✒️SAP FI Sustituciones y validaciones
SAP FI Sustituciones y validaciones
Lección: Sustituciones y Validaciones La función de la validación permite verificar determinados valores antes de la registración de un documento. El sistema realiza la verificación y en caso de que no se cumpla emite un mensaje, el cual puede ser de advertencia o de error. Si se trata de un mensaje de error no se graba el documento hasta que no se cumpla con la validación establecida. Concepto: La sustitución reemplaza el valor de un determinado campo. Se requieren las siguientes medidas para ejecutar una validación/sustitución: Se debe decidir a qué área de aplicación se aplicará la validación/sustitución. El área de aplicación es donde se utiliza la validación, la sustitución (en qué módulo). Las áreas de aplicación que utilizan validaciones y sustituciones son: FI Gestión financiera, CO Contabilidad de costes, AM Contabilidad de activos fijos, SL Libros especiales, CS Consolidación (sólo validaciones), PS Sistema de proyectos, RE Bienes inmuebles, PC Contabilidad de centros de beneficio (sólo sustituciones). Cada aplicación define las estructuras disponibles y habilita los campos para la sustitución. Se debe seleccionar el evento correcto para la validación/sustitución. Los eventos son lugares específicos de una aplicación que define la ubicación exacta donde se lleva a cabo una validación/sustitución. Se proporcionan tres eventos para FI: 1. Cabecera de documento Con este evento podemos validar los datos de cabecera de un documento. Ejemplo: que la fecha de documento no sea mayor a la fecha de contabilización. 2. Posición de documento Con el evento de posición podemos validar los datos de una posición. Por ejemplo, si se trata de una cuenta de acreedor, que se complete un determinado campo con valores específicos. Para armar la validación en un evento de posición de documento, podemos utilizar datos de cabecera. Ejemplo, si la clase de documento es "KG" y el tipo de cuenta es de acreedor, entonces el campo Referencia Factura debe tener un valor. 3. Documento completo En el evento de documento completo se tienen en cuenta todas las posiciones de un documento para realizar la validación. En este evento sólo se pueden utilizar aquellos campos numéricos con los que se puede ejecutar principalmente cálculos matemáticos. Por ejemplo se pueden utilizar los siguientes operadores para indicar para validaciones y sustituciones de evento 3: TOT( ) Total del documento MED( ) Media del documento MAX( ) Valor máximo de todas las líneas del documento MIN( ) Valor mínimo de todas las líneas del documento GRUPO Compara un grupo de totales con otro Un ejemplo de validación de documento completo sería validar que la suma de un determinado grupo de cuentas no sea menor a otro grupo de de cuentas. Se debe definir la validación/sustitución. Para definir validaciones y sustituciones se deben crear pasos que contiene Condiciones, Verificación y mensaje. Este punto lo desarrollamos más adelante donde se explica como crear una validación /sustitución. Se deben asignar la validación/sustitución a una unidad organizativa apropiada (p. ej.: sociedad FI para Gestión financiera, sociedad CO para Controlling). Una validación/sustitución puede ser válida para varias sociedades al mismo tiempo. Por último activar la validación/sustitución. La validación/sustitución debe estar activada para el evento correcto. Existen los siguientes grados de activación para la combinación de la unidad organizativa evento sustitución (o validación): 0 Inactivo 1 Activo para ventana de diálogo y segundo plano 2 Activo excepto para batch input > IMG |-> Gestión Financiera (Nuevo) |-> Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo) |-> Herramientas |-> Validación/Sustitución |-> Validación en documentos contables. Imagen 4.1 - Crear validaciones Una Validación cuenta con pasos o etapas. Cada paso que creemos es una nueva validación. Un paso comprende: Condición Por medio de la condición se establece cuándo se iniciará una validación. Si la condición se cumple, entonces se pasa a la Verificación. Por ejemplo: Si la clase de documento se encuentra dentro del SET ZFACTURAS_DEUDOR y la clase de cuenta es igual a D (cuenta de deudor), el sistema realizará la validación. Verificación Establece que es lo que el sistema debe verificar. Si la verificación es satisfactoria se puede continuar con la operación. Si la verificación no se cumple, entonces el sistema mostrará un mensaje de error. Mensaje Al configurar una validación se pueden crear mensajes específicos para que el usuario entienda que es lo que debe corregir, de modo que la validación le permita seguir registrando el documento. Imagen 4.2 - Crear Pasos en una validación En el caso de una sustitución es muy similar y se cuenta con los siguientes pasos o etapas: Condición Por medio de la condición se establece cuándo se iniciará la sustitución de un campo. Si la condición se cumple, entonces se sustituye el campo que se define en el próximo paso (Campo a sustituir). Campo a sustituir Se especifica cual es el campo que se deberá sustituir y de qué manera se hará, es decir, cómo se obtendrá el valor con el cual se sustituirá el campo. El Editor de fórmula proporciona una interfaz de fácil manejo para indicar sentencias lógicas y aritméticas. Dependiendo del contexto y de los requisitos, existen diferentes pulsadores disponibles con los que se puede indicar sentencias lógicas para las fórmulas. El sistema sólo permite que se indiquen sentencias correctas, de manera que no aparezcan errores cuando se utilicen las reglas. Una gran ventaja que tienen los operadores es que no es necesario conocer todos los campos y tablas, sino que el sistema nos muestra la lista de campos y tablas disponibles. Imagen 5.1 - Operadores Lógicos Tip: El operador TRUE significa que es válido siempre. Es decir, si creamos una condición que tenga el operador TRUE la validación se realizará SIEMPRE. Al final de la lección encontrarás un video que muestra como configurar una validación con los operadores lógicos. Las validaciones tienen por objetivo mostrar un mensaje al usuario para que tome una determinada acción. Para lo cual hay que crear los mensajes. Los mensajes siempre se crean bajo una clase de mensaje. Desde la transacción en la cual estamos definiendo una validación podemos acceder a crear un nuevo mensaje. Pero si fuera necesario, podemos acceder a la transacción SE91 a crear los mensajes. Imagen 6.1 - Clase de Mensajes Debemos seleccionar la clase de mensaje en el cual crearemos el mensaje, en el ejemplo de la imagen 3.9.4, se creará en la clase Z1, presionamos el ícono Modificar y escribimos el nuevo mensaje. Elegimos un número de mensaje para identificar el mensaje a crear y completamos el texto del mensaje. Imagen 6.2 - Creación de Mensajes Al crear mensajes se pueden crear variables que se identifican con el símbolo &. Luego se le asignará un campo a la variable y al momento de mostrar el mensaje al usuario, el mensaje mostrará el valor de dicha variable. Por ejemplo, en el mensaje 024, la variable corresponde a la clase de documento. Si el usuario se encuentra registrando un movimiento con la clase de documento DR, el mensaje mostrará el siguiente error: Para la clase de doc DR completar el campo Asignación. Imagen 6.3 - Variables en los mensajes
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Sobre el autor
Publicación académica de Edwart Gustavo Rodriguez Garzon, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.
Edwart Gustavo Rodriguez Garzon
Colombia - Legajo: WG70V
✒️Autor de: 135 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
- Carrera Consultor en SAP FI Nivel Avanzado
- Carrera Consultor en SAP FI Nivel Inicial
- Carrera Consultor Basis NetWeaver Nivel Avanzado
- Carrera Consultor Basis NetWeaver Nivel Inicial