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✒️SAP FI El libro caja

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Unidad 5 - Lección 1. Libro Caja

1) Libro Caja

El libro de caja es una herramienta para la gestión de caja y movimientos de fondos. Se utiliza para la contabilización de entradas y salidas de dinero y cheques.

Con esta herramienta se puede:

  • Crear un libro de caja independiente para cada moneda.
  • Contabilizar en las cuentas de deudor, acreedor y mayor.
  • Ejecutrar varios libros de caja en una misma sociedad.
  • Cada libro se identifica con una clave libre.

Por ejemplo:

Sociedad XXX:

  • Libro de caja en EUR 0001
  • Libro de caja en USD 0002
  • Libro de caja en GBP 0003

2) Operaciones

El libro de caja es una de las operaciones contables de transacciones ENJOY que se pueden proocesar en una sola pantalla. En esta pantalla se pueden ingresar, visualizar y modificar las operaciones del libro de caja.

Transacción FBCJ Menú: SAP Easy Access - Finanzas - Gestión Financiera - Bancos - Entradas - Libro de caja.

Estructura de la pantalla del Libro Caja.

Al ingresar a la transacción se puede seleccionar el libro de caja sobre el cual operar.

  • Selección de Datos: en ésta área se selecciona el periodo de tiempo o fecha que corresponde al libro caja. Puede seleccionarse un día o un intervalo de días.
  • Visualización de Saldos: Cada movimiento que se ingrese en el libro caja reflejará el saldo de manera sumarizada en éste área de la transacción informando cual es el saldo inicial, el total de ingresos, el total de gastos y el saldo final del libro caja.
  • Solapa para ingreso de los movimientos: existen tres solapas en las cuales se deberán ingresar las operaciones dependiendo de la categoría de la operación.

Imagen 2.2

Debemos diferenciar en la solapa Gastos, las contabilizaciones de Acreedores y Gastos. En ambas, la operación implica la salida de dinero, solo que en Gastos, realizaremos un asiento que es la cuenta de gastos contra la cuenta de caja, en cambio en Acreedores, estamos haciendo un asiento que posee un acreedor en el debe, y la cuenta Caja en el haber, esto significa que le estamos pagando una deuda a un acreedor, por lo tanto, en otra operación, y fuera del Libro de Caja, debe registrarse la factura del acreedor, con el gasto correspondiente. Luego de registrar la factura, habrá que compensar ambas partidas, es decir, la factura, y el pago realizado por el Libro Caja.

Dentro de Libro de Caja se pueden tratar diferentes operaciones que se hayan configurado utilizando las categorías de operaciones contables. A continuación mencionaremos las categorías de operaciones contables estándares y sus contabilizaciones:

Imagen 2.3

Gastos (E) -> Gastos/Caja

Ingresos (R) -> Caja/Ingresos

Transferencia de fondos:

De libro de caja a Banco (B) -> Banco/Caja

De banco a Libro de Caja (C) -> Caja/Banco

Deudores (D):

Entrada de pagos de deudor -> Caja /Deudor

Pago efectuado a deudor -> Deudor / Caja

Acreedores (K)

Emisión de pago a acreedor -> Acreedor /Caja

Pago recibido de acreedor -> Caja / Acreedor.

Otras características:

  • Las entradas del libro de caja se pueden grabar de manera local en el libro caja.
  • Las operaciones pueden grabarse, copiarse o borrarse. Las entradas del libro caja grabadas se contabilizan en el libro mayor en un momento posterior, por ejemplo, al final del día.
  • Es posible imprimir las entradas del libro de caja que se han grabado (recibos) además de las que se han contabilizado en el intervalo de tiempo. Los formularios de impresión se seleccionan en el Customizing.
  • Se pueden visualizar los documentos subsiguientes que se han contabilizado como resultado de entradas del libro de caja. También, se puede copiar y borrar entradas del libro de caja grabadas y no contabilizadas, y visualizar las entradas del libro de caja borradas.
  • También se pueden introducir cheques en el libro de caja.
  • En SAP se puede introducir un documento de libro de caja con una partición de documento. En otras palabras, un documento de libro de caja puede contener varias cuentas con diferentes indicadores de impuestos y/o imputaciones relativos a la contabilidad de costos. Por lo tanto, si se reenvía un documento de libro de caja a la Gestion Financiera, sólo se creará un documento contable.

Imagen 2.4

En el libro de caja se puede crear una operación contable enlazada a una cuenta CpD (Cuenta Pro Diversos: cuentas que corresponden a interlocutores eventuales o por única vez). Si se utiliza una cuenta CpD, se accede automáticamente al cuadro de diálogo que permite introducir datos CpD.

3) Contabilizaciones con Deudores /Acreedores CPD.

Los grupos de cuenta pueden definirse como CPD, esto significa que son deudores/ acreedores eventuales o de única vez. Por lo tanto, al momento de recibir una imputación se deberán ingresar los datos reales del deudor/Acreedor.

Para poder utilizar un deudor/Acreedor CPD debemos primero crear el dato maestro seleccionando un grupo de cuenta CPD. El dato maestro debe contener datos mínimos. La única característica particular que debemos tener en cuenta al momento de crear el dato maestro es que en la solapa Control se puede elegir un Grupo de Cuenta que contendrá el status campo que estará presente al momento de ingresar los datos del deudor/acreedor en las operaciones contables.

Cada vez que utilicemos un deudor/acreedor CPD, en cualquier transacción (F-02, FB60, Libro Caja, etc.) se abrirá una pantalla adicional que nos solicitará que ingresemos los datos corresppondientes al deudor/acreedor.

Los deudores/acreedores CPD se utilizan principalmente para las registraciones de operaciones esporádicas como las cajas chicas o ventas por menor donde no se requiere llevar un estado de cuenta en particular.

4) Configuración.

Para configurar un nuevo libro de caja para una sociedad, debemos definir los siguientes puntos:

  • Crear una cuenta de mayor: Se debe crear una cuenta de mayor especialmente para el libro caja. La cuenta debe tener como particularidad el tilde de que solo contabiliza automáticamente. De esta manera, el libro solo podrá recibir imputaciones por las operaciones realizadas únicamente en la transacción de libro caja.

Transacción FS00 Menu: IMG - Gestión Financiera (Nuevo) - Contabilidad bancaria - Operaciones contables - Libro Caja - Crear cuenta mayor para libro caja.

La cuenta la podemos crear desde este punto del customizing o accediendo desde el menú de SAP Easy Access.

  • Determinar importe límite: Se debe determinar cual será el importe límite que administrará el libro caja. Cuaalquier operación superior a este importe no podrá ingresarse.

Transacción SPRO - Menú: IMG - Gestión Financiera (Nuevo) - Contabilidad bancaria - Operaciones contable - Libro Caja - Importe Límite.

Los importes máximos que se establecen en este Customizing, son por Sociedad, no por Libro. Sin embargo, en muchas empresas, los importes máximos, se administran por cada Caja Chica, es decir, a cada Caja se les otorga un importe de dinero a gastar, y por sistema no debería poder ingresarse, importes superiores al dinero asignado. Para poder llevar adelante este control por caja, se debe realizar una validación las que hemos visto en la Unidad 3.

  • Definir clases de documento para Libro Caja. Se deben crear las clases de documento que se utilizarán en el libro caja. Pueden utilizarse clases de documento ya existentes o crearse clases de documento especialmente para el Libro Caja. Se puede crear más de una clase de documento para utilizar en los distintos tipos de operaciones que se registren.

Transacción OBA7. Menú. IMG - Gestión Financiera (Nuevo) - Contabilidad bancaria - Operaciones contables - Libro Caja - Definir clases documento para documentos libro de Caja.

Este punto del customizing nos lleva a la misma transacción desde donde se crean las clases de documento. Desde aquí solo se crea la clase de documento, en un paso posterior se asigna a las operaciones del libro Caja.

Definir rango de números para las operaciones del Libro Caja

Como vimos como funciona el libro caja, las operaciones se graban en el libro pero no necesariamente se contabilizan. Todas las operaciones que se graban en el libro se registran con un número distinto del número de documento con el cual llegan a la contabilidad principal. En este punto del customizing definimos el rango de números que llevarán los movimientos generados dentro del Libro Caja.

Transacción FBCJC1 - Menú: IMG - Gestión Financiera (Nuevo) - Contabilidad bancaria - Operaciones contables - Libro Caja - Definir intervalo rango números p. documento libro caja.

Crear Libro Caja:

Una vez que hayamos cumplido con los pasos anteriores tendremos todos los elementos que necesitamos para crear un nuevo libro caja.

Transacción FBCJC0 - Menú: IMG - Gestión Financiera (Nuevo) - Contabilidad bancaria - Operaciones contables - Libro Caja - Instalar libro caja.

En esta transacción deberemos completar los siguientes parámetros:

  • Sociedad: sociedad para la cual se va a crear el libro caja.
  • Número de Libro: es la clave alfanumérica que identifica el libro caja.
  • Cuenta de Mayor: es la cuenta de mayor que representa al libro caja.
  • Moneda: es la moneda en la cual se administrará el libro caja.
  • Nombre del libro: texto que identifique al libro caja.
  • Libro Caja Cerrado: este campo se marca cuando un libro dejaa utilizarse. A partir de este tilde el libro se bloquea.
  • Clases de documentos: se deben definir las clases de documentos para las siguientes operaciones:

- Contabilizaciones de cuenta de mayor

- Salida de pagos de acreedores.

- Entrada de pagos de los acreedores

- Salida de pagos para deudores

- Entrada de pagos de los deudores

Definir las operaciones del Libro Caja

Las operaciones se pueden crear desde este punto del customizing o incluso se pueden crear desde el Libro Caja accediendo al Menú: Detalles - Modificar Operaciones Contables.

Transacción FBCJC2 - Menú - IMG - Gestión Financiera (Nuevo) - Contabilidad bancaria - Operaciones contables - Libro Caja - Crear, modificar, borrar operaciones contables.

Para crear una oeración contable, hay que ingresar los siguientes parámetros:

  • La sociedad en la que se utilizará la operación contable.
  • Número de Operación Contable: A este número de operación se le asignará una clase de operación. Puede haber más de un número de operación con la misma clase de operación.
  • La clase de operación contable ya están definidas y solo hay que seleccionar la que corresponda:

- C Pago de cuenta bancaria (Extracciones)

- B Pago a cuenta bancaria (Depósitos)

- R Ingresos.

- E Gastos

- D Contabilizaciones deudor

- K Contabilizaciones acreedor

  • Clasificación de la operación comercial, cada una de las operaciones debe llevar una clasificación, esta clasificación determinará en que solapa del Libro Caja se debe ingresar la operación:

- 1 Gastos efectivo.

- 2 Ingresos efectivo.

- 3 Ingresos Cheque.

- 4 Ingresos en efectivo / cheques.

  • Cuenta de Mayor: se puede especifciar cual será la cuenta de mayor en la que se contabilizará la operación. Para las categorías contables E, R, C y B, se puede fijar un indicador para permitir que la cuenta de mayor para la operación contable se pueda modificar al registrar el documento. En este caso, la cuenta de mayor sólo es un valor de propuesta.

No se puede ingresar cuentas de mayor para las operaciones contables D y K.

  • Especificar indicadores de impuestos para las operaciones contables E (Gastos) y R (Ingresos). No es un dato obligatorio. Si no se ha definido ningún indicador de impuestos, se deberá especificar uno (si la cuenta lo requiere) al crear el documento.
  • Texto que identifica la operación
  • Se puede fijar un indicador que impide realziar más contabilizaciones para la operación.

Una vez que hayamos realizado todos estos pasos estaremos en condiciones de utilizar el libro caja.


Respuesta Instructor:

Hola Araceli,

Te detallo las respuestas a tus consultas:

1) La clasificación de la operación comercial define en que solapa del Libro Caja se habilitará la operación. Por lo tanto si eliges 2 la operación solo estará disponible en la solapa Ingreso Efectivo, si elijes la 3 se habilitará en la solapa Ingresos Cheques, en cambio si eliges la 4, esa operación estará disponible en las dos solapas.

2) Aquí te pego una imagen, en realidad no es un indicador, es un tilde. El tema es así, si completas la columna cuenta de mayor, luego puedes poner el tilde en el campo Cuenta Modificable, entonces el sistema propondrá esa cuenta, si no lo pones, el usuario no podrá cambiar la cuenta y la operación seleccionada siempre imputará a la misma cuenta.

3) En este punto me parece que te haz confundido entre Indicador de interés e indicador de impuestos. El indicador de interés es el que se asigna en el dato maestro como tu dices. En ese caso lo que puedes hacer es poner un indicador de impuestos, por ejemplo para una cuenta de gastos especifica, le pones C1 para que siempre calcule el IVA de ese gasto.

4) Se refiere a que se puede bloquear la operación contable para que no se utilice mas. En la imagen podrás ver el tilde de bloqueo.

Saludos

Nancy



Consulta Alumno:

Licenciada, buenas noches, disculpe, para esta lección tengo 4 dudas

1.-En la clasificación de la operación comercial, qué diferencia existe entre usar la clasificación 2,3 o bien usar la 4?, cuál es la afectación?

2.- la parte que nos dice : Cuenta de mayor: Se puede especificar cuál será la cuenta de mayor en la que se contabilizará la operación. Para las categorías de operaciones contables E,R,C y B, se puede fijar un indicador para permitir que la cuenta de mayor para la operación contable se pueda modificar al registrar el documento. En este caso, la cuenta de mayor sólo es un valor de propuesta

En esta parte ese indicador donde se declara y como se liga con esa cuenta de mayor?

3.- En la parte que dice: Especificar indicadores de impuestos para las operaciones contables E(gastos) y R (Ingresos).

Esto es con lo que vimos la unidad 4; primero declarando la clase del cálculo de interés, luego el indicador de cálculo de interés y luego especificarlo en el dato maestro de la cuenta?

4.- La parte que dice: Se puede fijar un indicador que impide realizar más contabilizaciones para la operación.

¿Esto también como sería?

Le agradezco de antemano.


Respuesta Instructor:

Hola Neidy,

Te comento sobre las dudas que mencionas

Reenviar un documento de la caja a la gestión financiera significa contabilizarlo. Todas operaciones que se generen en el libro caja primero se graban de manera local y luego se contabilizan. Esto te permite registrar o eliminar múltiples operaciones sin necesidad de generar un asiento contable. Recién luego de que utilices la función de contabilizar se realizarán los asientos en la Contabilidad.

Documentos Subsiguientes se refiere a los documentos que se han contabilizado. Si la operación del Libro Caja aun no se ha contabilizado no existen documentos subsiguientes, luego de que se contabiliza puedes visualizar el asiento contable. Es como si ingresaras por la transacción FB03.

Saludos
Nancy



Consulta Alumno:

Hola Nacy,

Dice que se puede reenviar un documento de libro de caja a la gestion financiera, no entiendo como funciona, cual es la funcion o utilidad de esto? por otro lado habla de documentos subsiguientes? a que se refiere? como funciona?



 

 

 

Agradecimiento:

Ha agradecido este aporte: Gabriel Casas


Sobre el autor

Publicación académica de María Cristina Pronotti, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.

SAP Expert


María Cristina Pronotti

Profesión: Ingeniera en Computación - Argentina - Legajo: AO24J

✒️Autor de: 157 Publicaciones Académicas

🎓Egresado de los módulos:

Disponibilidad Laboral: FullTime

Presentación:

Ing. en computación con amplia experiencia en desarrollo de sw para empresas de seguros grales. dominio de los aspectos de análisis y desarrollo de sw. coordinación y liderazgo de equipos de trabajo.

Certificación Académica de María Pronotti

✒️+Comunidad Académica CVOSOFT

Continúe aprendiendo sobre el tema "El libro caja" de la mano de nuestros alumnos.

SAP Expert


UNIDAD 5 LECCION 1 FBCJ----- LIBRO CAJA Creacion cuenta mayor----F500 SPRO----LIBRO CAJA---IMPORTE LIMITE OBA7----Definir clases doc p/doc libro de caja FBCJCO---instalar libro caja FBCJC2--- crear, modificar, borra operaciones contables

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libro de caja Herramienta gestión de caja se utiliza para contabilización de entradas y salidas de dinero y chequs FBCJ otras características las operaciones se pueden grabar de manera local Se puede introducir cheques al libro de caja Los deudores CPD se utilizan principalmente para las registraciones de operaciones esporádicas como cajas chicas o cuentas por menor no se requiere llevar un estado de cuenta Crear cuenta de mayor para el libro de caja Solo se contabiliza automáticamente Determinar importes Limites SPRO.......... importe limite Maximo por sociedad Definir clase de documento Definir rangos FBCJC1 Crear libro de caja Definir operaciones en libro de caja

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1 LIBRO DE CAJA : es una herramienta para la gestión de caja y de movimiento de fondo. Se utiliza para la contabilización de entrada y salida de dinero y cheques. 2 OPERACIONES: Transacción FBCJ: el libro de cajaes una operación de transacción ENJOY que se pueden procesar e una sola pantalla donde se puede INGRESAR, VISUALIZAR y MODIFICAR las operaciones del libro de caja. 3 CONTABILIZACIONES CON DEUDORES / ACREEDORES CPD: en DATOS MAESTROS se pueden definirse como CPD (son DEUDORES/ACREEDORES eventuales o de única vez). 4 CONFIGURACIÓN: para configurar un nuevo libro de caja para una sociedad, debemos definir los siguientes puntos: *CREAR UNA CUENTA DE MAYOR. se debe crear una cuenta de mayor...

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Creado y Compartido por: Alan Chavez Torres / Disponibilidad Laboral: FullTime + Carta Presentación

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LIBRO CAJA El Libro Caja es una herramienta para la gestión de caja y movimiento de fondos. Se utiliza para la contabilización de entradas y salidas de dinero y cheques. Operaciones: El Libro Caja es una de las operaciones contables de transacciones ENJOY que se pueden procesar en una solo pantalla, en la cual se ingresan y modifican operaciones del libro de caja. Para acceder ingresamos a la transacción FBCJ. CONFIGURACIÓN: 1) Se debe crear una cuenta de mayor especialmente para el libra caja. La cuenta debe tener como particularidad el tilde de que solo se contabiliza automáticamente, así solo se le imputarán los documentos realizados desde la FBCJ. Para ello vamos a la FS00. 2) Determinar...

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Creado y Compartido por: Mauro Scaiano / Disponibilidad Laboral: FullTime

 


 

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