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Unidad 1: Introducción al Sistema SAP

1.1 Introducción al Sistema de estudios.

1.2 Video-Presentación del Instructor.

1.3 Introducción a SAP

1. SAP- ERP

SAP (Sistemas, aplicaciones y Productos. Es el segundo proveedor de software empresarial en el mundo, después de Oracle. Fue fundada en 1972, en la Ciudad de Mañean, Alemania, por antiguos empleados de IBM). Esta empresa es líder entre las soluciones de ERP en el mercado de Software.( Sistemas integrales de gestión empresarial que están diseñados para modelar y automatizar los procesos de una empresa, área de finanzas, comercial, logística, producción... sus siglas significan, ENTERPRISE RESOURCE PLANNING, es decir, es un Sistema Integrado de Gestión Empresarial).

El sistema SAP ERP Central Componente ( SAP ECC) tiene una amplia funcionalidad administrativa y ofrece soluciones comerciales totalmente integradas para todas las áreas de la empresa, posibilitando la administración de información en tiempo real.

Hoy más que nunca es muy importante garantizar que los procesos empresariales de una organización estén integrados, intercomunicados y sean transparentes. SAP ERP, permite a las empresas tener un mejor control del entorno administrativo y operativo, e incrementar su eficacia y rentabilidad.

SAP se ha diseñado de modo que las empresas puedan implementar sólo las funciones empresariales que necesitan mientras las necesiten, lo que simplifica las actualizaciones y reduce el costo total de licencias.

2. PRODUCTOS SAP

SAP proporciona una completa gama de aplicaciones de software empresarial y soluciones corporativas para fortalecer cada aspecto de un negocio.

SAP Business Suite, es una completa familia de aplicaciones empresariales que permite a las compañías administrar toda su cadena de valor y sus procesos más importantes. Estas aplicaciones proporcionan a los usuarios resultados consistentes en toda la red empresarial y aportan a la empresa la flexibilidad que necesita en las situaciones dinámicas de mercado.

SAP Business Suite incluye una serie de productos diferentes que facilitan los procesos multisociedad, además ofrece una solución de software flexible para empresas con muchos usuarios y procesos en constante evolución.

2.1 Aplicaciones

Las aplicaciones SAP describen funciones desde el punto de vista de un proceso. Son software o productos de SAP que se orientan a ejecutar y administrar los distintos procesos de una empresa.

Las aplicaciones son productos de SAP vistos desde la perspectiva del cliente, con un enfoque en los procesos de la empresa. Los componentes, sin embargo, representan la vista técnica del software de SAP.

Los componentes no son soluciones empresariales en sí, sólo son bloques técnicos. El software de SAP integra experiencia, estrategias y conocimientos empresariales. La flexibilidad y las amplias opciones de integración y adaptación que ofrece el software de SAP dan lugar a aplicaciones de e-business de alto rendimiento, específicas o independientes del ramo.

SAP ERP es la aplicación principal de SAP Business Suite. Esta aplicación incluye las siguientes soluciones:

Ø SAP ERP Gestión Financiera ( Módulo de Finanzas, el cual se identifica con FI)

El objetivo de esta solución es utilizar los fondos de una empresa eficazmente y, en consecuencia, incrementar la rentabilidad a largo plazo

Ø SAP ERP Recursos Humanos.

Esta solución abarca todos los aspectos de los recursos humanos, desde la contratación de personal a la formación y el cálculo de la nómina.

Ø SAP ERP Operaciones.

Proporciona una amplia solución operativa para automatizar y perfeccionar el aprovisionamiento y la ejecución de la logística, el desarrollo de productos y la fabricación, las ventas y el servicio.

Ø SAP ERP Servicios Corporativos

Presenta soluciones de servicio para ciclos de vida de punta a punta, para gestión de viajes, media ambiente, salud y seguridad y gestión de bienes inmuebles.

Audio 1: De los diferentes módulos que comprende SAP, nosotros estudiaremos Gestión Financieras, que está integrado por Finanzas, tesorería, controling, control presupuestario. SAP ERP Operaciones comprende el módulo de manejo de materiales y compras, producción, ventas y distribución.

SAP Business Suite proporciona flexibilidad en un paquete de soluciones integradas y abiertas para toda la cadena de creación de valor. Los clientes, empleados, proveedores e interlocutores se agrupan en una unidad dentro de un proceso totalmente integrado.

De manera individual, las aplicaciones de SAP Business Suite ayudan a gestionar los procesos empresariales más importantes, ya que forman un conjunto de aplicaciones fuertemente integrados que agrega valor a cada faceta de la compañía y a su cadena de valor externa.

Las funciones y soluciones principales de SAP ERP se ven reforzadas y ampliadas con las siguientes aplicaciones de SAP:

Ø SAP Customer Relationship Management (CRM).

Es una aplicación de queda prioridad al cliente. El cliente puede ponerse en contacto con las empresas a través de una serie de canales de comunicación.

Ø SAP Product Lifecycle Management (PLM)

Esta aplicación ofrece funciones para el desarrollo y la seguridad del producto, calidad y mantenimiento.

Ø SAP Supply Chain Management (SCM)

Se puede utilizar SAP SCM para planificar y optimizer cadenzas logísticas más allá de los límites de la empresa.

Ø SAP Supplier Relationship Management (SRM)

Los empleados pueden utilizar esta aplicación para el aprovisionamiento con información acerca de la demanda, directamente desde sus centros de trabajo de una forma rápida, sencilla y eficaz.

SECTORES:

SAP, también ofrece aplicaciones específicas de industrias que contienen funciones y procesos dirigidos a sectores específicos. Muchas industrias requieren soluciones que se agrupan y enriquecen de manera especial con funciones y procedimientos propios del rubro. SAP satisface esta necesidad con portafolios de soluciones para sectores. A continuación enumeramos algunas de las soluciones de industria:

v Automotor

v Bancos

v Retail ( comercio por menor)

v Petroleo

v Minería

v Sanidad

v Industria Química

v Administración Pública

3. PAQUETES DE AMPLIACIÓN.

Con la tecnología de entrega de paquetes de aplicación, SAP le ofrece a los clientes nuevos desarrollos y ampliaciones para las instalaciones existentes de SAP. Esto significa que pueden utilizar los nuevos desarrollos ofrecidos para sus procesos empresariales cuando lo deseen y según sus propios requisitos.

Los paquetes de ampliación de SAP son opcionales y permiten a las empresas aprovechar las innovaciones actuales y al mismo tiempo mantener estable el software principal, en lugar de invertir en grandes proyectos de upgrade. Cada paquete de ampliación de SAP proporciona un conjunto de funciones empresariales nuevas o mejoradas. Las empresas pueden implementar las ampliaciones por módulos al activar solamente las nuevas funciones y funcionalidades que desean, según sus propios tiempos.

Audio 2: Los paquetes de ampliación son habitualmente conocidos como support packages. Podemos llegar a encontrar algún error en el sistema o alguna nueva funcionalidad la cual se encuentra en una nota que podemos descargar y corregir el error. Los support packages tienen distintas notas de corrección y además agregan nuevas funcionalidades.

4. PROCESOS Y NEGOCIOS.

SAP ERP está compuesto por una serie de áreas funcionales o módulos que responden de forma completa y en tiempo real a los procesos operativos de las compañías. Aunque pueden ser agrupados en tres grandes áreas ( financiera, logística, y recursos humanos), funcionan de un modo integrado, dado que existen conexiones naturales entre los distintos procesos.

A continuación enumeraremos los principales módulos funcionales que posee SAP ERP:

- El módulo de FI: Finanzas, proporciona una visión integral de las funciones contables y financieras, incluyendo un amplio sistema de información y de generación de informes para facilitar la toma de decisiones.

- El módulo de CO: Controlling, se utiliza para presentar la estructura de costos y los factores que la influyen, lo que normalmente se conoce como contabilidad interna de las empresas.

- El módulo MM: Gestión de Materiales, abarca todas las actividades de adquisición y control de inventarios.

- El módulo SD: Ventas y Distribución, es el módulo comercial del sistema.

La integración de FI con otros módulos asegura que exista el reflejo real de los movimientos logísticos y comerciales de mercaderías y/o servicios en las actualizaciones contables basadas en valor.

Ejercicios.

En esta lección hemos visto una introducción de qué es SAP y cuáles son sus componentes y aplicaciones. SAP es una herramienta muy amplia y con funcionalidad para todas las áreas que componen una compañía. En esta carrera nos enfocaremos en aprender a utilizar, desde el punto de vista de usuario, el módulo de Gestión Financiera.

1.4 Acceso al sistema SAP

1. SAP LOGON

Se puede acceder a SAP con diferentes programas de front end ( es la parte del software que interactúa con el usuario). En este curso, utilizaremos la interfaz gráfica de usuario de SAP llamada SAP GUI.

El programa SAP GUI (debe ser instalado en la máquina del cliente para conectarse con SAP) conecta el equipo front end con un sistema SAP en particular. Para ejecutar SAP GUI, SAP proporciona otro programa denominado SAP LOGON ( icono del escritorio, permite ingreso al sistema SAP a partir de las configuraciones de los accesos a los ambientes y los mandantes)

Este es el icono que identifica al programa SAP LOGON en sus computadoras.

Cuando se ejecuta el programa SAP Logon, se visualiza una ventana con una lista de los sistemas SAP a los cuales se puede acceder.

Audio 1.4: El programa SAP GUI se conecta con el servidor de SAP para poder acceder desde un ordenador personal, debemos configurar la entrada en SAP LOGON. Al configurar esta entrada, estamos diciendo que dirección IP se debe conectar. En muchas empresas es posible que necesitemos estar dentro de una BPN, es decir, de una red privada, para poder acceder al sistema, también es posible que nos podamos conectar por medio de internet, por lo tanto debemos configurar también un SAP STREAM. Los otros de conexión deben ser brindados por el área técnica de la empresa.

Una empresa que tiene instalado SAP, generalmente cuenta con tres servidores. En la lista de SAP Logon tendremos que configurar los tres accesos. Cada uno de estos servidores tiene una funcionalidad diferente:

v DEV (Término para el ambiente de desarrollo, aquel donde los consultores y programadores efectúan las pruebas de cambios en el sistema, parametrización y programación) = DESARROLLO: es en donde se realizan todas las parametrizaciones y se desarrollan los programas Z que necesite la empresa.

Los programas Z son programas hechos a medida para la empresa. Por ejemplo, una interfaz con otro sistema o algún reporte en especial. El lenguaje que se utiliza para programar es Abap.

v QAS ( Término para identificar el AMBIENTE DE CONTROL DE CALIDAD de SAP, aquel donde se copian los cambios efectuados por los consultores y programadores en DEV, a fin de que los usuarios prueben las modificaciones efectuadas al sistema. Será el paso previo a trasladar los cambios al ambiente productivo (PRD)= CALIDAD: Es el ambiente en el cual se realizan todas las pruebas para validar que la configuración realizada en el servidor anterior sea correcta.

v PRD (Término para identificar el AMBIENTE PRODUCTIVO de SAP, aquel donde trabajan los usuarios y se registra la información original del sistema.) = PRODUCCIÓN: Es el ambiente en el cual realmente trabajan los usuarios y donde se realizan todas las operaciones de la empresa.

Todo lo que se realice en el ambiente de desarrollo pasa a calidad y producción a través de órdenes de transportes.

En la práctica existen varias versiones del programa SAP Logon. Dependiendo de cuál es la que tenemos instalada, la pantalla con la lista de sistemas disponibles puede variar un poco.

Debemos presionar el botón Acceder al Sistema, o hacer doble clic sobre el sistema al que queremos acceder y nos aparecerá la siguiente imagen:

Los datos que deberemos ingresar son los siguientes:

Mandante: (instancia creada dentro de un ambiente, que se utiliza para configuración, desarrollo o pruebas). Dentro de un servidor puede haber más de un ambiente de trabajo. En este campo elegiremos en qué ambiente queremos trabajar.

Usuario: (Nombre que se le asigna a quien debe acceder al sistema SAP). Identifica a la persona que está ingresando al sistema.

Clave: contraseña que permite ingresar al usuario.

Idioma

2. MENSAJE DE ENTRADAS VARIAS

SAP es un sistema que permite tener abiertas varias ventanas o modos ( en SAP se llama modo o sesión a cada pantalla de trabajo que tiene abierta un usuario. Se pueden tener hasta 6 modos abiertos) del sistema sin que esto implique volver a loguearse.

Si un usuario intenta volver a acceder a SAP teniendo una sesión ya abierta, el sistema mostrará un mensaje con las siguientes opciones.

Continuar con la entrada actual y finalizar las entradas anteriores.

Continuar manteniendo todas las sesiones abiertas.

Cancelar la entrada actual.

Audio 2.4: Si elegimos la opción 2 y hay más de una sesión iniciada en SAP con el mismo usuario el sistema nos informará del IP del servidor al que estamos accediendo el nombre del PC y desde que fecha y hora se encuentra logueado el usuario con el que queremos acceder.

Cabe aclarar que por un tema de control de licencias, no se conveniente usar la segunda opción. En algunas empresas desactivan esta opción.