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✒️SAP FI La parametrización del desglose de documentos

SAP FI La parametrización del desglose de documentos

SAP FI La parametrización del desglose de documentos

Parametrización de Desglose de Documento

Desglose de Documentos

Para configurar el deglose de documentos debemos seguir varios pasos. Primero nos enfocaremos en comprender la lógica de partición y luego veremos los pasos necesarios para la configuración.

Cada partición está basada en un método de partición que contiene diferentes reglas.

Una regla comprende los siguientes elementos:

Ø Operación Contable: la operación contable identifica un proceso comercial. Por ejemplo una factura de deudor, un pago, operaciones bancarias, etc. La operación contable se encuentra identificada por la clase de documento. (Las facturas de deudores se identifican con la clase de documento DR y los pagos con las clases de documentos DZ).

Ø Variante de operación contable: es una versión especifica de la operación contable predefinida proporcionada por SAP. SAP proporciona la variante 0001 de manera estandar, sin embargo si fuera necesario pueden definirse nuevas variantes.

Ø Tipo de partida: Describe las partidas que aparecen en un documento (operación contable). Los tipos de partidas son identificados por la cuenta de mayor. Cada cuenta debe clasificarse con un tipo de partida. Por ejemplo, las cuentas de acreedores se encuentran identificadas por el tipo de partida 03000.

* Tipo de partida a desglosar: En tipo de partida a desglosar se identifican todas las partidas que deberán desglosarse en base a otras partidas. Las partidas individuales contabilizadas. Describe las partidas que aparecen en un documento (operación contable).

* Tipo de partida base: de la misma manera en que identificamos un tipo de partida a desglosar, debemos identificar cuáles son las partidas base para generar un desglose. Siguiendo el ejemplo de los acreedores aquí nos encontraremos con las cuentas de gastos.

Una regla de partición individual define qué tipos de partida se pueden partir / se partirán y a la vez define qué base se puede utilizar.

Customizing

Clasificar cuentas mayor para desglose documento

En este punto del customizing se asigna a cada cuenta de mayor un tipo de partida. Se puede asignar una cuenta o un rango de cuentas.

Si se activa el desglose de documento, todas las cuentas de mayor deben tener asignado un tipo de partida.

Transacción SPRO

IMG>Gestión Financiera Nuevo>Contabilidad principal Nuevo>Operaciones contables>Desglose de documento>Clasificar cuentas mayor para desglose documento

Operaciones contables

Aquí se deben clasificar todas las clases de documento con un tipo de operación contable y una variante de operación contable. Aquellas clases de documento que no hagan referencia a una operación en particular se asignan con la operación 0000 Operación no especificada.

Transacción SPRO

IMG>Gestión Financiera Nuevo>Contabilidad principal Nuevo>Operaciones contables>Desglose de documento>Clasificar clases de documentos para desglose documento

Definir Características de desglose

Se debe definir cuáles son las características que se desglosarán en el libro mayor.

El sistema propone características de partición de documentos lógicas basadas en los escenarios asignados.

Transacción SPRO

IMG>Gestión Financiera Nuevo>Contabilidad Principal Nuevo>Operaciones contables>Desglose de documento>Definir características desglose de documento para contabilidad principal

Si se decide elegir características de partición de documentos adicionales, éstas deberán utilizarse, por lo menos, en un libro. Las opciones son:

ü Centro de beneficio

ü Segmento

ü División

Al configurar estas características se puede optar por las siguientes opciones:

Ø Saldo Cero: se debe elegir esta opción si se desea obtener balance por dicha característica. Si se marca esta opción cada documento debe tener saldo cero para la características seleccionada.

Ø Campo Obligatorio: esta opción actúa como status campo. Si se marca, independientemente del grupo de status campo que posea la cuenta de mayor siempre será un campo obligatorio.

Que sea un campo obligatorio no necesariamente implica que se obtenga un balance. Por ejemplo si la división esta como obligatoria, podemos tener un asiento con dos posiciones, cada posición puede tener una división, una distinta de la otra. Si posee además el campo saldo cero se crearán las posiciones de compensación.

Definir cuenta de compensación saldo cero

Si se ha definido que alguna de las características tenga saldo cero, es necesario definir una cuenta de compensación mediante la cual el sistema hará que cada característica posea saldo cero en caso de que las caracteristicas que haya ingresado el usuario en las imputaciones no sumen cero.

Transaccion SPRO

IMG>Gestión Financiera Nuevo>Contabilidad principal nuevo>Operaciones contables>Desglose de documento >Definir cuenta de compensación saldo cero.

Tratar constante para procesos no definidos

Si en el paso anterior se ha creado una clave para tratar constantes, en este punto se debe definir los valores por defecto en caso de que el sistema no pueda determinar un valor a asignar.

Muchas veces hay lineas que se generan de manera automática, como las diferencias de cambio o descuentos por pronto pago. Como no se trata de lineas de entrada manual y por ejemplo el campo división esta como obligatorio, en ese caso el sistema lo completará con el valor por defecto.

Transacción SPRO

IMG>Gestión Financiera Nuevo>Contabilidad principal nuevo>Operaciones contables>Desglose de documento>Tratar constante para procesos no asignados.

Nota (Resumen del proceso)

Repasemos lo que hemos visto hasta ahora, clasificamos las cuentas de mayor absolutamente todas las cuentas deben tener alguna clasificación, clasificamos las clases de documento en diferentes operaciones, todas las clases de documento deben tener una clasificación unque sea una operación una operación no especificada, seleccionamos las partidas a desglosar pueden ser unicamente Divisiones, Centros de Beneficios o Segmento, aquí debemos seleccionar si deseamos que todas las imputaciones que se realicen en el sistema tengan de manera obligatoria alguno de estos objetos, además podemos especificar que lleven saldo cero, si es que deseamos obtener balances por alguno de estos conceptos, si definimos que lleve saldo cero debemos definir cuentas de compensación para ajustar los documentos cuando no den cero en el objeto seleccionado, y además debemos definir una constante en el caso de que no se pueda determinar el objeto de imputación obligatorio, por ejemplo si definimos el segmento como dato obligatorio y el sistema no logra determinar ningun segmento para la operación utilizará la constante que hemos definido en el customizing.

Activar Desglose de documento

En este punto se activa el desglose de documento seleccionando un procedimiento de reparto.

Adicionalmente debemos seleccionar si utilizaremos la herencia para determinar el desglose en documentos simples y podremos asignar la constante por defecto que definimos anteriormente.

La asignación de cuenta estándar se puede utilizar para sustituir todas las asignaciones de cuentas que no se pudieron derivar desde la contabilización de un valor constante. No es obligatorio asignar una constante, sin embargo, sino la asignamos el usuario puede encontrarse con errores que no le permitan grabar el documento hasta que no se completen los datos obligatorios.

Si no se va a utilizar la herencia, se deberían definir las reglas de los procesos comerciales para asegurar que las asignaciones de cuentas están previstas, por ejemplo, para conseguir balance cero para contabilizar el documento.

La activación de la herencia es prácticamente el primer paso para permitir que los documentos se contabilicen cuando esté activa la partición de documentos sin ninguna otra actividad de Customizing.

El método de partición 000000012 es el método de partición estándar proporcionado por SAP.

Transacción SPRO

IMG>Gestión Financiera Nuevo>Contabilidad principal nuevo >Operaciones contables>desglose de documento>Activar desglose documento.

Una vez que se activa el desglose de documentos, será válido para todo el mandante, en un paso posterior se podrá activar /desactivar para cada sociedad.

Normas de Reparto

En resumen, un método de partición es el total de todas las reglas de partición de todas las operaciones contables. Como tal, el método de partición define cómo y bajo qué circunstancias se lleva a cabo la partición de documentos.

Más detalladamente, esto quiere decir que cada método de partición define cómo se trata cada partida individual en las operaciones contables individuales (por ejemplo , si la asignación de cuentas de una partida de cliente se copia de la partida de ingresos a una factura de deudor)

Transacción SPRO

IMG>Gestión Financiera Nuevo>Contabilidad principal nuevo>Operaciones contables>Desglose de documento>desglose de documento ampliado>Definir norma de reparto.

Hay varias formas de visualizar las reglas. Una forma gráfica y accesible es presionando el icono la impresora, la cual nos brinda en una sola pantalla todo el desglose que compone la regla.

La otra opción es acceder por medio de las carpetas de las estructuras de dialogo, en la cual se accede primero a los Tipos de posición que se han de tratar y luego se seleccionan las partidas base.

Nota

Como interpretamos el cuadro que estamos visualizando, estamos analizando una regla para la clase de documento DR la cual tiene asignada la clase de operación Factura Deudor, Los tipos de partida que vemos en verde forman la base para el desglose, esto quiere decir que los objetos de imputación que tengan las cuentas que esten clasificadas como posición base se copiarán en las cuentas que esten clasificadas como posiciones a desglosar, los tipos a desglosar en este caso son los deudores, y se desglosaran en función de las imputaciones que posean las partidas base,

Video de Desglose de Documentos : El desglose de documentos no es un tema simple ya que incorpora muchos conceptos nuevos. En el video se integra los conceptos de las dos ultimas lecciones. (video se guarda para futuras referencias)


 

 

 


Sobre el autor

Publicación académica de Heyner Francisco Ramirez Bogarin, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.

SAP Master

Heyner Francisco Ramirez Bogarin

Profesión: Usuario Experto Funcional Sap Fi - Costa Rica - Legajo: ZJ98M

✒️Autor de: 135 Publicaciones Académicas

🎓Egresado de los módulos:

Certificación Académica de Heyner Ramirez

✒️+Comunidad Académica CVOSOFT

Continúe aprendiendo sobre el tema "La parametrización del desglose de documentos" de la mano de nuestros alumnos.

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Creado y Compartido por: Liliana Salazar Bonilla

 


 

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