UNIDAD 4 - TEMA 3 - PARAMETRIZACIONES DEL PROGRAMA DE PAGOS
1. PROCESO DE PAGOS AUTOMÁTICOS
El programa de pagos automáticos, lransacción F110 es una herramienta que ayuda a los usuarios a gestionar los pagos de los acreedores.
El programa permite realizar de forma automática las siguientes actividades:
- Seleccionar facturas pendientes de pago que se deben pagar.
- Contabilizar documentos de pago.
- Imprimir medios de pago, utilizar ISD (intercambio de soporte de datos) o crear EDI (intercambio de datos electrónico)
El programa permite definir las características de pago de acuerdo a cada país, por ej., la vía de pago, el formulario de pago o las especificaciones del soporte de datos.
Datos relevantes en maestros de acreedores y deudores:
- Cuentas bancarias: se utilizan para preparar los archivos de transferencia electrónica.
- Banco propio: identifica el banco con el cual se realizarán los pagos al acreedor.
- Vía de pago: identifica los métodos de pago con los cuales se paga al proveedor.
- Suplemento Vía de pago: permite separar los pagos de una misma vía de pago.
- Condición de pago: determina vencimiento de las partidas.
- Pagador alternativo: las facturas se pueden pagar a un tercero o a quien el acreedor disponga.
Datos Relevantes en Contabilización de facturas:
- Bloqueo de Pago: las partidas se pueden bloquear para no pago
- Fecha de Vencimiento: se debe hacer una revisión de los vencimientos y de que los datos estén correctamente ingresados para que no haya errores al hacer los pagos.
Pasos del programa de pagos:
- Parámetros: se define qué se tiene que pagar y qué vías de pago se van a utilizar.
- Propuesta de pago: se genera una lista de interlocutores comerciales y facturas pendientes que han vencido para el pago. En la propuesta se puede bloquear o desbloquear facturas para el pago y si fuera necesario reasignar los bancos con los cuales se pagarán las partidas abiertas.
- Ejecución de Pago; se crean los documentos de pago y se actualizan las cuentas de libro de mayor y los libros auxiliares.
- Impresiones y Soporte: se planifican los programas de impresión y soporte de datos.
2. CONFIGURACIÓN
Se puede acceder desde una única transacción que permite realizar los pasos necesarios para configurar el programa de pagos automáticos: Transacción FBZP
También se puede acceder desde la transacción F110: Menú/Entorno/Actualizar Configuración
SAP trae pre-configurados los primeros pasos, sobre los que hay que realizar los ajustes necesarios de acuerdo con las necesidades de cada compañía.
Pasos a seguir para configurar el programa de pagos:
- SOCIEDADES (TODAS) - primera pestaña
Se especifican las sociedades pagadoras y emisoras, el programa de pagos automáticos puede generar operaciones multisociedades. Si no se completa el campo sociedad emisora el sistema considera la sociedad emisora como una sociedad pagadora.
- Pago Separado por división: al marcar este tilde, el sistema clasifica los pagos de acuerdo a las divisiones con las que se registraron las facturas y/o documentos del acreedor.
- Suplementos de la vía de pago: criterio definido por la empresa, para ello se deben crear suplementos que constan de dos caracteres y que se pueden asignar a los registros maestros de deudor y acreedor, de esta forma al registrar un documento, los datos del suplemento son asignados de forma automática a las posiciones individuales.
También se pueden ingresar o sobreescribir manualmente en la posición de documento cuando el usuario registra éste. En el momento de generar una propuesta, el sistema agrupa los pagos en función de los suplementos de pagos.
Pantalla: Modificar vista sociedades: detalle
Si existen acuerdos de días de gracia para todos los acreedores, se pueden ingresar estos días en el campo días tolerancia para cuentas. a pagar, pero si el acuerdo no es válido para todos los acreedores este campo se debe dejar en blanco. (Los días de gracia permiten aplazar el pago de algunas partidas vencidas hasta la próxima ejecución de pago, sin perder los descuentos por pronto pago correspondientes).
En los campos de operaciones de mayor especial de acreedor/deudor se especifican las operaciones con CME que puedan ser tratadas en el programa de pagos.
- SOCIEDADES (PAGADORAS) - sociedades pagadoras
En este punto del customizing, se define lo siguiente:
- Importes mínimos para entrada y salida de pagos: si un comprobante no supera este importe mínimo no se puede pagar con el programa de pagos automáticos.
- Si diferencias de T/C: los pagos en moneda extranjera se harán al valor registrado en moneda local y no al tipo de cambio del momento del pago.
- Pago separado por referencia: emite un pago diferente por cada número de factura (referencia) que tenga el acreedor.
- Pagos mediante efectos: determina si la sociedad hace pagos con efectos o no, al marcar este tilde se debe diligenciar la parte que hace referencia al tratamiento de los efectos.(Datos de efectos).
Pantalla: Modificar vista sociedades pagadoras: detalle.
- Generación de efectos: se debe seleccionar cómo y cuantos efectos el sistema debe emitir por cada ejecución de pagos. Al elegir la opción un efecto por intervalo de vencimiento se debe especificar con qué fecha de vencimiento se genera el efecto.
Se deben especificar límites mínimos y máximos en los que puede vencer un efecto. Los efectos suelen ser diferidos en el tiempo: si pagamos hoy, se puede especificar, por ej., que no se emita un efecto con un vencimiento menor a 10 días ni mayor a un año.
En la parte de formularios, se asigna el formulario que acompaña al pago que se emite, por ej. una nota de pago.
En remitente, se completan los datos de sociedad que se van a imprimir los formularios.
- VÍAS DE PAGO EN EL PAÍS - tercera pestaña
En este paso, se definen las vías de pago (método de pago: cheque, transferencias, efectos, etc.) habilitadas para los distintos países.
Se definen los siguientes puntos:
- Si se trata de una vía de pago para pagos recibidos o efectuados.
- La clasificación de la vía de pago, si es cheque, transferencia o efecto.
Además, se pueden establecer controles sobre datos que debe tener el registro maestro del acreedor. Por ej, si se trata de una transferencia bancaria, debe existir una relación bancaria, es decir, debe estar almacenado en el dato maestro del acreedor la cuenta bancaria a la cual se le realiza la transferencia.
En datos de contabilización, se especifica con qué clase de documento se registran los pagos, y, si la vía de pago es un efecto se debe especificar el indicador CME que representa los efectos.
Por último, se asigna el programa impresor del medio de pago. Si es cheque o efecto, el programa para imprimir los cheques, si es transferencia, el programa que genera los archivos de transferencia para el banco.
- VÍAS DE PAGO EN LA SOCIEDAD - cuarta pestaña
Para la vía de pago, se define lo siguiente, específicamente en la sociedad:
- Importes mínimos y máximo de pago para la vía de pago.
- Si se permiten pagos a acreedores del extranjero y/o pagos en moneda extranjera.
- Agrupación de partidas: determina si se hará un pago por cada partida o si las partidas de un mismo acreedor se pagan en un único documento o un pago por cada día de vencimiento.
- Control de selección de banco: el usuario determina con que banco pagará, sino el sistema optimizará los bancos de acuerdo al código postal del banco o en función del banco acreedor y los bancos propios.
Pantalla: Modificar vista actualización de datos de sociedad de una vía de pago.
Aquí, se agrega el formulario que corresponda, por ej. formulario de cheques o efectos.
- DETERMINACIÓN DE BANCOS - quinta pestaña
Consta de varios pasos que se encuentran divididos en carpetas.
Lo primero que se hace es elegir la sociedad.
Pantalla: Visualizar vista selección de bancos: resumen
1.- Carpeta Orden de Jerarquía:
Se deben ingresar bancos propios en el orden en el que el programa de pagos debe tenerlos en cuenta para el pago por cada vía de pago.
El orden de jerarquía se establece creando una combinación de vía de pago/banco propio, ingresando los siguientes datos:
- Vía de pago
- Moneda: se debe dejar en blanco, si la vía de pago para este banco es aplicable a todas las monedas. en caso contrario, la vía de pago, sólo se aplica a la moneda que se indique en este punto.
- Orden jerárquico: éste se tiene en cuenta para determinar el banco con el que se hará el pago.
- Banco propio: identifica el pago con el cual se realiza el pago.
Si el dato maestro del acreedor tiene asignado un banco propio este tiene prioridad. Si el dato maestro del acreedor tiene un banco y la partida tiene otro banco tendrá prioridad el banco de la partida. Al momento de la propuesta el banco de pago se puede modificar.
2.- Carpeta Cuenta bancaria:
Se deben determinar las cuentas de mayor en las cuales el programa de pago contabilizará las salidas o entradas de pagos. Las cuentas se determinan por banco propio, vía de pago, moneda y ID de cuenta.
Se puede tener un mismo banco con diferentes cuentas transitorias dependiendo de la vía de pago (vía de pago cheques, cuenta pagadora de cheques y para transferencias, cuenta transitoria para transferencias).
Si el pago se hace con un efecto, en la cuenta transitoria se completa la cuenta de mayor correspondiente al efecto y en la columna cuenta de compensación se completa la cuenta de bancos en la cual se registra la baja del efecto a su vencimiento.
3. Carpeta Importes Previstos :
En Importes Previstos aparece la lista de los bancos propios y el valor disponible para cada uno.
Para crear una nueva entrada se define lo siguiente:
- Banco y cuenta bancaria.
- Días hasta la fecha valor.
- Moneda; este campo se deja vacío si es aplicable para todas las monedas. En caso contrario, la vía de pago sólo se aplica para la moneda que se indique.
- Importe previsto para el pago efectuado: se indica el valor de los fondos disponibles en el banco propio. Se debe tener en cuenta que el campo de importe no se actualiza de forma automática después de ejecutar cada pago.
Si no se ingresan los importes máximos para una vía de pago no se podrán sacar pagos para dicha vía de pago.
4. Carpeta Fecha Valor:
La fecha valor se utiliza en la gestión de Caja (reporte de previsión y liquidez) para hacer un seguimiento a la salida de fondos.
Para transferencias se ingresa el valor 1 en el campo Días hasta la fecha valor. (los pagos mediante transferencias se deducen del banco al dia siguiente sin tener en cuenta el importe, por lo que el dinero debe estar disponible el día siguiente para pagos mediante esta ´via).
Fecha valor = fecha de contabilización de ejecución del pago días hasta la fecha valor
5. Carpeta Gastos Bancarios:
Se ingresan los gastos bancarios que formen parte de los pagos efectuados o recibidos. Para la entrada de pagos, el sistema deduce los gastos bancarios del importe de compensación. Para la salida, suma los gastos bancarios del importe de compensación.
El sistema contabiliza estos gastos bancarios en una cuenta de gastos para lo cual se requiere una clave de contabilización y una imputación.
- BANCOS PROPIOS - sexta pantalla
Es el último paso, la configuración de bancos. En este punto, si es necesario se puede ajustar alguna parametrización en función del customizing de pagos automáticos.
- Suplemento vías de pago:
Se utiliza para agrupar pagos en el programa de pagos. Para cada suplemento de una vía de pago se hace un pago individual.
En los programas de medios de pago, los pagos también se pueden agrupar y clasificar utilizando el suplemento de la vía de pago.
Transacción SPRO: IMG - Gestión Financiera(Nuevo) - Contabilidad de deudores y acreedores - Operac. contables - Salida de pagos - Salida de pagos automática - Selección vía de pago / bancos p.programa pagos - Almacenar suplementos vía pago
Para definir un suplemento de vía de pago, solo hay que definir una clave de dos caracteres y una denominación
El suplemento de vía de pago permite separar los pagos que tienen una misma vía de pago.
TABLAS IMPORTANTES:
- REGUH: contiene datos de pago del programa de pagos.
- REGUP: contiene posiciones tratadas del programa de pagos.
Disponibilidad Laboral: FullTime
