✒️La metodología ASAP
La metodología ASAP
blueprint - bbp - base importante del proyecto. relevar exhaustivamente. Principales lineamientos y acuerdo con usuarios. BBP por cada sub-modulo de FI.
Pruebas integrales - usuarios clave, probar diferentes escenarios del negocio. buen conocimiento del sistema.
¿Qué diferencias existen entre un batch-input, un LSMW y un job?
Una LSMW es una herramienta de carga masiva de datos. Para utilizarla tenemos diferentes métodos para registrar los datos en SAP. Puede ser un programa estándar, un batch input o un idoc.
Un batch input es la grabación de una transacción y que luego el sistema lo repite n veces.
Un programa y un idoc tienen estructuras ya definidas por SAP y hay que mapearle los datos que vamos a levantar, pero no hace falta que grabemos nada, ya que SAP tiene la lógica para registrarlos.
El batch input no solo se usa en la LSMW, también lo usan los programas estándares o programas zetas para registraciones masivas. Por ejemplo, la valoración de moneda extranjera es un programa estándar que contabiliza los ajustes por medio de un batch input.
Un job es programar que un programa se ejecute, puede ser cualquier programa, estándar o zeta. Por ejemplo, programas que todos los días primero de cada mes se ejecute el programa de calculo de intereses, o programas diariamente para que se ejecute un programa de pagos automáticos. Cuando se arma un job, se especifica qué programa y qué variante se van a ejecutar y también la periodicidad y frecuencia con la que se ejecutará.
¿Qué necesitamos saber a parte del proceso de negocio que quiere establecer el cliente en SAP?, es decir, ¿cómo se hace o cuales son las pautas por ejemplo en FI (número de clientes, sociedades que tiene la empresa, etc.)? -
Cuando voy a hacer un relevamiento, si es una implementación de cero, lo divido en submodulos, a cada submodulo lo divido en 3 partes Estructura Organizativa, Datos maestros, operaciones.
- Estructura organizativa solo sirve para GL y AF. Incluye cantidad de sociedad, monedas, ejercicios, ledgers, etc. y en AF plan de valoración y áreas.
- Datos maestros, es plan de cuentas, grupos de cuentas, numeración.
- Operaciones o procesos, acá dejo que los usuarios me cuenten todos los procesos que tienen.
Respecto a los BBPs, ¿equivaldrían a los diseños funcionales? Todavía no he empezado a hacer diseños funcionales,
El BBP es para el usuario, es un documento que se trabaja en conjunto donde se definen cual es la necesidad del negocio y cuales son las soluciones o circuitos que se implementarán.
Una especificación funcional es algo más técnico, la escribe un consultor funcional para un programador, donde explica cual es el objetivo del desarrollo, y la lógica que se debe seguir para llegar la resultado prometido.
Cuando se hace una implementación de SAP, llegada la fecha de salida en productivo hay que hacer cargas iniciales para comenzar a operar.
Las cargas iniciales más comunes en FI son las siguientes:
* Datos maestros de cuentas contables
* Datos maestros de clientes, proveedores y bancos
* Carga inicial de saldos contables
* Carga inicial de partidas abiertas de proveedores y clientes
* Carga inicial de activos fijos
Para realizar todas estas cargas que son necesarias para la operación inicial, generalmente se desarrolla un programa que lee archivos Excel, o archivos TXT con la información necesaria para cargar en SAP.
Se pueden hacer programas zeta con código abap para leer los datos y convertirlos a datos SAP o también hay una transacción muy utilizada que es LSMW que permite que un consultor funcional realice este trabajo.
En la LSMW se puede utilizar un programa estándar de carga o se puede hacer una grabación que simula el movimiento manual en el sistema. Luego se arman las estructuras de los archivos y se mapean con los campos de la grabación o el programa. Con estos datos el sistema lee los archivos y los convierte.
Depedendiendo de la envergadura de la empresa y del proyecto, se pueden tener más o menos procesos de negocio.
Generalmente se hace una primera división por los módulos de SAP (FI, MM, SD) y luego los submodulos de FI, como por ejemplo GL, AP, AR, TX, AA, etc.
Luego dentro de cada submodulo se hace una nueva división:
* Datos maestros
* Operaciones diarias o periódicas
* Operaciones de cierre
Si algunos de éstos procesos son muy particulares o específicos se puede hacer un documento especifico solo para ese proceso, y si además se relaciona con otros módulos de SAP, se debe armar un proceso con el ciclo completo.
Por ejemplo, si estas en un cliente retail que tiene un gran volumen de operaciones y complejidad con tarjetas de crédito, entonces se prepara un escenario solo con este tema que incluya el detalle de las operaciones, cuando se registra, cómo se registra y las interacciones que esto pueda tener con tesorería y bancos, cobranzas, conciliaciones contables, etc.
Respecto a las fases, son distintas etapas de un proyecto de implementación. Te resumo cada fase:
Preparación de proyecto: aquí trabajan más que nada las gerencias del cliente y la consultora acordando todos los puntos del proyecto, con la planificación, los entregables, fechas, conformación del equipo de personas (usuarios clave del cliente y consultores que realizarán la implementación). Esta fase termina con la reunión de lanzamiento del proyecto, donde se explica todo lo acordado, plazos y objetivos a todos los interesados.
Planos de negocio: durante esta etapa se realizan reuniones entre los consultores y los usuarios claves donde éstos últimos explicarán los procesos de negocio de la empresa, las distintas operaciones y junto con los consultores van modelando el diseño que se llevará a cabo en el sistema. El documento entregable de esta etapa es el diseño de lo que se va a realizar, lo que no esta en el documento queda fuera de alcance.
Realización: una vez aprobados los documentos del punto anterior, los consultores comienzan a parametrizar el sistema, a realizar las especificaciones funcionales para que los programadores realicen los desarrollos y se comienzan con pruebas unitarias (pruebas realizadas por el consultor). Mientras tanto, los usuarios claves deben recibir capacitación sobre el uso del sistema que les permita luego poder realizar las pruebas integrales junto con los consultores.
Preaparación final: esta etapa incluye la prueba integral de todo lo realizado en el sistema, el usuario final lo deberá probar y los consultores deberán ajustar lo que sea necesario. Luego de las pruebas, los usuarios claves deben entrenar a los usuarios finales y los consultores debe realizar las tareas necesarias previas a la salida en productivo.
Arranque productivo y soporte: llegada la fecha de salida, se realizan las cargas iniciales al sistema (datos maestros, saldos, etc) se comienza a operar con SAP brindando soporte a los usuarios por el tiempo que se haya acordado.
 
 
 
Sobre el autor
Publicación académica de Juan Jose Jaramillo De La Torre, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.
Juan Jose Jaramillo De La Torre
Profesión: Ingeniero de Sistemas - Colombia - Legajo: PA44Q
✒️Autor de: 49 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
- Máster Accounting en SAP S/4HANA FINANCE
- Carrera Consultor en SAP FI Nivel Avanzado
- Carrera Consultor en SAP FI Nivel Inicial
Disponibilidad Laboral: PartTime
Certificación Académica de Juan Jaramillo