✒️SAP FI La parametrización del programa de pagos

Lección - Parametrización del programa de pagos

1. Proceso de pagos automáticos

Permite:

• Seleccionar facturas pendientes que deban pagarse

• Contabilizar documentos de pago

• Imprimir medios de pago, utilizar ISD (intercambio de soportes de datos) o EDI (Intercambio de datos electrónico)

Se pueden definir las características de pago de acuerdo a cada país, por ejemplo, vía de pago, formulario de pago, especificaciones de soporte de datos.

Datos necesarios para la ejecución del programa de pagos

• Datos relevantes en el maestro de acreedores y deudores
  • Cuentas bancarias: para preparar archivos de transferencias electrónicas
• Banco propio: identifica al banco con el cual se realizarán pagos
• Vía de pago: identifica los métodos de pago con los cuales se podrán pagar al acreedor.
• Suplemento vía de pago: permite separar los pagos de una misma vía de pago
• Condición de pago: determina el vencimiento que tendrán las partidas
• Pagador alternativo: si se pagan las facturas que se adeudan a un acreedor a un tercero u a otro acreedor.

• Datos relevantes para contabilización de facturas: cuando se contabiliza una factura, se copian los datos del registro maestro, sin embargo pueden modificarse a la hora de la entrada del documento. Los datos mas relevantes son:
  • Bloqueo de pago
• Fecha de vencimiento

Pasos del programa de pagos

• Parámetros: se define que se tiene que pagar y que vías de pago se utilizarán

• Propuesta de pago: el progama genera una lista de los interlocutores comerciales y las facturas pendientes que han vencido para el pago. Se podrán bloquear o desbloquear facturas para el pago, y también si fuera necesario reasignar los bancos con los que se pagaran las partidas.

• Ejecución del pago: en este paso se crean los documentos de pago y se actualiza la contabilidad.

• Impresiones y soportes: se planifican los programas de impresión y los soportes de datos.

2. Configuración

Accedemos desde la FBZP

Se debe especificar cuales son las sociedades pagadoras y emisoras. Ya que se pueden generar operaciones multisociedades. Una sociedad (pagadora) puede pagar deudas de otra sociedad (emisora).

Si no se completa el campo sociedad emisora, el sistema considera automáticamente a la sociedad emisora como pagadora.

• Pagos separados por división: las partidas abiertas de una cuenta que correspondan a divisiones distintas, se pagarán por separado

• Sumplem. Vía de pago: permite clasificar pagos de acuerdo a un criterio definido. Para ello, primero se deben crear suplementos de vía de pago que se asignan al registro maestro de deudor o acreedor. De esta forma, al registrar un documento, los datos de suplemento de pago se asignarán automáticamente, aunque pueden sobreescribirse o modificarse.

Luego, en la propuesta de pagos, el sistema agrupará los pagos en función de los suplementos de pago

• Días de tolerancia: Indica el número de días en que pueden superarse los plazos de descuento y el plazo para el vencimiento neto, sin renunciar a los descuentos por pronto pago correspondientes.

• En los campos de operaciones CME, se pueden especificar las operaciones que se pueden tratar con el programa de pagos automáticos

• Importe mínimo para entrada y salida de pagos: aquellos comprobantes que no superen el importe mínimo no se podrá pagar con el programa de pago automáticos.

• Sin diferencias T/C: los pagos que se realicen en moneda extranjera se pagaran al valor al que se registraron en moneda local y no al tipo de cambio del momento del pago.

• Pago separado por referencia: emite un pago diferente por cada número de factura (referencia) que posea el acreedor

• Pagos mediante efectos: determina si la sociedad realiza pagos mediante efectos o no. Si se marca este tilde, se deberá completar la parte referida al tratamiento de los efectos.

• Datos de efectos
  • Generación de efectos: se selecciona cómo y cuantos efectos se deben emitir por cada ejecución de pagos.
• Se deben especificar los límites mínimos y máximos en los que puede vencer un efecto.

En la parte de formularios, se asignará el formulario que acompañará al pago emitido.

En remitente, se completan los datos de la sociedad que se imprimirán en los formularios.

Se definen las vías de pago que estarán habilitadas para los distintos países.

En la vía de pagos por país se define:

• Si se trata de una vía de pago para pagos recibidos o efectuados
• La clasificación de la vía de pago: si es cheque, transferencia, efecto, etc.

• Se definen otra serie de controles, como por ejemplo si es necesaria una relación bancaria, es decir que en el registro maestro del acreedor estén los datos bancarios para realizar transferencias (si es una via de pago por transferencia)

• En datos de contabilización se especifican con que documento se registrarán los pagos y si se trata de una vía de pago con efecto, se debe especificar el indicador CME, por ejemplo W para cheques diferidos

• Por último, se debe asignar el programa impresor del medio de pago. Si es un cheque o un efecto, se asigna el programa que imprime los cheques. Si es transferencia electrónica, se asocia el programa que genera los archivos de transferencia para el banco.

Para vía de pago de sociedad debe definirse:

• Importe mínimo y máximos para esa vía de pago

• Si se permiten pagos a acreedores extranjeros, bancos extranjeros o pagos en moneda extranjera.

• Agrupación de partidas: si se hará un pago por cada partida o si las partidas de un acreedor se pagaran con un único documento, o en todo caso en un único pago por fecha de vencimiento.

• Control de selección de banco:

• Se debe elegir el formulario que corresponda, por ejemplo cheques o efectos.

La determinación de bancos consta de varios pasos, que están divididos en carpetas:

1. Orden de jerarquía

Se ingresan los bancos propios en el orden que el programa de pago deberia tenerlos en cuenta para cada vía de pago.

La orden de jerarquía se establece creando una combinación de vía de pago/banco propio. Se debe ingresar

• Vía de pago

• Moneda: si se deja en blanco será aplicable a todas las monedas. Sino, solo a la moneda especificada

• Orden jerárquico

• Banco propio

• Si el dato maestro del acreedor tiene asignado un banco propio, este tiene prioridad.

• Si el dato maestro tiene asignado un banco propio, y la partida otro, tiene prioridad el de la partida.

• Si no hay banco propio ni en el maestro ni en la partida, el sistema usará el orden de jerarquía para determinar el banco con el cual se quiere realizar el pago.

• Al momento de la propuesta, el banco determinado automáticamente, podrá modificarse.

2. Cuenta bancaria

Se deben determinar cuales son las cuentas de mayor en las cuales el programa de pagos contabilizará las salidas o entradas de pagos. Las cuentas se determinan por banco propio, vía de pago, moneda e ID de cuenta

Para un mismo banco, se pueden definir diferentes cuentas transitorias de acuerdo a cual sea la vía de pago.

Si el pago se realizara con un efecto, en la cuenta transitoria se completará la cuenta de mayor correspondiente, y en la cuenta de compensación, la cuenta de bancos en la cual se registrará la baja de los efectos a su vencimiento.

3. Importes previstos

Se define el importe de recursos disponibles para cada banco.

Se debe definir:

• Banco propio e ID de cuenta (banco y cta. bancaria)

• Días hasta la fecha de valor

• Moneda: si está vacío, se aplica a todas las monedas

• Importe de fondos disponibles para pagar. No se actualiza automáticamente después de cada ejecución del pago.

Si no se ingresan importes máximos para una vía de pagos, no se podrán sacar pagos por dicha vía.

4. Fecha de valor

Se utiliza en la gestión de caja (reportes de previsión y liquidez) para realizar un seguimiento de la salida de fondos.

Fecha de valor= fecha de contabilización de ejecución del pago días hasta fecha valor.

Si no se completa nada, fecha de valor = fecha de contabilización de ejecución del pago

5. Gastos bancarios

El programa de pagos prevé un campo para gastos bancarios

Desde aquí se pueden realizar las configuraciones que sea necesarias para bancos propios.

Suplementos de vías de pago

Se utiliza para agrupar pagos en el programa de pagos. Por cada suplemento una vía de pago se realiza un pago individual.

En los programa de medios de pagos, se pueden agrupar y clasificar pagos utilizando suplementos de la vía de pago.

SPRO->IMG->Gestión Financiera(nuevo)->Contabilidad de deudores y acreedores->Operaciones contables->Salida de pagos->Salida de pagos automática->Selección vía de pagos/bancos p.programa pagos->Almacenar suplementos vía de pago

Si un acreedor tiene cargadas varias facturas con la misma vía de pago, dependiendo de la configuración de la vía de pago, el sistema agrupará las facturas en un único pago.

El suplemento vías de pago, permite separar pagos con la misma vía de pago para que se puedan emitir pagos diferentes. Es útil por ejemplo, cuando se debe emitir mas de un cheque.

Tablas importantes

REGUH: contiene datos de pago del programa de pagos

REGUP: contiene las posiciones tratadas del programa de pagos

Agradecimiento:

Ha agradecido este aporte: Aida Whitaker Rodriguez