✒️SAP FI Los pagos manuales

Pagos Manuales

F-53 - Transacción para pagos manuales

F-28 - Transacción para cobranzas manuales

Pago con efectivo o transferencia

La única diferencia entre emitir o recibir un pago en efectivo o transferencia, es la cuenta contable que utilicemos.

La primer pantalla se encuentra dividida en tres partes:

-Datos de cabecera - Lo más importante es la clase de documento

• KZ - Documentos de pago
• DZ - Documentos de cobranza

-Medios de pago - donde se elige la cuenta de mayor que represente el medio de pago: Efectivo, moneda extranjera, transferencia bancaria o cheques.

-Cuenta de terceros: debemos elegir el acreedor o deudor dependiendo de cual sea la operación que estemos realizando, un pago o una cobranza

Luego de haber acompletado los campos correspondientes a cabecera, datos bancarios y cuenta de terceros deberemos tratar las partidas abiertas.

TRATAR PAs - implica seleccionar los comprobantes pendientes para poder compensarlos con el cobro o pago correspondiente.

PESTAÑA - Estandar

Número de documento: Corresponde al número de documento pendiente de compensar o cancelar

Clase de documento: Nos permite identificar el tipo de documento pendiente

Fecha de documento: Corresponde a la fecha del documento pendiente de compensar

Importe bruto: Es el importe total del documento

Importe pagado en parte: Si una partida posee un pago parcial (nota de crédito) ese importe lo veremos en esa columna.

Descuento: Importe de descuento que corresponde según la fecha y el porcentaje que tenga almacenada la partida en su condición de pago.

Porcentaje de descuento: Es el porcentaje de decuento que puede traer la partida de acuerdo a la condición de pago que se le haya asignado.

¿Cómo marcar y desmarcar partidas?

Si el importe de las partidas están marcadas con la letra en color negro es porque aún no se han seleccionado para su compensación. Si las partidas están en letra color azul significa que se han marcado para su cancelación.

Status de Tratamiento

Aqui veremos información sobre la cantidad de partidas abiertas y totales de las partidas seleccionadas.

-Partidas: Nos muestra el total de los documentos que están pendientes de compensación, independientemente de que se hayan seleccionado o no para su compensación.

-Visualización desde posición: Nos indica cuál es la primera posición que se visualiza en pantalla. Es un dato útil cuando tenemos una lista grande de documentos.

-Origen de diferencias: Es una clave que permite clasificar las diferencias que pudieran existir entre el importe entrado y las partidas seleccionadas.

-Importe entrado: Es el importe que colocamos en la pantalla de datos bancarios. Este importe puede ser modificado posteriormente. Generalmente cuando hacemos un pago no sabemos el importe exacto que vamos a pagar hasta que no seleccionamos las partidas que se cancelarán.

-Asignados: corresponde a la sumatoria de las partidas seleccionadas. A medida que marcamos o desmarcamos partidas, este campo se va actualizando.

Si debiéramos ajustar el importe entrado o si fuera necesario ingresar una cuenta de mayor adicional, por ejemplo de gastos o retenciones deberemos presionar el ícono de Resumen de Posiciones.

Para ajustar el importe ingresado en el banco deberemos hacer doble clic sobre dicha posición y se abrirá la pantalla correspondiente a esa posición y nos permitirá modificar el importe.

Si colocamos un asterisco el sistema determinará automáticamente el importe que corresponde al banco. Esta determinación se hace en base a las partidas seleccionadas para su cancelación.

Cuando coloquemos el asterisco para determinar el importe, el sistema nos mostrará el importe en las monedas paralelas- Siempre deberemos borrar esos importes para que el sistema vuelva a calcular en base al tipo de cambio de la fecha.

Para agregar una nueva posición al documento, debemos ingresar la clave de contabilización correspondiente al Debe o Haber, la cuenta, el importe y algún dato adicional dependiendo el tipo de cuenta.

Simular

Una vez que hayamos seleccionado todas las partidas debemos grabar la transacción, previamente podremos simular el asiento para revisar como quedará.

Se verá que no tenemos que colocar claves de contabilización, ya que todo lo determina el sistema de manera automática.

Grabamos

Descuento por pronto pago

Existen condiciones de pago que pueden cancelarse anticipadamente y como consecuencia se recibe u otorga un descuento.

Al momento de hacer la cancelación, SAP verifica la fecha de pago comparándola con la fecha de vencimiento. Si corresponde un descuento por pronto pago, entonces el sistema realizará ese descuento.

Si nos encontramos ante facturas que poseen descuentos por pronto pago, lo visualizaremos al momento de elegir las partidas a cancelar.

A pesar de que una factura posea descuentos, los mismos pueden desactivarse y cobrarse o pagarse por la totalidad. Para esto podemos utilizar los íconos Activar o Desactivar DPP.

En el campo ASIGNADOS, donde se carga la sumatoria de las facturas seleccionadas, contempla los descuentos. Luego de seleccionadas las partidas el procedimiento es el mismo. Debemos ingresar el importe correcto en la posición del banco considerando los descuentos. Con la funcionalidad de contemplar con asterisco el sistema lo calcula automáticamente.

El asiento que SAP realice por la utilización de los descuentos, dependerá de la configuración del sistema. Una forma, es imputar el importe del descuento en una cuenta de resultados. La otra forma de contabilizar implica que se generen dos asientos:

1. Un documento por el pago, el cual contendrá una posición adicional, similar a si se hubiera cancelado una Nota de Crédito
2. Un documento por el reconocimiento del resultado y con el calculo de IVA correspondiente. El sistema utilizará el mismo indicador de IVA que se utilizó en la factura que poseía el descuento por pronto pago.

Tipos de documentos

KR - Factura de Gasto

AB - Documento descuento por pronto pago

KZ - Pago de factura

Asignación de cheques manuales

Si la empresa cuenta con chequeras manuales, estos cheques deberán integrarse a SAP asignándose al documento de pago que corresponde. Esta asignación nos permitirá llevar un control de los cheques emitidos y luego serán necesarios para la condición bancaria.

NOTA: El procedimiento para pagar o cobrar una factura generada por otros módulos es exactamente el mismo.

Cuando ingresas a una transacción, por ejemplo de pagos manuales, y el sistema te muestra las partidas abiertas, veras todas las partidas que tenga el acreedor o deudor, ya sean generadas directamente en FI o si provienen de MM o SD.

Con respecto a la numeración siempre vas a ver el número de documento FI.
Si ingresas a visualizar una factura generada desde MM o SD por la transacción FB03, debes ingresar con el número de FI, si visualizas los datos de cabecera, hay un campo que se llama clave de referencia, ahí verás el número de documento del módulo correspondiente concatenado con el año, si haces doble clic sobre ese campo te llevará a visualizar el documento original, como si hubieses ingresado por ejemplo por la transacción MIR4.

Nota:La pantallas de ingresos son similares en cuanto a cobros y pagos, si embargo debemos de tener presente que cuando cobramos ya conocemos el importe recibido, en cambio cuando pagamos no necesariamente lo sabemos. Luego de seleccionar las facturas a pagar y de que el sistema realice los descuento por pronto pago y las retenciones recién podemos conocer con exactitud el importe a pagar. Es por eso que muchas veces se completa el importe con valor uno y después se modifica en función de las partidas seleccionadas a pagar.

Nota: Los motivos para ingresar otras posiciones de pagos pueden ser múltiples, por ejemplo si queremos utilizar otro medio de pago, en ese caso en la posición de banco no deberíamos de completar con el total a pagar si no sólo con una parte, para ingresar una nueva posición de banco simplemente completamos con la clave de contabilización 50, la cuenta de mayor del banco que corresponda y el importe restante de pagos.