✒️SAP FI Las transacciones clásicas de contabilización de documentos

TRANSACCIONES CLÁSICAS DE CONTABILIZACIÓN DE DOCUMENTOS

1. Transacciones Clásicas de contabilización de documentos

Las transacciones que utilizaremos son mascaras de la transacción básica FB01, que traen propuestos ciertos datos. El procedimiento de ingreso es siempre el mismo.

2. Facturas de Acreedores

En este punto veremos las principales características para el ingreso de documentos de acreedores ya sean Facturas, Notas de Crédito o Notas de Débito.

Transacción F-43

> Finanzas

|-> Gestión Financiera

|-> Acreedores

|-> Contabilización

|-> Factura General

En la primera pantalla deberemos ingresar los datos de cabecera y la primera posición del documento. El sistema ya trae como propuesta la clase de documentos 'KR - Factura Acreedor' y la clave de contabilización '31 - Imputación de acreedor en el haber'.

Datos a completar en la cabecera del documento

• Fecha de documento y contabilización
• Clase de documento y Sociedad.
• Moneda y Tipo de Cotización.
• Referencia y texto de cabecera.

Veremos que en esta primera pantalla, en la parte inferior, el sistema nos habilita los campos para el ingreso de la primera posición del documento. No es relevante el orden de las posiciones, no obstante, SAP siempre propone una clave de contabilización de deudor o acreedor dependiendo la transacción con la que accedimos.

Datos a completar en la primera posición del documento:

• Clave de contabilización: el sistema propone 31 que corresponde para el uso de facturas de acreedores.
• Cuenta: en este campo se elige el código acreedor que corresponda.

Presionando Enter o el tilde verde que se encuentra en el vértice superior izquierdo accedemos a la siguiente pantalla.

Una vez que hayamos accedido a la posición del acreedor, se deberá ingresar el monto total de la factura, es decir, el monto a pagar. En esta pantalla nos encontraremos con datos adicionales como la condición de pago, la misma se completa automáticamente con la condición que se ha especificado en los datos maestros del acreedor, si es necesario, se puede modificar.

La condición de pago tiene almacenada los días de plazo en el cual se deberá abonar la factura, éste plazo de pago comenzará a contarse desde la fecha base. Adicionalmente, la condición de pago puede contener un porcentaje de descuento por pronto pago.

Ejemplo: Si la factura se paga antes de los 10 días, se obtendrá un 3% de descuento.

Fecha Vencimiento: No es un campo que se ingrese manualmente, sino que calcula sumando los días de la condición de pago a la fecha base.

Finalmente antes de pasar a la siguiente pantalla, deberemos ingresar los datos correspondientes a la próxima posición.. La siguiente posición corresponderá a la cuenta de mayor que identificará la naturaleza del gasto.

Presionando Enter o el tilde de confirmación accedemos a la siguiente pantalla.

En la posición correspondiente al gasto (dependiendo de lo que se haya comprado, puede utilizarse también, una cuenta de activo) se deberá elegir el indicador de impuestos que corresponda de acuerdo al porcentaje de impuestos que haya facturado el acreedor.

El importe a indicar en esta posición debería ser el importe antes de impuestos, no obstante SAP nos da la posibilidad de ingresar el importe bruto o neto (Ver información adicional). En cualquiera de los casos, el sistema determinará el importe correspondientes a los impuestos y creará la posición con la cuenta de mayor que corresponda en cada caso.

Si se encuentra implementado el modulo de CO, en todas las cuentas de resultado deberá ingresarse un objeto de CO, en este caso utilizamos el Centro de Costo.

Podrán ingresarse tantas posiciones a cuentas de mayor como sean necesarias.

Una vez finalizada la carga de posiciones, se deberá presionar el icono Resumen de Posiciones que nos mostrará un resumen de todo lo ingresado.

Además de los principales datos que se han ingresado, el sistema muestra un total de los importes acumulados en el Debe y el Haber y el importe de la diferencia en caso de que no de cero.

Para visualizar como quedará el asiento contable cuando se grabe, se puede utilizar la función de Simular accediendo desde el Menú >> Documento >> Simular.

Como hemos utilizado indicadores de impuestos que registran posiciones de manera automática, veremos el asiento de la siguiente manera:

En el ejemplo de la imagen 3.7.6 se utilizó el calculo por el importe bruto, donde el indicador C1 tiene configurado un porcentaje de 21% (100 / 1,21 = 826,45 >> 826,45 x 21% = 173,55).

Además de la simulación que acabamos de ver, tenemos una segunda opción que es la Simulación de Libro Mayor que nos permite ver cuales son las cuentas de mayor en las cuales se contabilizará en la contabilidad general. En la posición del acreedor veremos la cuenta contable que se asignó en el dato maestro del acreedor.

En la primer simulación en cuenta vemos el valor 11 que es el código del acreedor utilizado, en la segunda simulación vemos la cuenta 210101 Proveedores locales que es la cuenta de mayor en la cual se contabilizan las cuentas a pagar.

El último paso, si todo esta correcto, es grabar la operación.

Notas de Débito

Para la contabilización de las notas de débito, la transacción es la misma que para facturas F-43, sólo será necesario cambiar la clase de documento para identificar un documento como Nota de débito.

Notas Crédito

Las notas de crédito se debe ingresar por medio de otra transacción similar a la transacción de ingreso de factura pero que traerá como clase de documento propuesta 'KG - Abono Acreedor' y como clave de contabilización '21 - Imputación de acreedor en el Debe'.

Transacción F-41

> Finanzas

|-> Gestión Financiera

|-> Acreedores

|-> Contabilización

|-> Abono General

3. Facturas de Deudores

Este punto es muy similar al que hemos descripto para acreedores, por lo tanto solo veremos las diferencias que existen en la registración de documentos de Deudores ya sean Facturas, Notas de Crédito o Notas de Débito.

Transacción F-22

> Finanzas

|-> Gestión Financiera

|-> Deudores

|-> Contabilización

|-> Factura General

La principal diferencia son los datos propuestos por SAP, en clase de documento el sistema propone 'DR - Factura Deudor' y la clave de contabilización propuesta es '01 - Imputación de deudor en el debe'.

El resto de la operación, pantallas, funcionalidades y datos son idénticos a los documentos de acreedores. Hay que tener en cuenta que la clave de contabilización de la cuenta de contrapartida (Cuenta de Ingresos por la venta a un cliente) deberá ser '50 - Imputación en cuenta de mayor en el haber'.

Cuando ingresaremos un documento y utilizamos una clave de contabilización de deudores, el matchcode nos traerá una lista de deudores de acuerdo a los criterios que especifiquemos en la pantalla de pre-selección de datos.

Información Adicional

En la primer pantalla de ingreso de documento encontraremos un botón llamado Opciones de Tratamiento, que nos permitirá configurar algunas opciones para el ingreso de documento. Estas opciones son solo válidas para el usuario que lo hace.

Principales opciones:

• Calcular impuestos sobre importes netos.
• Copiar texto en registro de cuenta mayor.
• Moneda local propuesta en ingreso de documento.

Para que las opciones sean válidas, primero deberán grabarse los cambios.