✒️SAP FI La parametrización del programa de pagos

I. PROCESO DE PAGOS AUTOMÁTICOS

Ayuda a gestionar los pagos a acreedores.

El programa de pagos de SAP permite realizar automáticamente las siguientes actividades:

1. Seleccionar facturas pendientes que deban pagarse.

2. Contabilizar documentos de pago.

3. Imprimir medios de pago, utilizar ISD (Intercambio de soporte de datos) o crear EDI (Intercambio de dato electrónico)

El programa es flexible y permite definir características del pago de acuerdo a cada país, por ejemplo, vías de pago, formulario de pago o especificaciones del soporte de datos.

DATOS NECESARIOS PARA LA EJECUCION DEL PROGRAMA DE PAGOS

DATOS RELEVANTES EN MAESTROS DE ACREEDORES Y DEUDORES

CUENTAS BANCARIAS: Las cuentas bancarias que se utilizan para preparar los archivos de transferencias electrónicas.

BANCO PROPIO: Identifica el banco con el cual se le realizarán los pagos al acreedor.

VÍA DE PAGO: Identifica el /los métodos de pagos con los cuales se le podrá pagar al acreedor.

SUPLEMENTO VÍA DE PAGO: Permite separar los pagos de una misma vía de pago.

CONDICIÓN DE PAGO: Determinar el vencimiento que tendrán las partidas.

PAGADOR ALTERNATIVO: Las facturas que se adeudan a un acreedor se pueden pagar a un tercero o a quien el acreedor disponga. Si existe un pagador alternativo los pagos saldrán a nombre del acreedor alternativo

DATOS RELEVANTES EN CONTABILIZACIÓN DE FACTURAS

En la contabilización de las facturas se copian los datos del registro del maestro, sin embargo, pueden modificarse para cada documento e ingresar datos de pagos propios de cada factura. Los datos más relevantes de las facturas son:

BLOQUEO DE PAGO: las partidas pueden bloquearse para no pagarse

FECHA DE VENCIMIENTO: Los usuarios de cuentas por pagar deberán realizar un análisis de los vencimientos y revidar que datos estén correctamente ingresados para que no se produzcan errores en los pagos.

PASOS DEL PROGRAMA DE PAGOS

El programa de pagos contempla los siguientes pasos

PARÁMETROS: En este paso se define que se tiene que pagar y que vías de pago se utilizarán.

PROPUESTA DE PAGO: El programa genera una lista de interlocutores comerciales y las facturas pendientes que han vencido para el pago. En la propuesta se pueden bloquear o desbloquear las facturas para el pago y reasignar los bancos con los cuales se pagarán las partidas abiertas.

EJECUCIÓN DEL PAGO: En este paso se crean los documentos de pago y se actualizan las cuentas del libro mayor y los libros auxiliares.

IMPRESIONES Y SOPORTES: En este paso se planifican los programas de impresión y soporte de datos.

II. CONFIGURACION

TRANSACCION FBZP

Se puede acceder desde el modulo customizing

Desde la TRANSACCION F110 ( Transaccion que permite ejecutar el programa de pagos automaticos)

MENU / ENTORNO / ACTUALIZAR CONFIGURACION

Los pasos que debemos seguir para configurar el programa de pagos son los siguientes:

SOCIEDADES (TODAS)

Se especifican cuales son las sociedades pagadoras y emisoras ya que el programa de pagos automaticos puede generar operaciones multisociedades. La Sociedad A ( Sociedad Pagadora) puede pagar las deudas de la Sociedad B (Sociedad Emisora). Si en la configuracion no se completa el campo sociedad emisora el sistema considera automaticamente a la sociedad emisora como sociedad pagadora.

PAGO SEPARADO POR DIVISION: Si se marca esta tilde, el sistema clasificara los pagos de acuerdo a las divisiones a las cuales se registran las facturas y/o documentos del acreedor.

SUPLEMENTO DE LA VIA DE PAGO: Ofrece la posibilidad de clasificar los pagos de acuerdo a un criterio definido por el usuario o la empresa. Se deben crear suplementos de via de pago que consista en dos caracteres y que se pueden asignar a registros de maestros de deudor y de acreedor. De esta manera, cuando se contabilice un documento en el sistema, los datos de suplemento de pago se asignaran automaticamente a las posiciones individuales.

Tambien se puede ingresar o sobreescribir manualmente en la posicion de documento cuando el usuario registra un documento. Al momento de generar una propuesta el sistema agrupara los pagos en funcion de los suplementos de pagos.

Si los acreedores suelen otorgar una determinada cantidad de dias de gracia, se podra introducir estos dias de tolerancia para las deudas en cada una de las sociedades. De este modo, es posible desplazar el pago de algunas partidas vencidas hasta la proxima ejecucion de pago, sin necesidad de renunciar a los descuentos por pronto pago. Si no hay ningun acuerdo que sea valido para todos los acreedores se debe dejar el campo en blanco.

En los campos de Operaciones de mayor especial de acreedor/ deudor se especifican las operaciones con CME que se pueden tratar con el programa de pagos.

SOCIEDADES PAGADORAS

En este punto del customizing se define lo siguiente:

IMPORTE MINIMO PARA ENTRADA Y SALIDA DE PAGOS: Si un comprobante no supera el importe minimo no se podra pagar con el programa de pagos automaticos.

SIN DIFERENCIA DE T/C: Los pagos que se realicen en moneda extranjera se pagaran al valor al que se registro en moneda local y no al tipo de cambio al momento del pago.

PAGO SEPARADO POR REFERENCIA: Emite un pago diferente por cada numero de factura (Referencia) que posea el acreedor.

PAGOS MEDIANTE EFECTOS: Determina si una sociedad realiza pagos con EFECTO (Son una forma de financiacion a corto plazo. Si un deudor paga con efectos comerciales, no esta efectuando el pago inmediatamente, si no el pago se hara efectivo cuando ya haya pasado el periodo especificado del efecto )

GENERACION DE EFECTOS: Se debe seleccionar como y cuantos efectos el sistema debera emitir por cada ejecucion de pagos. Si se elije la opcion Un Efecto por Intervalo de Vencimiento, en los parametros del programa se debera especificar con que fecha de vencimiento se generara el efecto.

Tambien se debe especificar los limites minimos y maximos en los que se puede vencer un efecto. Los efectos suelen ser diferidos en el tiempo, es decir si pagamos hoy, podemos especificar por ejemplo que se emita un efecto con un vencimiento menor a 10 dias y que tampoco sea superior a un año.

En la parte de Formularios se asigna el formulario que acompañara al pago que se emita, por ejemplo una nota de pago. En Remitente se completan los datos de la sociedad que se imprimiran en los forumularios.

VIAS DE PAGO EN EL PAIS

En este paso se definen las vias de pago que estaran habilitadas para los distintos paises. Las Vias de pago son una forma o metodo de pago por ejemplo, cheque, transferencia, efectos,etc.

En las vias de pago se definen los siguientes puntos:

1. SI SE TRATA DE UNA VIA DE PAGO PARA PAGOS RECIBIDOS Y EFECTUADOS.

2. SI LA CLASIFICACION DE LA VIA DE PAGO ES TRANSFERENCIA, CHEQUE O EFECTO.

Se pueden establecer ciertos controles sobre los datos que debe poseer el registro maestro del acreedor. Por ejemplo, si se trata de una transferencia bancaria, es necesario que se haya almacenado en el dato maestro del acreedor la cuenta bancaria a la cual se realizara la transferencia.

En DATOS DE CONTABILIZACION Se especifica con que clase de de documento se registran los pagos, si se trata de una via de pago de efecto se debe especificar el indicador CME que representa los efectos.

Lo ultimo que se asigna es el programa de impresor del medio de pago. Si se trata de transferencias electronicas se asocia el programa que genere los archivos de transferencia para enviar al banco.

VIAS DE PAGO EN LA SOCIEDAD

Para las vias de pago, especficamente en la sociedad debe definirse:

1. IMPORTES MINIMOS Y MAXIMOS DE PAGO PARA LAS VIAS DE PAGO.

2. SI SE PERMITEN PAGOS DE ACREEDORES DEL EXTRANJERO, BANCOS EXTRANJEROS Y/O PAGOS EN MONEDA EXTRANJERA.

3. AGRUPACION DE PARTIDAS: Determina si se hara un pago por cada partida o si las partidas de un mismo acreedor se pagaran en un unico documento o en todo caso un pago por cada dia de vencimiento.

4. CONTROL EN SELECCION DE BANCO: Se puede elegir entre ninguna optimizacion, es decir que el usuario debera decidir con que bancos se pagara. Si no el sistema podra optimizar los bancos de acuerdo al codigo postal del acreedor o en funcion del banco acreedor y los bancos propios.

En la definicion de la via de pago por pais, definimos el programa de impresion o generacion de archivos. Se debe agregar el formulario que corresponda por ejemplo el de cheques o efectos.

DETERMINACION DE BANCOS

La determinacion de bancos, costa de varios pasos los cuales se encuentran divididos en carpetas. Las cuales debe tener definiciones especificas:

CUSTOMIZING es seleccionar sociedad

ORDEN DE JERARQUIA:

Se ingresan los bancos propios en el orden en que el programa de pagos debera tenerlos en cuenta para el pago por cada via de pago.

El orden de jerarquia se establece creando una combinacion de vias de pago / banco propio, ingresando los siguientes datos:

1. LA VIA DE PAGO.

2. LA MONEDA: Este campo debe estar vacio si la via de pago para este banco es aplicable a todas las monedas. En caso contrario, las vias de pago solo se aplica a la monedad en que se indica aqui.

3. BANCO PROPIO: Identifica el banco al cual se realizara el pago.

CUENTA BANCARIA

Se debe determinar cuales son las cuentas de mayor en las cuales el programa de pago contabiliza las salidas o entradas de pagos. Las cuentas de mayor se determinan por banco propio, via de pago, moneda y ID de Cuenta.

Para el pago de un acreedor, el programa de pagos contabilizara el acreedor en el debe y la Cuenta Transitoria Bancaria en el Haber. Podemos tener para un mismo banco diferentes cuentas transitorias dependiendo de la via de pago (Via de Pago Cheques Cuenta Pagadora de cheques y para Transferencias Cuenta Transitoria para Transferencias)

Si el pago se realiza con un efecto, la cuenta transitoria se completa con la cuenta de mayor correspondiente a los efectos y ne la columna cuenta de compensacion se completa la cuenta de bancos en la cual se registra la baja de los efectos a su vencimiento.

IMPORTES PREVISTOS

En Importes Previstos aparece la lista de bancos propios y el importe de recursos disponibles en cada banco.

Para crear una entrada se debe definir lo siguiente:

1. El banco y la Cuenta Bancaria

2. Los dias hasta la fecha de valor

3. MONEDAS: Este campo debe estar vacio si la via de pago para este banco es aplicable a todas las monedas. En caso contrario, las vias de pago solo se aplica a la moneda que se indiquen aqui.

4. EL IMPORTE PREVISTO PARA EL PAGO EFECTUADO: Se debe indicar el importe de los fondos disponibles en el banco propio. El campo importe no se actualiza automaticamente despues de cada ejecucion de pago.

Si no se ingresa los importes maximos para una via de pago no se pueden sacar pagos para dicha via de pago.

FECHA VALOR

La fecha valor se utiliza en la gestion de caja (reporte de prevision y liquidez) para realizar un seguimiento de la salida de fondos. Por ejemplo, los pagos efectuados por transferencia, se deducen del banco, esto significa que el dinero debe estar disponible el dia siguiente para pagos con esta via. Para las transferencias se ingresa el valor 1 en el campo Dias hasta la fecha valor.

FECHA VALOR = FECHA DE CONTABILIZACION DE EJECUCION DE PAGO DIAS HASTA LA FECHA VALOR

Si no se completa este punto de la parametrizacion se puede operar igual el programa de pagos automaticos y en la gestion de caja se visualizara como fecha valor la fecha de contabilizacion de las operaciones.

GASTOS BANCARIOS

La funcion del programa de pago preve un campo para gastos bancarios para que las empresas introduzcan cualquier gasto bancario que forme parte de los pagos efectuados o recibidos. Para la entrada de pagos, el sistema deduce los gastos bancarios del importe de compensacion. Para la salida de pagos, añade los gastos al importe de compensacion

El sistema tambien contabiliza los gastos en una cuenta de gastos. Para esto, se requiere una clave de contabilizacion y una imputacion.

BANCOS PROPIOS

El ultimo paso nos lleva a la configuracion de bancos propios que ya hemos visto en la unidad 2. Si es necesario ajustar alguna parametrizacion de lso bancos propios en funcion del customizing de pagos automaticos se puede realizar desde aqui.

SUPLEMENTO DE VIAS DE PAGO

El suplemento de vias de pago se utiliza para agrupar pagos en el programa de pagos. Para cada suplemento de una via de pago se realiza un pago individual. En los programas de medios de pago, los pagos tambien se pueden agrupar e incluso clasificar utilizando el suplemento de la via de pago.

TRANSACCION SPRO

IMG / GESTION FINANCIERA (NUEVO) / CONTABILIDAD DEUDORES Y ACREEDORES / OPERACIONES CONTABLES / SALIDA DE PAGOS / SALIDA DE PAGOS AUTOMATICA / SELECCION VIA DE PAGO / BANCO PROGRAMA DE PAGOS / ALMACENAR SUPLEMENTO DE VIA DE PAGO.

Para definir un suplemento de via de pago solo hay que definir una clave de dos caracteres y una denominacion.

TABLAS IMPORTANTES

REGUH : Tabla que contiene los datos de pago del programa de pagos.

REGUP: Tabla que contiene las posiciones tratadas del programa de pagos.

El suplemento de vía de pago permite separar los pagos en la corrida de pagos automáticos. Por ejemplo, si tienes 5 facturas a pagar de un proveedor, puedes completar 3 facturas con un suplemento de pago y las dos restantes con un suplemento distinto. De esta manera cuando se ejecute la transacción F110 de pagos automáticos, se generarán dos pagos para el proveedor uno correspondiente al importe de tres facturas y el otro por las dos restantes.

El suplemento puede ser útil si le tienes que realizar el pago a diferentes cuentas bancarias o si debes emitir más de un cheque.

Primero debes seleccionar el campo Número de documento y luego en la parte de abajo escribes los números de documentos que deseas, separando por una coma lo valores, en caso de que quieras un rango lo pones entre parentesis. Por ejemplo, 0001,(0007,0010),0019

Te dejo aquí una imagen de ejemplo con números de documento.

Pruebalo en el sistema y cualquier cosa me pasas la identificación de la propuesta y la reviso.

e agradezco si me ilustra como es que opera el tema "efectos" lo revisamos en las primeras lecciones de esta unidad, CME, Pagos pero estoy algo confundida sobre cuando se utiliza.

Se utiliza para realizar pagos con documentos, por ejemplo, letras de cambio, pagares, cheques diferidos. Básicamente se utiliza cuando le entregas al proveedor un documento que vence en un futuro como instrumento de cancelación de una deuda.

Es por eso que se utiliza un CME, ya que se clasifica la deuda a pagar, primero debes facturas, luego debes documentos emitidos por la propia empresa que representan obligaciones de pago a una determinada fecha.