✒️La metodología ASAP
La metodología ASAP
Unidad 1: Lección 3. Metodología ASAP
1) La metodología de Implementación ASAP fue diseñada por SAP para ayudar a sus Clientes y Partners (consultoras) a realizar una implementación rápida y de bajo costo.
La metodología ASAP permite:
- Minimizar el tiempo requerido entre la instalación y el arranque productivo.
- Maximizar la utilización de los recursos de los clientes y de los partners.
- Incorporar un esquema de entrenamiento orientado a los procesos.
- Obtener resultados en un "modelo de procedimientos" que puede ser usado en otras implementaciones en el cliente.
- Involucrar y lograr una pronta aceptación del sistema por parte de la comunidad de usuarios.
La metodología ASAP contempla las siguientes fases y entregables:
- Preparación del Proyecto.
- Diseño del proyecto (equipo de trabajo, tareas, recursos, tiempo, metodología).
- Planos del Negocio.
- Definición de Estructuras Organizativas.
- Definición de Procesos Funcionales.
- Definición de Datos Maestros.
- Documento Plano de Negocios (business blueprint)
- Realización.
- Parametrización del Sistema.
- Sistema configurado y probado.
- Preparación Final
- Usuarios entrenados y sistema productivo preparado.
- Arranque Productivo y Soporte.
- Ingreso en Productivo.
- Temas pendientes cerrados.
FASE I: Preparación del Proyecto.
Durante esta fase, el equipo del proyecto se entrenará en los fundamentos de SAP ERP y en el mapa de procedimientos de ASAP, se contemplará el plan del proyecto de alto nivel y se revisará el esquema del HW necesario. El proyecto se iniciará oficialmente con una reunión de lanzamiento. Esta reunión no es exclusiva del equipo del proyecto y los consultores del implementador, sino que también participarán otros miembros claves de la empresa. Este arranque preparará un escenario propicio para el proyecto destacando la importancia de éste con los objetivos de la compañía.
FASE II: Planos del Negocio (Business Blueprint)
El propósito de esta fase es entender las metas del cliente y determinar los procesos de negocio necesarios para cumplir las mismas. En una reunión de Revisión Ejecutiva, se discutirán las metas del grupo, la estructura organizacional y los procesos de negocio de alto nivel.
Otros requerimientos más detallados serán discutidos durante reuniones de trabajo de revisión de cada uno de los procesos de negocio. Las reuniones de Revisión Ejecutiva y de los procesos de negocio seráan conducidas por los consultores del implementador.
Para verificar que se entendieron apropiadamente los requerimientos del grupo y que se incluyó a todos los involucrados en el proyecto, se preparará un "Plano" del estado futuro y será presentado a sus ejecutivos para la aprobación del mismo. Este Plano consistirá en un diagrama de la estructura de la empresa, además del primer borrador de la definición de los procesos de negocio que se utilizará en su compañía, los dos se presentarán en forma escrita y de diagrama. Con la elaboración de los Planos se finalizará el alcance detallado del proyecto.
Los Blueprint son conocidos como los BBP, forman una base muy importante del proyecto. Como consultores, debemos dedicarle el tiempo necesario para relevar exhaustivamente todos los procesos de la compañía, realizar minutas de reunión después de cada relevamiento para ir marcando los principales lineamientos y los acuerdos con los usuarios. Las minutas de reunión se pueden utilizar como el punto de partida y armar los Blueprint.
Habitualmente se realiza un Blueprint por cada submódulo de FI, ya que en cada uno de ellos participan diferentes usuarios y también, dependiendo de la embargadura del proyecto, hay más de un consultor FI.
FASE II: Realización
Durante esta fase, el equipo de proyecto de la empresa y los consultores se separarán para terminar las actividades asignadas. El equipo del proyecto asistirá al entrenamiento de SAP. El entrenamiento se organizará alrededor de procesos de negocios. El entrenamiento, también, proporcionará un entendimiento de las herramientas y ayudas de referencia del sistema, de igual manera, se realizará la integración de sus componentes.
Mientras que el equipo del proyecto está en entrenamiento, los consultores configurarán los procesos de negocio definidos en los "planos aprobados". El sistema configurado reflejará la organización del cliente y los datos maestros y deberá soportar un flujo totalmente integrado de los procesos del sistema. Una revisión de los procesos de negocio de la empresa con el equipo del proyecto y con otros usuarios clave de cada uno de los procesos de negocio permitirá la retroalimentación y confirmación de los "planos aprobados".
La configuración de cada proceso de negocio será dividida en interacciones o ciclos de flujos de procesos de negocios relacionados. Los flujos de procesos de negocios son configurados conjuntamente con el desarrollo de reportes, procedimientos de usuarios, escenarios de prueba y perfiles de seguridad. Los ciclos no sólo proporcionan indicadores para el equipo del proyecto, sino que también proveen puntos claves para probar y simular partes específicas del proceso global de negocios. Este enfoque proporciona retroalimentación inmediata, así como el involucramiento a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
Durante los ciclos, el equipo del proyecto del cliente estará trabajando estrechamente con los consultores del implementador para definir los escenarios específicos de negocios y las condiciones de excepción. Este enfoque cuenta con la máxima transferencia de conocimientos permitiendo al equipo de trabajo repetir la configuración de los procesos de negocio mientras pone a punto el sistema para tomar en cuenta procesos comunes de negocios.
Como una actividad paralela, son desarrollados y probados los programas de interface y conversión, así como los reportes especiales.
FASE IV: Preparación Final
El propósito básico de la fase de Preparación Final es terminar las pruebas finales del sistema, entrenar a los usuarios finales y llevar los datos y el sistema a un ambiente productivo. Las pruebas finales al sistema consisten en probar los procedimientos y programas de conversión y reportes especiales para fines legales y fiscales, probar los programas de interface a los sistemas actuales, llevar a cabo las pruebas de volumen y estrés, así como las pruebas de aceptación del usuario final.
Para entrenar a los usuarios finales, el equipo de proyecto entrenará usuarios claves utilizando un método de "entrenar al entrenador". Este método ayudará a ganar la aceptación de los usuarios finales, así como a la construcción de una base de conocimiento para soporte propio de los reportes en línea y futuras mejoras al sistema
Otro propósito de esta fase es crear una estrategia para la Puesta en Marcha. Este plan especificamente identifica la estrategia de conversión de datos, procedimientos iniciales de auditoría y una estructura de soporte al equipo del proyecto.
El último paso en esta fase es aprobar el sistema y asegurar que el cliente esté listo para la puesta en marcha del Sistema SAP ERP.
Las pruebas integrales son muy importante, para que la salida en productivo sea exitosa. Los usuarios claves, deben estar comprometidos con el proyecto, probar diversos escenarios de negocios con distintas variables de acuerdo a la realidad de sus procesos. Cuanto más exhaustivas sean las pruebas mas se puede ajustar la configuración y a su vez, esto genera un mayor conocimiento y aprendizaje de los usuarios del sistema. Los usuarios claves deben tener un buen conocimiento del sistema porque son quienes darán el primer soporte a los usuarios finales.
FASE V: Arranque Productivo y Soporte.
Inmediatamente después de la puesta en marcha, el sistema deberá ser revisado y afinado para asegurar que el entorno del negocio está completamente soportado. Este proceso involucra no solamente verificar la precición de las transacciones del negocio, sino también, entrevistar informalmente a los usuarios para verificar que sus necesidades hayan sido satisfechas.
El último paso en el proceso involucra la medición de los beneficios que brinda el nuevo sistema al negocio.
Es muy importante conocer las fases de un proyecto de implementación, igualmente, en cada proyecto hay un gerente de proyecto de parte del implementador, que guía y coordina los trabajos de los consultores y un gerente de proyecto de parte del cliente que supervisa el proyecto y coordina las tareas con los usuarios claves y otras áreas de la empresa.
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Consultas:
Depedendiendo de la envergadura de la empresa y del proyecto, se pueden tener más o menos procesos de negocio.
Generalmente se hace una primera división por los módulos de SAP (FI, MM, SD) y luego los submodulos de FI, como por ejemplo GL, AP, AR, TX, AA, etc.
Luego dentro de cada submodulo se hace una nueva división:
* Datos maestros
* Operaciones diarias o periódicas
* Operaciones de cierre
Si algunos de éstos procesos son muy particulares o específicos se puede hacer un documento especifico solo para ese proceso, y si además se relaciona con otros módulos de SAP, se debe armar un proceso con el ciclo completo.
Por ejemplo, si estas en un cliente retail que tiene un gran volumen de operaciones y complejidad con tarjetas de crédito, entonces se prepara un escenario solo con este tema que incluya el detalle de las operaciones, cuando se registra, cómo se registra y las interacciones que esto pueda tener con tesorería y bancos, cobranzas, conciliaciones contables, etc.
Respecto a las fases, son distintas etapas de un proyecto de implementación. Te resumo cada fase:
Preparación de proyecto: aquí trabajan más que nada las gerencias del cliente y la consultora acordando todos los puntos del proyecto, con la planificación, los entregables, fechas, conformación del equipo de personas (usuarios clave del cliente y consultores que realizarán la implementación). Esta fase termina con la reunión de lanzamiento del proyecto, donde se explica todo lo acordado, plazos y objetivos a todos los interesados.
Planos de negocio: durante esta etapa se realizan reuniones entre los consultores y los usuarios claves donde éstos últimos explicarán los procesos de negocio de la empresa, las distintas operaciones y junto con los consultores van modelando el diseño que se llevará a cabo en el sistema. El documento entregable de esta etapa es el diseño de lo que se va a realizar, lo que no esta en el documento queda fuera de alcance.
Realización: una vez aprobados los documentos del punto anterior, los consultores comienzan a parametrizar el sistema, a realizar las especificaciones funcionales para que los programadores realicen los desarrollos y se comienzan con pruebas unitarias (pruebas realizadas por el consultor). Mientras tanto, los usuarios claves deben recibir capacitación sobre el uso del sistema que les permita luego poder realizar las pruebas integrales junto con los consultores.
Preaparación final: esta etapa incluye la prueba integral de todo lo realizado en el sistema, el usuario final lo deberá probar y los consultores deberán ajustar lo que sea necesario. Luego de las pruebas, los usuarios claves deben entrenar a los usuarios finales y los consultores debe realizar las tareas necesarias previas a la salida en productivo.
Arranque productivo y soporte: llegada la fecha de salida, se realizan las cargas iniciales al sistema (datos maestros, saldos, etc) se comienza a operar con SAP brindando soporte a los usuarios por el tiempo que se haya acordado.
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Cuando se hace una implementación de SAP, llegada la fecha de salida en productivo hay que hacer cargas iniciales para comenzar a operar.
Las cargas iniciales más comunes en FI son las siguientes:
* Datos maestros de cuentas contables
* Datos maestros de clientes, proveedores y bancos
* Carga inicial de saldos contables
* Carga inicial de partidas abiertas de proveedores y clientes
* Carga inicial de activos fijos
Para realizar todas estas cargas que son necesarias para la operación inicial, generalmente se desarrolla un programa que lee archivos Excel, o archivos TXT con la información necesaria para cargar en SAP.
Se pueden hacer programas zeta con código abap para leer los datos y convertirlos a datos SAP o también hay una transacción muy utilizada que es LSMW que permite que un consultor funcional realice este trabajo.
En la LSMW se puede utilizar un programa estándar de carga o se puede hacer una grabación que simula el movimiento manual en el sistema. Luego se arman las estructuras de los archivos y se mapean con los campos de la grabación o el programa. Con estos datos el sistema lee los archivos y los convierte.
Al final del curso se entregan materiales adicionales y allí encontrarás una guía para utilizar la transacción LSMW.
 
 
 
Sobre el autor
Publicación académica de María Cristina Pronotti, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.
María Cristina Pronotti
Profesión: Ingeniera en Computación - Argentina - Legajo: AO24J
✒️Autor de: 157 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
- Carrera Consultor en SAP FI Nivel Avanzado
- Carrera Consultor en SAP FI Nivel Inicial
- Curso Introducción a SAP
Disponibilidad Laboral: FullTime
Presentación:
Ing. en computación con amplia experiencia en desarrollo de sw para empresas de seguros grales. dominio de los aspectos de análisis y desarrollo de sw. coordinación y liderazgo de equipos de trabajo.
Certificación Académica de María Pronotti