se ingresen van a tener como cuenta el de libro caja (que debemos configurar) y la otra cuenta puede estar propuesta o colocarla al momento de hacer la operación.
AUDIO TIP: Debemos diferenciar en la solapa Gastos las contabilizaciones de acreedores y gastos, en ambas la operación implica una salida de dinero solo que en gastos realizaremos un asiento que es la cuenta de gastos contra la cuenta de caja, en cambio en acreedores estamos haciendo un asiento que posee un acreedor en el debe y una cuenta caja en el haber esto significa que le estamos pagando una deuda al acreedor por lo tanto en otra operación y fuera del proceso del libro de caja debe registrarse la factura del acreedor con el gasto correspondiente, luego de registrar la factura habrá que compensar las partidas es decir la factura y el pago realizado por el libro caja.
Dentro del libro de caja se pueden tratar diferentes operaciones que se hayan configurado utilizando las categorías de operaciones contables. A continuación, mencionaremos las categorías de operaciones contables estándares y sus contabilizaciones:
Gastos E > Gastos /Caja
Ingresos R > Caja/Ingresos
Transferencia de fondos:
- Ø De libro de caja a banco B > Banco / Caja
- Ø De banco a libro de caja C >Caja/banco
Deudores D
- Ø Entrada de pagos de deudor>Caja /Deudor
- Ø Pago efectuado a deudor > Deudor /Caja
Acreedores K
- Ø Emisión de pago a acreedor > Acreedor / Caja
- Ø Pago recibido de acreedor >Caja /Acreedor
Otras características del Libro de Caja
- Ø Las entradas del libro de caja se pueden grabar de manera local en el libro caja.
- Ø Las operaciones pueden grabarse, copiarse o borrarse. Las entradas del libro caja grabadas se contabilizan en el libro mayor en un momento posterior, por ejemplo, al final del dia.
- Ø Es posible imprimir las entradas del libro de caja que se han grabado (recibos) además de las que se han contabilizado en el intervalo de tiempo. Los formularios de impresión se seleccionan en el Customizing.
- Ø Se pueden visualizar los documentos subsiguientes que se han contabilizado como resultado de entradas del libro de caja. También, se puede copiar y borrar entradas del libro de caja grabadas y no contabilizadas, y visualizar las entradas del libro de caja borradas.
- Ø También se pueden introducir cheques en el libro de caja.
- Ø En SAP se puede introducir un documento de libro de caja con una partición de documento. En otras palabras, un documento de libro de caja puede contener varias cuentas con diferentes indicadores de impuestos y/o imputaciones relativos a la contabilidad de costos. Por lo tanto, si se reenvía un documento de libro de caja a la Gestión Financiera, sólo se creará un documento contable con toda la apertura que haya tenido en el libro de caja.
En el libro de caja se puede crear una operación contable enlazada a una cuenta CpD (cuenta pro diversos). Si se utiliza una cuenta CpD, se accede automáticamente al cuadro de diálogo que permite introducir datos CpD.
En la unidad 2 de datos maestros aprendimos que los grupos de cuenta pueden definirse como CPD, esto significa que son deudores /acreedores eventuales o de única vez. Por lo tanto, al momento de recibir una imputación se deberán ingresar los datos reales del deudor /acreedor.
Para poder utilizar un deudor / acreedor CPD debemos primero crear el dato maestro seleccionando un grupo de cuenta CPD. El dato maestro debe contener datos mínimos. La única característica particular que debemos tener en cuenta al momento de crear el dato maestro es que en la solapa Control se puede elegir un Grupo de Cuenta que contendrá el status campo que estará presente al momento de ingresar los datos del deudor/acreedor en las operaciones contables.
Cada vez que utilicemos un deudor/acreedor CPD, en cualquier transacción (F-02,FB60, Libro Caja, etc.) se abrirá una pantalla adicional que nos solicitará que ingresemos los datos correspondientes al deudor/acreedor.
INFO: Los deudores acreedores CPD se utilizan principalmente para las registraciones de operaciones esporádicas como las cajas chicas o ventas por menor donde no se requiere llevar un estado de cuenta en particular.
Para configurar un nuevo libro de caja para una sociedad, debemos definir los siguientes puntos:
Crear una cuenta de mayor
Se debe crear una cuenta de mayor especialmente para el libro caja. La cuenta debe tener como particularidad el check de que solo contabiliza automáticamente. De esta manera, el libro solo podrá recibir imputaciones por las operaciones realizadas únicamente en la transacción de libro caja.
TRANSACCION FS00
IMG => Gestión Financiera Nuevo => Contabilidad Bancaria => Operaciones Contables => libro caja =>crear cuenta mayor para libro caja.
La cuenta la podemos crear desde este punto del customizing o accediendo desde el menú de SAP Easy Access.
Determinar Importe Limite
Se debe determinar cuál será el importe limite que administrará el libro caja. Cualquier operación superior a este importe no podrá ingresarse.
TRANSACCION SPRO
IMG => Gestion financiera nuevo => Contabilidad bancaria => Operaciones contables => libro caja => importe limite
AUDIO TIP: Los importes máximos que se establecen en este customizing son por sociedad no por libro, sin embargo, en muchas empresas los importes máximos se administran por cada caja chica es decir a cada caja se le asigna un importe de dinero a gastar y por sistema no debería poder ingresarse importes superiores al dinero asignado, para poder llevar adelante este control por caja se debe realizar una validación como la que hemos visto en la unidad 3.
DEFINIR CLASES DE DOCUMENTO PARA LIBRO CAJA
Se deben crear las clases de documento que se utilizarán en el libro caja. Pueden utilizarse clases de documento ya existentes o crearse clases de documento especialmente para el Libro Caja. Se puede crear más de una clase de documento para utilizar en los distintos tipos de operaciones que se registren.
TRANSACCION OBA7
IMG => Gestión Financiera Nuevo => Contabilidad Bancaria => Operaciones contables => librocaja => Definir clases documento para documentos libro de caja
Este punto del customizing nos lleva a la misma transacción desde donde se crean las clases de documento. Desde aquí solo se crea la clase de documento, en un paso posterior se asigna a las operaciones del libro caja.
DEFINIR RANGO DE NUMEROS PARA LAS OPERACIONES DEL LIBRO CAJA
Como vimos cómo funciona el libro caja, las operaciones se graban en el libro pero no necesariamente se contabilizan. Todas las operaciones que se graban en el libro se registran con un número distinto del número de documento con el cual llegan a la contabilidad principal. En este punto del customizing definimos el rango de números que llevarán los movimientos generados dentro del Libro Caja.
TRANSACCION FBCJC1
IMG => Gestion Financiera Nuevo => Contabilidad bancaria => Operaciones contables=> Libro Caja => Definir intervalo rango números p.documento libro caja
CREAR LIBRO CAJA
Una vez que hayamos cumplido con los pasos anteriores tendremos todos los elementos que necesitamos para crear un nuevo libro caja.
TRANSACCION FBCJC0
IMG => Gestion Financiera Nuevo => Contabilidad bancaria => Operaciones contables=> Libro Caja => Instalar libro caja
En esta transacción deberemos completar los siguientes parámetros:
- Ø -Sociedad: sociedad para la cual se va a crear el libro caja.
- Ø -Número de Libro: es la clave alfanumérica que identifica el libro caja.
- Ø -Cuenta de Mayor: es la cuenta de mayor que representa al libro caja.
- Ø -Moneda: es la moneda en la cual se adminstrará el libro caja
- Ø -Nombre del libro: texto que identifique al libro caja
- Ø -Libro Caja Cerrado: este campo se marca cuando un libro deja de utilizarse. A partir de este tilde el libro se bloquea.
- Ø -Clases de documentos: se deben definir las clases de documento para las siguientes operaciones:
>Contabilizaciones de cuenta de mayor
>Salida de pagos para acreedores
>Entrada de pagos de los acreedores
>Salida de pagos para deudores
>Entrada de pagos para deudores
DEFINIR LAS OPERACIONES DEL LIBRO CAJA
Las operaciones se pueden crear desde este punto del customizing o incluso se pueden crear desde el Libro Caja accediendo al menú => Detalles => Modificar Operaciones Contables.
TRANSACCIONES FBCJC2
IMG =>Gestión Financiera Nuevo => Contabilidad Bancaria => Operaciones Contables => Libro Caja => Crear, modificar, borrar operaciones contables.
Para crear una operación contable, hay que ingresar los siguientes parámetros:
- Ø -La sociedad en la que se utilizará la operación contable.
- Ø -Número de operación Contable. A este número de operación se le asignará una clase de operación.
- Ø Puede haber mas de un numero de operacion con la misma clase de operacion.
- Ø -La clase de operación contable ya están definidas y solo hay que seleccionar la que corresponda:
>C Pago de cuenta bancaria (extracciones)
>B Pago a cuenta bancaria (Depósitos)
>R Ingresos
>E Gastos
>D Contabilizaciones deudor
>K Contabilizaciones acreedor
- Ø -Clasificación de la operación comercial, cada una de las operaciones debe llevar una clasificación, esta clasificación determinará en que solapa del libro caja se debe ingresar la operación.
>1 Gastos Efectivo
>2 Ingresos Efectivo
>3 Ingresos cheques
>4 Ingresos en efectivo/cheques
- Ø -Cuenta de mayor: se puede especificar cual será la cuenta de mayor en la que se contabilizará la operación. Para las categorías de operaciones contables, E, R, C y B, se puede fijar un indicador para permitir que la cuenta de mayor para la operación contable se pueda modificar al registrar el documento. En este caso, la cuenta de mayor sólo es una valor de propuesta.
Una vez que hayamos realizado todos estos pasos estaremos en condiciones de utilizar el libro caja.
Sobre el autor
Publicación académica de Cesar Aicardo Tapias Gomez, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.
SAP Master
Cesar Aicardo Tapias Gomez
Profesión: Ingeniero Informatico - Colombia - Legajo: VV46B
✒️Autor de: 115 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
Disponibilidad Laboral: FullTime
Presentación:
Ingeniero informático con 20 años de experiencia de los cuales 9 años de estos como analista de pruebas en ambientes qa de los modulos fi, hcm y crm.
Certificación Académica de Cesar Tapias
