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✒️SAP HCM Las Inasistencias, Faltas y Tardanzas

SAP HCM Las Inasistencias, Faltas y Tardanzas

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Agrupar Subdivisión de Personal para Presencias y Ausencias

En esta actividad IMG, se agrupan divisiones/subdivisiones de personal para clases de presencias/absentismos.

Por ejemplo, se desea asignar la misma clase de presencias/absentismos a las divisiones de personal “0001” y “0002”. Para ello se define para ambas divisiones la misma agrupación.

La versión estándar de SAP incluye ejemplo tipo para la agrupación de subdivisiones de personal para clases de presencias/absentismos 01.

Como recomendación, al instalar el sistema utilice en primer lugar la agrupación por clases de presencias/absentismos 01.

Agrupar Subdivisiones para Presencias y Absentismos

Guía de Implementación de Customizing SAP – Gestión de Tiempos de Personal – Entrada y Gestión de Tiempos – Absentismos – Catalogo de Absentismos – Agrupar subdivisiones de Personal para Presencias/absentismos.

Definir Clases de Absentismos

En esta actividad IMG se definen las clases de absentismos para las diversas agrupaciones de subdivisiones de personal. También se especifica la verificación de entrada que debe realizar el sistema al registrar un absentismo.

Clases de Absentismo

Para una determinada agrupación de subdivisiones de personal se desea definir la clase de absentismo perfeccionamiento. Cuando este absentismo se introduce en el sistema para un empleado y la fecha de inicio o de finalización coincide con un día festivo, el sistema debería rechazar la entrada de datos.

Previamente es necesario haber actualizado las agrupaciones de las subdivisiones de personal para clases de presencias/absentismos.

Clases de Absentismo

Cuando necesite configurar nuevas clases de absentismos, copie las que ya tiene definidas. Para ello, selecciones una clase de absentismo similar a la que debe definir.

Recuerde que, al copiar una clase de absentismo, no solo se copia la información que puede verse en esta actividad IMG; también se copian muchas otras más parametrizaciones previas almacenadas en otras vistas. Antes de copiar, compruebe las múltiples opciones de parametrización.

Ingresaremos al customizing mediante la siguiente ruta:

Definir Clases de Absentismos

Guía de Implementación de Customizing SAP – Gestión de Tiempos de Personal – Entrada y Gestión de Tiempos – Absentismos – Catalogo de Absentismos – Definir Clases de Absentismos.

Especificar Imagen de Entrada y Clase de Enlace Temporal

El número de imagen de entrada para un absentismo se utiliza para determinar la imagen de entrada con el que se introduce, visualiza y actualiza un registro de esta clase de absentismo.

En el estándar, se asignan a las imágenes de entrada los siguientes números:

2000 – Absentismo General: Esta imagen se utiliza para todos aquellos absentismos que no requieren un tratamiento especial (por ejemplo, la exención por haber contraído matrimonio).

2001 – Liquidación de Contingentes: Esta imagen, por ejemplo, se utiliza para los días libres y de vacaciones generados por las horas extra.

2002 – Incapacidad laboral: Esta imagen se utiliza para todas las clases de absentismos para las que el sistema debe encargarse automáticamente de las continuaciones del pago del salario.

Para las siguientes clases de absentismos se han desarrollado imágenes especiales:

2003 – Maternidad: Periodo de excedencia (para la atención del hijo).

2004 – Servicio Militar y Presentación Sustitutoria.

2005 – Incapacidad laboral (para los Países Bajos).

Especificar Imagen de entrada y clases de enlace Temporal

Al configurar las clases de absentismos, copie las entradas del sistema SAP. Tenga en cuenta que se copiaran entradas que proceden de las vistas y que no se serán al principio. De ahí que los números de imagen correspondientes ya estén asignados en esta actividad IMG.

En cada operación de copia, asegúrese de que solo utiliza como modelos clases de absentismos con tratamientos similares.

Especificar Imagen de Entrada y Clases de Enlace Temporal

Guía de Implementación de Customizing SAP – Gestión de tiempos de Personal – entrada y Gestión de tiempos – Absentismos – Catalogo de Absentismos – Especificar Imagen de Entrada y Clases de enlace Temporal.

Una vez que ingresemos visualizaremos los datos de la siguiente manera:

Definir Categorías de Cómputos del PHT por Periodos

En esta activada IMG se especifica una categoría de cómputo para la valoración de absentismos y presencias en el plan de horario de trabajo por periodos. Puede consultar esta clase en las reglas para el computo de absentismos/presencias.

Cuando se tienen planes de horario de trabajo por periodos con planes de horario de trabajo diario muy largos (de diez horas, por ejemplo) y que conllevan muchos días libres, es recomendable utilizar varias categorías de computo. En estos casos, a un día de trabajo le corresponde más de 1,00 día de vacaciones, por ejemplo.

Categorías de Cómputos del PHTP

Un grupo de empleados recibe un día de vacaciones por cada día trabajado. Al plan de horario de trabajo por periodos de este grupo de empleados se le asigna la categoría de computo “1”. A otro grupo de empleados, cada día trabajado le contabiliza 1.25 días de vacaciones. Al plan de horario de trabajo por periodos de este grupo de empleados le corresponde la categoría de computo “2”.

Al actualizar las reglas de computo debe especificar una regla para cada clase.

Obviamente primero debemos tener configurados los planes de horario de trabajo por periodos.

Categorías de Cómputos de PHTP

Tener en cuenta que este valor sirve para determinar los días de liquidación de todos los tipos de absentismos y presencias.

Categorías de Cómputos de PHTP

Guía de Implementación de Customizing SAP – Gestión de Tiempos de Personal – entrada y Gestión de Tiempos – Absentismos – Catalogo de Absentismos – Computo de Absentismos – Definir Categorías de Computo del Plan Horario Trabajo por Periodos.

Una vez que ingresamos visualizaremos los datos de la siguiente manera:

Agrupar Áreas de Personal para Contingentes de Tiempos

En esta actividad IMG, se agrupan áreas de personal teniendo en cuenta la admisibilidad de los tipos de contingente de tiempos.

Una agrupación de áreas de personal para un tipo de contingente de tiempos consiste en el reparto de las áreas de personal para las que se define el mismo tipo de contingente de presencias y absentismos.

E necesario previamente haber actualizado los grupos y las áreas de personal.

La versión estándar de SAP incluye ejemplos tipo para la agrupación para el tipo de contingente de tiempos 1.

Al configurar el sistema debemos utilizar en primer lugar la agrupación ara el tipo de contingente de tiempos 1.

Agrupar Áreas de Personal para Contingentes de Tiempos

Guía de Implementación de Customizing SAP – Gestión de Tiempos de Personal – Entrada y Gestión de Tiempos – Absentismos – Catalogo de Absentismos – Computo de Absentismos – Reglas para el Computo de Absentismos (Nueva) – Agrupación Áreas de Personal para Contingentes de Tiempos.

Luego nos pedirá que seleccionemos el agrupador de país. En nuestro ejemplo visualizaremos Argentina.

Una vez que ingresemos visualizaremos los datos de la siguiente manera:

Agrupar Subdivisiones de Personal para Contingentes de tiempos

En esta actividad IMG, se agrupan las subdivisiones de personal teniendo en cuenta la admisibilidad de los tipos de contingentes de tiempos.

La agrupación de las subdivisiones de personal para tipos de contingente de tiempos es un reparto de las subdivisiones de personal a las que se define el mismo tipo de contingente de presencias y absentismos.

Por ejemplo, las subdivisiones de personal 0001 y 0002 se asignan al mismo tipo de contingente de presencias/absentismos. Ambas subdivisiones de personal reciben la agrupación 01.

Es necesario previamente haber actualizado las divisiones y las subdivisiones de personal.

La versión estándar de SAP incluye ejemplos tipo para la agrupación para el tipo de contingente de tiempos 1.

Al configurar el sistema debemos utilizar en primer lugar la agrupación para el tipo de contingente de tiempos 1.

Agrupar Subdivisiones de Personal para Contingentes de Tiempos

Guía de Implementación de Customizing SAP – Gestión de Tiempos de Personal – Entrada y Gestión de Tiempos – Absentismos – Catalogo de Absentismos – Computo de Absentismos – Reglas para el Computo de Absentismos (Nueva) – Agrupar Subdivisiones de Personal para Contingentes Tiempos.

Definir Reglas de Redondeo para Absentismos Contados

En esta actividad IMG se definen las reglas de redondeo para el pago de presencias/absentismos.

En el pago de presencias/absentismos se determinan valores con varios decimales si se indica un multiplicador de días o de horas para el pago. Por regla general, es difícil utilizar estos valores para la liquidación de contingentes y el cálculo de nómina. Por lo tanto, aquí se puede especificar como hay que redondear los valores que se han determinado.

Las reglas de redondeo se almacenan con la ayuda de números concretos y se puede especificar.

· Si los limites superior e inferior indicados se deben incluir en el cálculo.

Para una regla de redondeo se pueden almacenar varias reglas parciales. Estas se diferencian por números de secuencia. El sistema recorre las reglas parciales hasta que accede a una regla.

Reglas de Redondeo para Absentismos

Por ejemplo, se utilizan reglamentaciones de pago para absentismos que se deben pagar con un multiplicador de horas de 80%. Desea que en el cómputo se determinen números enteros (horas completas).

Para ello defina aquí la regla de redondeo

· Con límite superior a 1.5, este exclusive.

· 1.5 – 2.4 (redondeo a 2).

· Etc.

El sistema estándar incluye reglas de redondeo de muestra.

Definir Reglas para el Redondeo de Absentismos Contados

Guía de Implementación de Customizing SAP – Gestión de tiempos de Personal – Entrada y Gestión de Tiempos – Absentismos – Catalogo de Absentismos – Computo de Absentismos – Reglas para el Computo de Absentismos (Nueva) – Definir Reglas para el Redondeo de Absentismos Contados.

Especificar Reglas de Computo

En esta actividad IMG se definen reglas para el pago de presencias/absentismos con que se determinan los días y horas de nómina de una presencia o de un absentismo. Los días y las horas de nómina contados se utiliza para controlar la liquidación del contingente y pueden aplicarse para la valoración de absentismos en el cálculo de la nómina.

Reglamentaciones de Computo

En esta actividad IMG se indica las condiciones para el día que se debe evaluar y para el plan de horario de trabajo y presencia/absentismo. Estas condiciones deben cumplirse para poder seleccionar una regla de computo.

También se definen los datos prefijados de como de deben contar las presencias y los absentismos. El dato prefijado más importante es el porcentaje con el que se calculan las horas y los días de nómina a partir de las horas de presencia/absentismo.

Debe indicarse el porcentaje en el campo multiplicador de contingente. Puede especificar un multiplicador de contingentes para las horas y los días. Por norma general, se indican los mismos porcentajes.

Teóricamente también es posible que se desee contar los absentismos para la liquidación de contingentes de forma distinta a la valoración en el cálculo de nómina. En este caso es preciso que para liquidar el absentismo se utilice otra unidad diferente a la de valoración del absentismo en el cálculo de personal (Valoración de absentismos). De este modo, se pueden utilizar, por ejemplo, las horas de nómina determinadas para la liquidación del contingente y los días de nómina determinando para la valoración de absentismos para determinar medias.

Estructuras de las Reglas de Computo

Una regla de computo se puede componer de varias reglas individuales. Estas se distinguen por números de secuencia. El sistema recorre las reglas individuales hasta que accede a una regla.

Se pueden indicar varias condiciones que se deben cumplir para acceder a una regla. Si se debe cumplir la condición, indique seleccionando el campo correspondiente.

Ejemplo de Reglamentación de Computo

Ejemplo 1:

En una empresa los empleados tienen derecho a 5 días de formación de perfeccionamiento por año. Por este motivo, se crea un contingente de presencias de 5 días por empleado en el Infotipo contingentes de presencias (2007). De este contingente se liquida la clase de presencia Perfeccionamiento.

Por norma general, los seminarios no se imparten los días festivos.

Sin embargo, en la empresa hay empleados que han tenido que trabajar los festivos. Por este motivo, se requiere que no se liquide ningún festivo del contingente para la clase de presencia perfeccionamiento.

Para ello, marque el campo ninguno festivo en el área categoría de festivo y el campo horas teóricas > 0 en el área condiciones para horas teóricas.

Ejemplo 2:

Un grupo de empleados trabaja 40 horas a la semana, pero no de manera habitual, es decir, 5 días a la semana sino 4 días a la semana y 10 horas al día. Al igual que sus compañeros tienen derecho a 20 días de vacaciones al año. El plan de horario de trabajo por periodos de este grupo de empleados tiene la clase de computo del plan de horario de trabajo por periodos 05.

Un día de vacaciones de estos empleados vale 1.25 días, es decir, por cada día de vacaciones se deben deducir 1.25 días de su derecha a vacaciones.

Con la regla para el computo de absentismos se puede consultar la clase de computo del plan de horario de trabajo por periodos de modo que se pueda generar una regla que solo sea válida para planes de horario de trabajo con una clase computo del plan de horario de trabajo por periodos 05. Además de otras entradas posibles para la categoría de días festivos, di de la semana, etc. Inserte un multiplicador de días para horas o días del 125% en esta regla.

Tengamos en cuenta que, en todos los casos, incluidas las presencias y los absentismos que se deben contar al 100% se deben almacenar una regla correspondiente.

Especificar Reglamentaciones de Computo

Guía de Implementación de Customizing SAP – Gestión de Tiempos de Personal – Entradas y Gestión de Tiempos – Absentismos – Catalogo de Absentismos – Computo de Absentismos – Reglas para el Computo de Absentismos (nueva) – especificar Reglamentaciones de Computo.

Asignar Clases de Absentismos a Reglamentaciones de Computo

En esta activada IMG se especifica por clase de presencias/absentismo que reglamentación de debe utilizar para el computo de presencias y absentismos.

Como condiciones previas, tenemos los siguientes:

Las reglamentaciones de computo deben estar creadas:

Antigua: Fijar reglamentaciones de cómputo para tipo de contingente 99 y fijar computo de los días de presencia.

Nueva: Fijar reglamentaciones de computo.

Las clases de absentismo y las clases de presencia deben estar definidas.

Asignar Clases de Absentismo a Reglamentaciones de Computo

Guía de Implementación de Customizing SAP – Gestión de tiempos de Personal – entrada y Gestión de Tiempos – Absentismos – Catalogo de Absentismos – Computo de Absentismos – Asignar Clases de Absentismos a Reglamentaciones de Computo.

Si seleccionamos un absentismo, por ejemplo, veremos la reglamentación de computo que tiene asociada.

Definir Indicador para Calendario Personal

En esta actividad IMG, se especifica si un absentismo registrado debe figurar en el calendario personal del empleado con el tipo de absentismo es indicador de una posición que puede ser asignado a una clase de absentismo.

Por ejemplo; en el calendario personal del empleado les corresponde a las vacaciones el tipo absentismo H y a las enfermedades la K.

Es necesario que se cumplan las siguientes condiciones:

· Haber activado la agrupación de subdivisiones de personal para presencias/absentismos.

Hay que tener en cuenta que, si al definir las clases de absentismos copiamos ejemplos tipo de SAP, el indicador ya estará activado. La recomendación SAP es utilizar el estándar.

Definir Indicador para Calendario Personal

Guía de Implementación de customizing SAP – Gestión de Tiempos de Personal – Entrada y Gestión de tiempos –Absentismos – Catalogo de Absentismos – Definir indicador para Calendario Personal – Definir Indicador para Calendario Personal.

Ingresamos en la opción siguiente:

Una vez que ingresamos, seleccionaremos el tipo de absentismo/presencia a tratar:

Definir Reacciones en Caso de Superposición de Infotipos de Tiempos

En esta actividad IMG se especifica cómo debe reaccionar el sistema en caso de que registros de infotipos de tiempos existentes en el sistema se superpongan en el tiempo a registros de infotipos de tiempos recién creados.

Colisiones en Tiempos

Estas verificaciones de colisión también se asignan a nivel de subtipo. Para no tener que definir para cada subtipo la reacción de enlace temporal que debe tener con las demás otros infotipos o subtipos de un Infotipo, se han desarrollado el concepto de clase de enlace temporal.

La clase de enlace temporal permite agrupar los subtipos de un Infotipo que deben tener la misma reacción de enlace temporal (clase de presencia/absentismo; tipo de contingente de presencias/absentismos, clase de servicio de guardia y clases de suplencias).

A continuación, brindaremos algunos ejemplos, para ayudar a entender mejor estas posibles situaciones:

Ejemplo 1:

Las clases de absentismos “enfermedad con certificado médico”, “cura” y “Accidente laboral” aparecen en el estándar agrupados bajo la clase de enlace temporal “01”; las clases de absentismo “Vacaciones”, “día disponible/día de puente” y “Compensación de saldo de horario flexible”, bajo la clase de enlace temporal “02”.

La reacción de enlace temporal se especifica mediante un indicador de reacción. El indicador de reacción se establece para cada case de enlace temporal de un Infotipo o subtipo en relación con las clases de enlace temporal de todos los demás infotipos o subtipos.

El sistema puede reaccionar de cuatro formas distintas ante una colisión. Cada una de ellas puede definirse mediante un indicador de colisión:

A: El registro antiguo se delimita, es decir, desaparece en el ámbito de vigencia del nuevo. A partir del antiguo registro se crean uno o dos nuevos registros.

E: No es posible introducir el nuevo registro. El sistema emite un mensaje de error.

W: Es posible introducir el nuevo registro sin modificar el antiguo. El sistema emite un mensaje de advertencia.

N: es posible introducir el nuevo registro sin modificar el antiguo. El sistema no emite un mensaje de advertencia.

Ejemplo 2:

Se quiere evitar que la clase de absentismo enfermedad con certificado médico y la clase de absentismo vacaciones pagadas, que afectan al mismo periodo de tiempo, puedan agruparse. Para ello se asigna a la clase de absentismo enfermedad con certificado medica la clase de enlace temporal 02; y a la clase de absentismo vacaciones pagadas la clase de enlace temporal 01.

Para los casos en los que las dos clases de enlace temporal colisionan, se definen las siguientes reacciones de enlace temporal:

· Se desea que, cuando para un periodo ya se haya introducido un registro de vacaciones, la entrada de un registro de enfermedad provoque la delimitación del registro de vacaciones. En consecuencia, a esta combinación se le asignara la reacción de enlace temporal A. a partir del antiguo registro se crearán uno o dos nuevos registros.

Ejemplo:

· Nuevo: 10.01.1997 – 12.01.1997 enfermedad con certificado médico.

El resultado es que el antiguo registro se delimita y se crea un nuevo registro de vacaciones. Quedando de la siguiente manera:

· 10.01.1997 – 12-01.1997 enfermedad con certificado médico.

Ejemplo 3:

Se introduce un registro de suplencia para un periodo de tiempo para el que ya existe un registro de absentismo vacaciones pagadas. Como el empleado no puede realizar una suplencia durante un absentismo, a esta combinación se le asigna el indicador de reacción E (mensaje de Error).

Ejemplo 4:

Se introduce un registro de suplencia para un periodo de tiempo para el que ya existe un registro de horas extras. En principio, esta combinación es válida. Pero en determinadas condiciones, la suplencia puede conllevar horarios de trabajo modificados. Por ello se asigna a esta combinación el indicador de reacción W (mensaje de advertencia), para que se vuelva a revisar la entrada.

Ejemplo 5:

Se introduce un registro de contingente de absentismos para un periodo para el que ya existe un registro de presencias. Las presencias y los contingentes de absentismos no se superponen. Por ello se asigna a esta combinación el indicador de reacción N (introducir sin mensaje de advertencia).

Cuando se introducen registros de Infotipo, el sistema puede, en determinados casos, reaccionar de forma diferente a como se indica en las parametrizaciones del Customizing:

Características Especiales de los registros de un Día

Caso 1: un absentismo, presencia u horas extra colisiona con una suplencia, que se superpone al plan de horario de trabajo personal del empleado (no existen posiciones de suplencia o suplencias con indicaciones de horas en combinación con una posición). En la parametrización del sistema se ha definido el indicador de reacción A.

Como el registro de suplencias se toma como base para la valoración de presencias/absentismos u horas extras, no puede ser delimitado. En este caso el sistema emite un mensaje de error.

Caso 2: un absentismo con liquidación de contingentes colisiona con otro absentismo con liquidación de contingentes. Ambos absentismos liquidan del mismo contingente. En la parametrización del sistema esta combinación se ha definido con el indicador de reacción A.

El sistema, cuando se introduce el primer absentismo con liquidación de contingente (por ejemplo, vacaciones) liquida inmediatamente de un contingente, y por ello no puede delimitar los registros. Se producirán errores en el contingente de liquidación. Por esta razón, el sistema emite un mensaje de error.

Caso 3: un absentismo con liquidación de contingentes colisiona con un absentismo con liquidación de contingentes en el que la liquidación de contingentes se modifica manualmente. Tampoco en este caso es posible delimitar los registros. El sistema emite un mensaje de error.

Características Especiales de los registros de Infotipo inferiores a un día

Caso 1: un registro inferior a un día con indicación de hora colisiona con un nuevo registro inferior a un día con indicación de horas. En la parametrización del sistema se he definido para estas combinaciones el indicador de reacción A o E.

Como en este caso el sistema no puede delimitar los registros o estos no colisionan en determinadas condiciones, el sistema emite un mensaje de advertencia.

Caso 2: un registro inferior a un día con indicación de hora o con indicación de horas colisiona con un registro nuevo de un día o de menos de un día. En la parametrización del sistema de ha definido para esta combinación el indicador de reacción A.

Como en este caso el sistema no puede delimitar los registros, no es posible la introducción del nuevo registro. El sistema emite un mensaje de error.

Caso 3: Un registro inferior a un día con indicación de horas colisiona con un nuevo registro inferior a un día con indicación de horas o de hora. En la parametrización del sistema se han definido los indicadores de reacción A y E.

Como estos registros no se superponen en determinadas condiciones, el sistema solo emite un mensaje de advertencia, en vez de delimitar el registro antiguo o de evitar la introducción del nuevo.

Caso 4: Colisionan dos registros inferiores a un día con indicación de hora.

· Cuando los intervalos de tiempo de ambos registros no se superponen, es posible introducir el nuevo registro independientemente de la parametrización del sistema. En este caso no se emite ningún mensaje de advertencia.

o Si en la parametrización estándar, el indicador de reacción es E o W, el sistema reacciona como se ha explicado.

· El registro del día anterior se superpone al registro del día actual. En este caso, rigen las condiciones descritas en las características especiales de los registros inferiores a un día.

Intentemos que el número de clases de enlace temporal del estándar cubra todas las necesidades de la empresa y modifique únicamente los indicadores de reacción.

Especificar Reacciones en caso de Superposición de Infotipos Tiempos

Guía de Implementación de Customizing SAP – Gestión de tiempos de Personal – entrada y Gestión de Tiempos – especificar Reacciones en Caso de Superposición de Infotipos Tiempos.

A continuación, con un ejemplo, visualizaremos los indicadores de reacción establecidos.


 

 

 


Sobre el autor

Publicación académica de Hugo Armando Sanchez Cervantes, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP HCM.

SAP Expert


Hugo Armando Sanchez Cervantes

Profesión: Ingeniero Mecanico Industrial - Mexico - Legajo: FP14L

✒️Autor de: 201 Publicaciones Académicas

🎓Egresado de los módulos:

Disponibilidad Laboral: FullTime

Presentación:

Iniciado el estudio de sap

Certificación Académica de Hugo Sanchez

✒️+Comunidad Académica CVOSOFT

Continúe aprendiendo sobre el tema "Las Inasistencias, Faltas y Tardanzas" de la mano de nuestros alumnos.

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Creado y Compartido por: Verónica Isabel Zapata Leal / Disponibilidad Laboral: FullTime + Carta Presentación

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Creado y Compartido por: María Magdalena Briones Juárez / Disponibilidad Laboral: FullTime + Carta Presentación

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