✒️SAP FI Pagos de Anticipos y Utilización CME

01 _ Unidad 4 _ Notas L06

Pagos de Anticipos y Utilización CME

Claves de contabilización especial en CME:

Audio Tips:

Las claves de contabilización que se utilizan con indicadores CME son siempre las mismas sin diferenciarse si generan de manera automática o se ingresan manualmente. Por ejemplo para un acreedor utilizamos 31 o 21 para los ingresos manuales en él debe o en el haber, si hacemos un pago el sistema determina automáticamente la clave de contabilización 25, si hacemos una compensación el sistema utiliza las claves 27 y 37. Es decir que la clave de contabilización nos indica el tipo de operación que se realizó. En cambio en las operaciones CME siempre son 29 o 39 para el caso de los acreedores sin importar si es una contabilización manual que ingresamos nosotros o una contabilización automática que realiza el sistema.

Acabamos de ver la solicitud estándar de una solicitud de anticipo, se realiza la solicitud y luego se paga mediante la transacción f-53 como si fuera una factura más, sin embargo esta solicitud de anticipo también puede cancelarse desde la transacción f-48 que vimos en el punto anterior si nos fijamos bien en la parte superior de esta transacción hay un botón que permite buscar las solicitudes de anticipo para generar los anticipos el botón se llama solicitudes, al presionar este botón se despliega una lista de las solicitudes de anticipos pendientes con sus correspondientes importes.

CME

Sigla que identifica a las Cuentas de Mayor Especial.

El CME es utilizado para contabilizar en un deudor o acreedor, imputando en una cuenta diferente de la que tiene asociada en su dato maestro. La forma de utilizar una cuenta de mayor especial es por medio del campo IndicadorCME.

Un claro ejemplo de la utilización de los CME son los anticipos, ya que una empresa que entrega un anticipo a un acreedor debe registrarlo en una cuenta de activo, como Anticipos de acreedores y no en la cuenta asociada del acreedor como una disminución del pasivo. Entonces, con solo completar el campo Indicador CME, el sistema registra la operación en SAP bajo la cuenta de anticipos.

SAP FI Pagos de Anticipos y Utilización CME

La cuenta de mayor especial, conocida como indicador CME, es utilizada para contabilizar en un deudor o acreedor, imputando en una cuenta diferente de la que tiene asociada en el dato maestro.

Un claro ejemplo son los anticipos, ya que una empresa que entrega un anticipo a un acreedor debe registrarlo en una cuenta de activo, como Anticipos de acreedores y no en la cuenta asociada del acreedor como una disminución del pasivo. Entonces, con solo completar el campo Indicador CME, el sistema registra la operación en SAP bajo la cuenta de anticipos.

Para generar pagos con anticipos, se pueden utilizar diversas transacciones y circuitos:

• Con Solicitud de Anticipos: Las solicitudes de anticipos son apuntes estadísticos de cuenta de mayor especial pero de carácter informativo que sirven únicamente como recordatorio de los pagos a efectuar y no se visualizan ni se incorporan en el libro mayor, no obstante, se pueden visualizar en los estados de cuenta de los acreedores o deudores.

Las solicitudes de anticipos, no son asientos contables, sino que son líneas dentro de un documento SAP que no poseen contrapartidas. Luego de generar una solicitud de anticipo, se genera un pago para contabilizar el anticipo entregado o recibido.

• Emisión de anticipos: en este caso, directamente se crea el pago por anticipo sin necesidad de que haya una solicitud previa.

SAP FI CME Utilización en Diferentes ámbitos.

La cuenta de mayor especial, conocida como indicador CME, es utilizada para contabilizar en un deudor o acreedor, imputando en una cuenta diferente de la que tiene asociada en el dato maestro.

Hay diferentes tipos de CME

• Anticipos
• Efectos
• Otros

Existen tres métodos para contabilizar en cuentas de mayor especial en el sistema.

Las contrapartidas automáticas (estadísticas) son operaciones que siempre se contabilizan en la misma cuenta de contrapartida. Suelen estar incluidas en las explicaciones o notas del balance, por ejemplo, la contabilización de un aval.

Los apuntes estadísticos son operaciones en cuentas de mayor especial de carácter informativo que sirven únicamente como recordatorio para que el usuario de tesorería este informado de los pagos a efectuar por deuda no registrada, como por ejemplo, los anticipos financieros.

Contrapartidas personalizables este tipo de operaciones forman parte de los balances. Se trata de contabilizaciones con contrapartidas de libre definición, es decir, que el usuario elige la cuenta de contrapartida del CME, por ejemplo, la contabilización bancaria de un anticipo recibido, la contrapartida sería la cuenta de banco

SAP FI CME - Configuración

Para cada clase de CME existen diferentes accesos en el customizing. No obstante, la transacción FBKP permite configurar los indicadores de cuenta de mayor especial. Para crear un nuevo CME se debe definir lo siguiente: Clase de Cuenta: se deberá identificar si el indicador CME...

FBKP

Transacción que nos permite acceder a la configuración de los siguientes items:

• Cuenta de Mayor especial (CME)
• Variante de Status Campo
• Contabilizaciones automáticas (determinación de cuentas)
• Claves de Contabilización

CUENTA ASOCIADA

Es una característica de las cuentas de mayor que indica que la cuenta no recibirá contabilizaciones de manera directa sino que estará asociada a un dato maestro de acreedores, deudores o activos fijos.

La cuenta asociada es el nexo entre la contabilidad auxiliar y la contabilidad general.

También se conoce el término de Cuenta de Reconciliación.

Libros Auxiliares

Se refieren a la contabilidad auxiliar en la cual se registran las operaciones con deudores y acreedores.

El nexo entre la contabilidad principal y la contabilidad auxiliar es la cuenta de reconciliación o cuenta asociada.

Cada dato maestro de acreedores o deudores tiene asignada una cuenta asociada. Al realizar una registración contable en la contabilidad auxiliar, se imputa al deudor o acreedor, pero en la contabilidad principal se registra en la cuenta asociada.

Cuenta de Reconciliación

Es una característica de las cuentas de mayor, dicha característica, indica que la cuenta no será contabilizada de manera directa sino que estará asociada a un dato maestro como Proveedores, Clientes o Activos Fijos.

La cuenta asociada es el nexo entre la contabilidad auxiliar y la contabilidad general.

También se conoce el término como Cuenta Asociada.

Contabilidad Auxiliar

También denominado Libro Auxiliar. Se refiere a aquellos submodulos de Finanzas que no contabilizan de manera directa en cuentas de mayor sino a través de otro dato maestro como Clientes, Proveedores, Activos Fijos.

El nexo entre la contabilidad principal y la contabilidad auxiliar es la cuenta de reconciliación o cuenta asociada.

Cada dato maestro de acreedores o deudores tiene asignada una cuenta asociada. Al realizar una registración contable en la contabilidad auxiliar, se imputa al deudor o acreedor, pero en la contabilidad principal se registra en la cuenta asociada.

DATO MAESTRO

Son registros en SAP que se utilizan en las transacciones. Estos registros no se modifican constantemente y permiten al usuario trabajar de forma más ágil.

Comprende, por lo tanto, una estructura segmentada de datos de acuerdo a las estructuras organizativas creadas en SAP ECC.

Son referidos en los documentos mediante su código, lo que hará referencia a la información completa de los mismos.

Los datos maestros son la fuente de información central para una empresa.

Todos los componentes SAP acceden a estos datos.

Al integrar los datos maestros en objetos de base de datos centralizados puede evitar la redundancia de los datos.

Los componentes SAP utilizan datos de los registros de datos maestros individuales para la mayoría de las transacciones.

Podemos encontrar los siguientes tipos de datos maestros:

• Maestro de clientes
• Maestro de proveedores
• Maestros de materiales
• Maestros de personales
• Maestros de cuentas de mayor
• Maestros de centros de costes
• Etc.

SAP provee productos para gestión optimizada de los datos maestros como MDM (Master Data Management). Este producto se licencia de forma separada al ERP.

Deudores

Se refiere a los clientes con los que opera una sociedad.

Los clientes o deudores son un dato maestro de la contabilidad FI-AR por medio de los cuales se registran las operaciones de venta, cobranzas y compensaciones.

El nexo entre la contabilidad de deudores y la contabilidad principal es la cuenta asociada que se asigna en el dato maestro del deudor.

Los deudores también son utilizados en el módulo comercial de SD.

Deudor

Se refiere a los clientes con los que opera una sociedad.

Los clientes o deudores son un dato maestro de la contabilidad FI-AR por medio de los cuales se registran las operaciones de venta, cobranzas y compensaciones.

El nexo entre la contabilidad de deudores y la contabilidad principal es la cuenta asociada que se asigna en el dato maestro del deudor.

Los deudores también son utilizados en el módulo comercial de SD.

SAP CO Valores Estadísticos Totales

Los valores estadísticos definidos como Valores totales son válidos sólo en el período de contabilización en el que se han introducido.

Del mismo modo que es posible introducir valores estadísticos manualmente, también se pueden transferir automáticamente desde los sistemas de información de otros componentes de aplicación del Sistema SAP. Para ello, la actualización de valores estadísticos incluye una interfase que permite enlazar los valores estadísticos del Controlling con aquellos del Sistema de información para logística (SIL). También es posible transportar los ratios plan y real desde el SIL por separado.

KK01

Transacción KK01 - Crear Valores estadísticos

Transacción utilizada en SAP para crear valores estadísticos

En la Contabilidad de CO, en el módulo de CO-OM los valores estadísticos se crean para controlar cantidades en la contabilidad de gastos generales, como ser: cantidad de empleados, metros cuadrados, cantidad de minutos de llamadas, etc.

Puede acceder a la Transacción KK01 utilizando el menú:

• Menú SAP
  • Finanzas
    • Controlling
      • Contabilidad de Centros de Coste
        • Datos Maestros
          • Valores estadísticos
            • Tratamiento indivual
              • KK01 - Crear

F-47

Transacción F-47 - Apunte estadístico

Transacción utilizada en SAP que permite generar un apunte estadístico para registrar una solicitud de anticipos a acreedores.

Los apuntes estadísticos son operaciones de cuenta de mayor especial pero de carácter informativo que sirven únicamente como recordatorio para el usuario de los pagos a efectuar y que no se visualizan ni se incorporan en el libro mayor, no obstante, se pueden visualizar en los estados de cuenta de los acreedores.

Las solicitudes de anticipos, no son asientos contables, sino que son lineas dentro de un documento SAP que no poseen contrapartidas.

Puede acceder a la Transacción F-47 utilizando el menú:

• Menú SAP
  • Finanzas
    • Gestión financiera
      • Acreedores
        • Contabilización
          • Anticipo
            • F-47 - Solicitud

F-37

Transacción F-37 - Apunte estadístico

Transacción utilizada en SAP que permite generar un apunte estadístico para registrar una solicitud de anticipos de deudores.

Los apuntes estadísticos son operaciones de cuenta de mayor especial pero de carácter informativo que sirven únicamente como recordatorio para el usuario de los pagos a efectuar y que no se visualizan ni se incorporan en el libro mayor, no obstante, se pueden visualizar en los estados de cuenta de los deudores.

Las solicitudes de anticipos, no son asientos contables, sino que son lineas dentro de un documento SAP que no poseen contrapartidas.

Puede acceder a la Transacción F-37 utilizando el menú:

• Menú SAP
  • Finanzas
    • Gestión financiera
      • Deudores
        • Contabilización
          • Anticipo
            • F-37 - Solicitud

SAP FI Clases de Documentos y Claves de Contabilización

Los documentos en SAP se encuentran estructurados en Datos de Cabecera y Datos de Posición. Cada una de estas estructuras posee un dato de control fundamental. En los datos de cabecera es la clase de documento y en las posiciones el principal campo de control es la clave de contabilización.

Tanto las clases de documento como las claves de contabilización se definen a nivel mandante, esto quiere decir que no se asociada ni depende de ninguna sociedad en particular.

La clase de documento tiene como objetivo funcional permitir diferenciar las múltiples operaciones contables que se registran en una empresa.

Adicionalmente las clases de documento poseen las siguientes funciones de control:

• Controla qué tipo de cuentas se pueden imputar, es decir, si permite imputaciones en cuentas de mayor, de acreedores, deudores o activos fijos.
• Determinan el rango de numeración con el cual se generará cada documento en el sistema.

Las claves de contabilización son las que determinan si una imputación se realiza al debe o al haber. En SAP, la clave de contabilización es también la que determina qué tipo de imputación se está realizando, si es un deudor, acreedor, cuenta de mayor, activos fijos, materiales, etc.

Adicionalmente la clave de contabilización tienen las siguientes funciones

• Indicador Relevante para pagos: indica que una operación es relevante para pagos o diferencias en pagos.
• Indicador Cuenta de Mayor especial: con este tilde todas las contabilizaciones deberán llevar un indicador CME
• Controlar el status campo de la imputación.

Clave de Contabilización

Clave de dos caracteres que determina si una imputación corresponde al Debe o al Haber y si la cuenta a imputar corresponde a cuentas de mayor (S), acreedor (K), deudor (D), activos fijos (A) o materiales (M).

Las claves de contabilización mas comunes son las siguientes:

• 01 - Deudor al Debe
• 11 - Deudor al Haber
• 21 - Acreedor al Debe
• 31 - Acreedor al Haber
• 40 - Cuentas de Mayor al Debe
• 50 - Cuentas de Mayor al Haber

Las operaciones en cuenta de mayor especial (CME) utilizan claves de contabilización especificas:

• 09 - Deudor con CME al Debe
• 19 - Deudor con CME al Haber
• 29 - Acreedor con CME al Debe
• 39 - Acreedor con CME al Haber

Asignación

Es un campo que se encuentra en los datos de posición de los documentos contables.

Este campo es de libre utilización, no obstante, por medio de la Clave de Clasificación que se ingrese en los datos maestros, el campo Asignación se podría completar de manera automática con algún valor definido en la clave de clasificación.

Por ejemplo, si una cuenta de mayor tiene en el campo Clave de clasificación el valor 055 -Ejercicio Fiscal / Periodo, el campo asignación se completará de manera automática en cada contabilización, con la concatenación de estos dos campos.

DATOS DE CABECERA

Los datos de cabecera de un documento contiene información válida para todo el documento. En un documento FI los datos de cabecera mas importantes son los siguientes:

• La Clase de Documento: controla la cabecera de documento y se utiliza para diferenciar las operaciones contables que se registran, por ejemplo, facturas de acreedores, pagos de deudores, etc.
• Fecha Documento: se utiliza para reflejar en el sistema la fecha del documento físico que se está registrando.
• Fecha Contabilización: es la fecha contable y se utiliza para determinar en que periodo del ejercicio fiscal se registrará el asiento.
• Sociedad: Identifica la Sociedad FI en la cual se registra el asiento contable.
• Moneda: se refiere a la moneda del documento. Puede ser la moneda local de la sociedad o una moneda extranjera.
• Tipo de cambio: se utiliza para los casos en que se registre una operación en moneda extranjera y desee utilizar un tipo de cambio específico.
• Referencia: es una campo de entrada libre que habitualmente en documentos que representan facturas se almacena el número de documento legal.

En el caso de documentos del Módulo MM se mencionan algunos de los datos más relevantes:

• Clase de documento: corresponde a un dato tomado de la parametrización de SAP y que determina muchas de las características del documento.
• Grupo de compras: se asocia con el comprador o grupo de ellos que son responsables del proceso comercial de adquisición.
• Fecha del documento: corresponde a la fecha real del documento, por ejemplo, el asociado con una Factura o una Recepción de mercadería.
• Fecha de Contabilización: fecha en la cual los documentos contables generados por la actividad logística son imputados en la Contabilidad de la Empresa.
• Fecha de creación: se trata de una fecha de registro automático y es tomada al momento de guardar el documento en SAP.
• Condición de pago: hace referencia al plazo en que la Factura será abonada al proveedor, siendo un dato tomado de una tabla del sistema y cuyo contenido se origina en la configuración del mismo.

Write

La sentencia ABAP WRITE se utiliza para la salida de datos por pantalla.

Veamos un ejemplo sobre como imprimir en pantalla el contenido de una tabla interna sin cabecera:

LOOP AT <tabla_interna>.

write: / <tabla_interna>-campo1,

<tabla_interna>-campo2.

<tabla_interna>-campo3.

...

ENDLOOP.

Si la tabla tiene una cabecera entonces la impresión sería así:

LOOP AT <tabla_interna> INTO <cabecera>.

write: / <cabecera>-campo1,

<cabecera>-campo2.

<cabecera>-campo3.

...

ENDLOOP.

SAP SD Texto de Cabecera del Documento de Venta

Los textos de cabecera hacen referencia a todo el documento y pueden encontrarse en la cabecera de documento.

Un texto de cabecera importante es el texto de cabecera de formulario que se copia automáticamente desde el documento de referencia o el registro maestro de cliente en la versión estándar del Sistema SAP R/3. También puede introducirse manualmente en el documento comercial. Como el texto de cabecera de formulario aparece en la parte superior de todos los mensajes de comercial, debe reservarlo para la información importante para el interlocutor comercial.

Otro texto de cabecera importante es el texto suplementario. Aparece, por ejemplo, al final de la confirmación de pedido en la versión estándar del Sistema SAP R/3. Los textos suplementarios incluyen acuerdos de contratos o cláusulas de exclusión de responsabilidad, a los que debe hacerse referencia al final de un formulario.

MKPF

Se trata de la Tabla de SAP que almacena los datos de cabecera de los Movimientos de mercadería.

Como datos asociados a la cabecera nos estamos refiriendo a aquellos que son únicos para cada documento, por ejemplo, el Proveedor, Fecha del documento, Usuario creador, entre muchos otros datos.

Una forma fácil de identificar que datos corresponden al segmento mencionado del documento, basta con navegar por las solapas superiores del mismo sin importar a cual nos estemos refiriendo.

ABAP ALV Jerárquico

Los ALV Jerárquicos se utilizan cuando tenemos que mostrar en un reporte, datos de cabecera y de posición.

En las declaraciones de las tablas internas de cabecera y posiciones, debe haber como mínimo un campo en común, que será el campo o campos por los cuales son vinculan las tablas de cabecera y de posiciones.

Para implementar un ALV jerárquico primeramente debemos declarar las tablas internas de cabecera y detalle con el campo o campos en común.

Luego debemos declarar una estructura del tipo SLIS_KEYINFO_ALV&a