✒️La metodología ASAP

ASAP (ACCELERATED SAP).

Es la metodología acelerada de implementación SAP. Su objetivo es ayudar a diseñar una estrategia de implementación rápida y de la forma más eficiente posible: optimizar los tiempos, mejorar la conformación de los equipos de trabajos, incrementar la calidad utilizando una herramienta ágil y probada de implementaciones SAP.

ASAP, es una herramienta metodológica compuesta por cinco fases orientadas a través de un”Mapa de Rutas” o “Road Map” sirviendo de guía para la implementación del producto.

El Mapa de Rutas esta conformado por cinco consecutivas fases:

Fase 1 Preparación del Proyecto
Fase 2 Bosquejo (idea) – Blueprint
Fase 3 Realización
Fase 4 Preparación Final
Fase 5 Salida en Vivo y Soporte

FASE 1 – Preparación del Proyecto

– Levantamiento de información
– Documentar necesidades
– Definición de componentes estratégicos

Esta fase se inicia con el levantamiento de información de las unidades del negocio de la organización, en otras palabras, se iniciará determinando los procesos actuales versus las necesidades de cara a las nuevas aplicaciones SAP. Adicionalmente, se considerarán los siguientes componentes estratégicos:

Obtener el apoyo ejecutivo de alto nivel para el proyecto, involucrar a los dueños del negocio:

Uno de los puntos más importantes en la primera fase del proyecto será un acuerdo por escrito entre ambas partes (Equipo del proyecto y el cliente) y una abierta cooperación del personal ejecutivo que tengan bajo su responsabilidad la toma de decisiones de la organización. El respaldo y soporte de los grupos antes mencionados será crucial para el éxito de la implementación SAP.

Identificar claramente los objetivos de proyecto:

Deberán ser muy precisas las definiciones de los objetivos y las expectativas del proyecto. Una noción vaga y no clara de lo que deberíamos obtener con SAP dañará irremediablemente el proceso de implementación. Adicionalmente deberemos identificar con suma claridad los objetivos del proyecto considerando razonablemente la capacidad estratégica de la organización para la acometida de un proyecto con estas características. En definitiva, será esencial la definición de ideas claras, objetivos preciso y un plan maestro viable antes avanzar al la siguiente fase.

Un eficiente proceso para toma de decisiones

Un obstáculo muy común durante el proceso de implementación es una pobre definición por parte de la organización para la toma de decisiones. Antes de arrancar un proyecto, a partir del día 1, será fundamental identificar quienes serán las personas responsables para la toma ejecutiva de decisiones, se deberán tomar importantes decisiones durante el ciclo de vida del proyecto en diferentes áreas que impactaran efectivamente la actividad, y son estos lideres, los ejecutivitos de la organización, que tendrán esa responsabilidad. Buenas decisiones y rápidas garantizarán en gran medida la salida en vivo éxitos del proyecto.

Crear un ambiente idóneo, aceptable para los cambios y de reingeniería de procesos

El equipo de trabajo deberá estar de acuerdo y en la disposición de aceptar, a través del nuevo software SAP, la nueva tecnología de aplicaciones que se implementará. A partir de ese momento las cosas serán diferentes, el negocio va a cambiar y la nueva tecnología de información propiciara de cara al negocio esos cambios. Con la implementación SAP se podrá esencialmente rediseñar los procesos actuales hacia un modelo más eficiente basado las mejores prácticas predeterminadas y expuestas por SAP.

FASE 2 – Business Blueprints

– Definición Blueprint
– QADB (Questions, Anwers Data base)
– Issue Database

SAP ha definido la fase 2 con la creación del blueprint, su propósito de ayudar a extraer información pertinente de la empresa necesaria para el proceso de implementación de las aplicaciones. Estos Blueprints fueron diseñados a través de estos cuestionarios para probar a través de la información suministrada como el negocio funciona. Adicionalmente el ejercicio mencionado servirá como la documentación de implementación del proyecto.

Cada documento generado por el blueprint esencialmente subrayará outlines los futuros procesos y requerimientos del negocio para su implementación. Las preguntas del cuestionario están diseñadas de acuerdo al tipo de funcionalidad del negocio. Tal como se muestra en el siguiente ejemplo:

1 – ¿Que tipo de información es capturada en una Orden de Compra?
2 – ¿Que información es requerida para completar una Orden de Compras?

El QADB (Questions and Answers Data Base), base de datos de preguntas y respuestas SAP: Es una simple herramienta diseñada para facilitar la creación y el mantenimiento del Business Blueprint. Esta base de datos almacena las preguntas y respuestas y server as the hear de su blue print.

Al cliente se le proveerá un input template para colectar la data en cada una de las aplicaciones a implementar. El formato de las preguntas y respuestas son Standard a través de las diferentes aplicaciones para facilitar de forma sencilla y más fácil su uso para el equipo de trabajo.

Otra herramienta utilizada para esta fase del Blueprint es el “Issues Databases” (asuntos o temas relacionados con la base de datos). Esta base de datos almacena cualquier punto a considerar y puntos pendientes relacionados con la implementación. Almacenar esta información de manera centralizada ayudará a obtener y manejar asuntos o puntos para su resolución, así, temas importantes que deberán ser abordados con prontitud y no caigan fall thruough the craks. Luego se podrá dar un seguimiento por puntos o asuntos almacenados en la base de datos y asignarlos a los miembros del equipo para su resolución, simultáneamente se actualizara la base de datos a medida que se tomen las acciones pertinentes.

FASE 3 – Realización

– Configuración Base Line
– Entonación, Configuración
– Pruebas Integradas
– IMG (Implementación Guide)
– Transferencia de Conocimiento
–

Una vez completa la fase 2, funcionales expertos estarán listos para iniciar el proceso de configuración SAP. La Fase de Realización esta dividida en dos (2) partes:

1 – Baseline Configuration – El equipo de consultores SAP ayudará a la configuración del baseline del sistema.

2 – Configuración Tuning – El equipo de implementación entonará el sistema de acuerdo con los objetivos y necesidades trazadas en los procesos requeridos por el negocio.

La configuración inicial completada durante la configuración del base line es el resultado de la información proporcionada en el documento del BluePrint. El resto de la confirmación, un 20% aproximado, el cual no fue abordado en este ejerció será abordados y completados en el proceso de entonación final del sistema (Configuration Tuning). Por lo general durante el proceso de entonación se aborda estas excepciones que no fueron cubiertas en la configuración del base line. Este 20% representará el trabajo finalmente necesario para cubrir las necesidades planificadas en el plan.

Configuración Pruebas (Configuration Testing)

Con la ayuda del equipo de consultores SAP segregaremos los procesos del negocio en Ciclos integrados con el flujo de los procesos del negocio. Los Ciclos servirán como unidades independientes que permitirán probar partes específicas de los procesos del negocio. También se podrá trabajar a través de la herramienta: Configuración SAP Guía de Implementación (IMG). Esta herramienta ayudará a implementar el SAP con un formato paso a paso.

Transferencia de Conocimiento (Knowledge Transfer)

En este punto se inicia el cierre de las fases de configuración, por esta razón es necesario para el equipo del proyecto estar en capacidad de ser auto suficiente a nivel de conocimientos con referencia a la configuración de los sistemas SAP. La transferencia de conocimientos a el equipo de configuración necesita ser completada en este punto del proceso de la metodología ASAP, adicionalmente, el usuario final deberá estar debidamente adiestrado y listo para el uso eficiente del día a día de los procesos del negocio en SAP. El equipo deberá estar listo y capacitado para acometer actividades tales como: mantenimiento de los procesos del negocio en SAP después de la salida a producción de las aplicaciones.

FASE 4 – Preparación Final

– Pruebas funcionales
– Migración de datos
– Pruebas de Estrés
– Continuar Entonaciones
– Mantenimientos preventivos
– Continuar Adiestramiento funcional
– Continuar Adiestramientos técnicos
– Elaboración del plan estratégico Salida a Producción

Cuando la fase 3 (Realización) se integra con la fase 4 es fundamental tener en cuenta los planes para la salida en vivo, no solo los entrenamientos al equipo de trabajo y la capacitación al conglomerado de usuarios finales, también son fundamentales las pruebas funcionales y las pruebas de estrés, éstas se deberán preparar e iniciar en esta fase. Así mismo continuaremos con los últimos ajustes al entonamiento del sistema antes de la salida a producción, esto garantizara que todos los detalles relacionados con los nuevos procesos que implementaremos estén en su lugar, y sobre todo la culminación de la migración de los datos del sistema viejo al nuevo sistema SAP.

Las pruebas integradas del sistema o pruebas funcionales en esta fase son conducidas para asegurar la confiabilidad y exactitud de los datos y la estabilidad del sistema SAP en un ambiente productivo. La metodología ASAP sugiere iniciar pruebas individuales del sistema durante la fase 2 del proceso. Es en esta fase cuando se inicia las pruebas integradas antes de la salida en producción con los sistemas. Ahora es el momento de efectuar un mantenimiento preventivo de puntos de chequeos garantizando con esto el futuro comportamiento óptimo del sistema SAP en un ambiente productivo. Finalmente, con la conclusión de la FASE 4, la metodología sugiere la preparación de las estrategias para la salida en vivo del sistema SAP, muy importante, preparar a los usuarios finales para este evento y estar en la capacidad de responderles todas las preguntas y dudas que puedan tener antes de iniciarse activamente con las aplicaciones SAP.

FASE 5 – Salida en Vivo y Soporte

– Prever posibles escenarios
– Coordinación adecuada del evento
– Preparación del soporte pos salida en vivo
– Documentación de procesos
– Procedimientos

La Salida en Vivo, de acuerdo a la metodología, es el paso más sencillo de lograr; una adecuada coordinación del evento y una preparación efectiva será la clave para que la Salida en Vivo se logre sin desviaciones que podamos lamentar.

Preveer posibles escenarios relacionados a nivel de los procesos individuales del negocio y/o posibles escenarios a nivel la funcionalidad tecnológica que soporten los procesos serán esenciales. Adicionalmente, para esta fase final, se deberán tomar muy en cuenta aspectos tales como: Mantenimiento de los sistemas después y durante su implementación, documentación de los procesos y los procedimientos operativos del nuevo sistema SAP implementado.

NOTA: El proposito de Business Blueprint en un proyecto es:

• Entender las metas del cliente
• Determinar los procesos de negocio necesarios para cumplir las metas del cliente