✒️SAP FI El libro caja
SAP FI El libro caja
El libro de caja es una herramienta para gestión de caja y movimiento de fondos. Se utiliza para la contabilización de entradas y salidas de dinero y cheques.
Con esta herramienta se puede:
El libro de caja es una de las operaciones contables ENJOY que se pueden procesar en una sola pantalla. En esta pantalla se pueden ingresar, visualizar y modificar las operaciones del libro de caja.
Transaccion FBCJ: SAP Easy Access>Finanzas>Gestión Financiera>Bancos>Entradas>Libro de caja
*Estructura de la pantalla del Libro de Caja
Al ingresar a la transacción se puede seleccionar el libro de caja sobre el cual operar.
Selección de Datos: en éste área se selecciona el periodo de tiempo o fecha que corresponde al libro caja. Puede seleccionarse un día o un intervalo de días.
Visualización de Saldos: cada movimiento que se ingrese en el libro caja reflejará el saldo de manera sumarizada en ésta área de la transacción informando cual es el saldo inicial, el total de ingresos, el total de gastos y el saldo final del libro caja.
Solapa para ingreso de los movimientos: existen tres solapas en las cuales se deberán ingresar las operaciones dependiendo de la categoría de la operación.
Nota: Debemos diferenciar en la solapa Gastos las contabilizaciones de acreedores y gastos, en ambas la operación implica una salida de dinero solo que en gastos realizaremos un asiento que es la cuenta de gastos contra la cuenta de caja, en cambio en acreedores estamos haciendo un asiento que posee un acreedor en el debe y una cuenta caja en el haber esto significa que le estamos pagando una deuda al acreedor por lo tanto en otra operación y fuera del proceso del libro de caja debe registrarse la factura del acreedor con el gasto correspondiente, luego de registrar la factura habrá que compensar las partidas es decir la factura y el pago realizado por el libro caja.
Dentro del libro de caja se pueden tratar diferentes operaciones que se hayan configurado utilizando las categorías de operaciones contables. A continuación mencionaremos las categorías de operaciones contables estándares y sus contabilizaciones:
*Otras características:
Las entradas del libro de caja se pueden grabar de manera local en el libro caja.
Las operaciones pueden grabarse, copiarse o borrarse. Las entradas del libro caja grabadas se contabilizan en el libro mayor en un momento posterior, por ejemplo, al final del día.
Es posible imprimir las entradas del libro de caja que se han grabado (recibos) además de las que se han contabilizado en el intervalo de tiempo. Los formularios de impresión se seleccionan en el Customizing.
Se pueden visualizar los documentos subsiguientes que se han contabilizado como resultado de entradas del libro de caja. También, se puede copiar y borrar entradas del libro de caja grabadas y no contabilizadas, y visualizar las entradas del libro de caja borradas.
También se pueden introducir cheques en el libro de caja.
En SAP se puede introducir un documento de libro de caja con una partición de documento. En otras palabras, un documento de libro de caja puede contener varias cuentas con diferentes indicadores de impuestos y/o imputaciones relativos a la contabilidad de costos. Por lo tanto, si se reenvia un documento de libro de caja a la Gestión Financiera, sólo se creará un documento contable.
En el libro de caja se puede crear una operación contable enlazada a una cuenta CpD. Si se utiliza una cuenta CpD, se accede automáticamente al cuadro de diálogo que permite introducir datos CpD.
En la unidad dos de datos maestros aprendimos que los grupos de cuenta pueden definirse como CPD, esto significa que son deudores /acreedores eventuales o de única vez. Por lo tanto al momento de recibir una imputación se deberán ingresar los datos reales del deudor /acreedor.
Para poder utilizar un deudor / acreedor CPD debemos primero crear el dato maestro seleccionando un grupo de cuenta CPD. El dato maestro debe contener datos mínimos. La única característica particular que debemos tener en cuenta al momento de crear el dato maestro es que en la solapa Control se puede elegir un Grupo de Cuenta que contendrá el status campo que estará presente al momento de ingresar los datos del deudor/acreedor en las operaciones contables.
Cada vez que utilicemos un deudor/acreedor CPD, en cualquier transaccion (F-02, FB60, Libro Caja, etc.) se abrirá una pantalla adicional que nos solicitará que ingresemos los datos correspondientes al deudor/acreedor.
Los deudores acreedores CPD se utilizan principalmente para las registraciones de operaciones esporádicas como las cajas chicas o ventas por menor donde no se requiere llevar un estado de cuenta en particular.
Para configurar un nuevo libro de caja para una sociedad, debemos definir los siguientes puntos:
Crear una cuenta de mayor
Se debe crear una cuenta de mayor especialmente para el libro caja. La cuenta debe tener como particularidad el tilde de que solo contabiliza automáticamente. De esta manera, el libro solo podrá recibir imputaciones por las operaciones realizadas únicamente en la transacción de libro caja.
Transacción FS00
IMG - Gestión Financiera (Nuevo) - Contabilidad Bancaria - Operaciones Contables - Libro caja - Crear cuenta mayor para libro caja.
La cuenta la podemos crear desde este punto del customizing o accediendo desde el menú de SAP Easy Access.
*Determinar Importe Limite
Se debe determinar cual será el importe limite que administrará el libro caja. Cualquier operación superior a este importe no podrá ingresarse.
*IMG>Gestion financiera Nuevo>Contabiliddad bancaria>Operacioens contables> Libro caja> Importe limite.
*Definir Clases De Documento Para Libro Caja
Se deben crear las clases de documento que se utilizarán en el libro caja. Pueden utilizarse clases de documento ya existentes o crearse clases de documento especialmente para el Libro Caja. Se puede crear más de una clase de documento para utilizar en los distintos tipos de operaciones que se registren.
Transacción OBA7:IMG>Gestión Financiera Nuevo>Contabilidad Bancaria>Operaciones contables>Libro caja>Definir clases documento para documentos libro de caja
Este punto del customizing nos lleva a la misma transacción desde donde se crean las clases de documento. Desde aquí solo se crea la clase de documento, en un paso posterior se asigna a las operaciones del libro caja.
*Definir Rango de numeros para las Operaciones del Libro Caja
Como vimos como funciona el libro caja, las operaciones se graban en el libro pero no necesariamente se contabilizan. Todas las operaciones que se graban en el libro se registran con un número distinto del número de documento con el cual llegan a la contabilidad principal. En este punto del customizing definimos el rango de números que llevarán los movimientos generados dentro del Libro Caja.
Transacción FBCJC1: IMG>Gestion Financiera Nuevo>Contabilidad bancaria>Operaciones contables>Libro Caja>Definir intervalo rango números por documento libro caja.
Crear Libro Caja
Una vez que hayamos cumplido con los pasos anteriores tendremos todos los elementos que necesitamos para crear un nuevo libro caja.
Transacción FBCJC0: IMG>Gestion Financiera Nuevo>Contabilidad Bancaria>Operaciones Contables>Libro Caja>Instalar libro caja
En esta transacción deberemos completar los siguientes parámetros:
Sobre el autor
Publicación académica de Ana Maria Garzón Villamil, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.
SAP Master
Ana Maria Garzón Villamil
Profesión: Auxiliar Contable - Colombia - Legajo: WZ56P
✒️Autor de: 119 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
Certificación Académica de Ana Garzón
Disponibilidad Laboral: FullTime
