✒️Introducción a la Administración del Personal en SAP

1.Introducción a la Administración del Personal en SAP

Con este componente podemos registrar y procesar datos relacionados con los empleados dentro de nuestra empresa, toda clase de información sobre un empleado de nuestra empresa la archivaremos en Infotipos.

Debemos tener en cuenta que los procedimientos del personal básicos dentro de la gestión de datos maestros, se representan mediante medidas de personal separadas.

Cada medida de personal, comprende una secuencia de Infotipos es importante que sepamos que a la secuencia establecida de Infotipos que surgen cuando ejecutamos una medida de personal la llamaremos Infogrupos.

Ejemplos más significativos de Medidas de Gestión de Personal son:

• Contratación de empleados, alta de un nuevo colaborador.
• La ejecución de cambios organizativos, cambios de posición, promociones, etc.
• Empleados que abandonan la empresa, renuncia o despido de un empleado de la compañía.

2.Estructura en SAP HR

Existen dos estructuras principales que debemos conocer para comenzar a trabajar en la Gestión de la Administración del Personal. La estructura de la empresa y la estructura del personal, ambas estructuras la podemos ver reflejados en el Infotipo 0001 de SAP.

Descripción de la Estructura base para la Gestión del Personal

Estructura Corporativa o Estructura de la Empresa: Esta estructura está conformada por:

• Sociedad FI: Se deberá definir por cada empresa que presenta balance, la definición se realiza desde el Módulo de Finanzas, podemos decir que la sociedad es la unidad organizativa de contabilidad externa más pequeña en la cual se puede crear una contabilidad financiera completa y aislada. La sociedad nos representa el nivel más elevado de la estructura de la empresa.

La Sociedad desempeña las siguientes funciones de Control:

1. Se utilizan para generar valores propuestos para el registro de datos como, por ejemplo, un área de nómina de un empleado.
2. Constituye un criterio de selección para las evaluaciones (Reportes).
3. Constituye una unidad de verificación de autorización.

• Divisiones de Personal: Es una unidad específica para la gestión de personal y representa una agrupación, normalmente geográfica, de una sociedad en sub-unidades. Constituyen una unidad para la verificación de autorizaciones y debemos asignarla unívocamente a la sociedad FI.

Cada división de personal se divide a su vez en subdivisiones de personal.

Las divisiones de personal desempeñan las siguientes funciones de control:

1. La utilizamos para generar valores propuestos para el registro de datos como, por ejemplo, un área de nómina del empleado.
2. Constituye un criterio de selección para nuestras evaluaciones.
3. Constituye una unidad de verificación de autorización.

• Subdivisión de Personal: Las subdivisiones de personal nos representan otro desglose de personal que se asocia a las distintas divisiones.

Las utilizamos para agrupar personal de acuerdo a las necesidades de nuestra empresa, por ejemplo, identificar al grupo de producción, identificar a los administrativos de los que realizan tareas que no son administrativas. Es la unidad más pequeña de la organización y como vimos es una clasificación de la división de personal, normalmente identificaremos a las filiales que pueda poseer la empresa en distintas regiones o bien áreas de procesos de negocios.

La subdivisión de personal vamos a utilizarlas por ejemplo para generar los valores propuestos del área de convenio colectivo y la clase de convenio colectivo, también los conceptos de la liquidación de haberes pueden ser específicos de una subdivisión de personal.

• Estructura de Personal: Los datos maestros de personal se agrupan dentro del sistema a través de la Estructura de Personal, en función de los tratamientos diferenciados que debamos darle a cada uno de los grupos definidos.

Dicho esto, la estructura de personal puede considerarse desde dos perspectivas distintas:

1. La perspectiva Administrativa.
2. La perspectiva de Organización.

Donde, la estructura administrativa de personal se compone de los siguientes elementos:

• Grupo de Personal.
• Área de Personal.
• Área de Nómina.

Y la estructura organizativa de personal se compone de los siguientes elementos:

• Posición.
• Función.
• Unidad Organizativa.

Esta última, la perspectiva de la organización, nos induce en los conceptos que fuimos tratando a lo largo de la unidad 2 de Gestión de la Organización en SAP y es técnicamente el Módulo de OM.

Por eso nos centraremos en la perspectiva Administrativa, donde repasaremos los principales conceptos que la componen.

• Grupo de Personal: Clasificación de los Empleados de la empresa según su vinculación con la misma, con el grupo de personal se realiza una división de los empleados a grandes rasgos, el grupo de personal define la posición y la relación del empleado frente a la empresa, permite efectuar una distribución aproximada de los empleados, por lo general a nivel de grupo de personal se distinguen los grupos de activos, jubilados, pensionados y externos.
• Área de Personal: Dentro de un grupo de personal se dan nuevas distinciones, las áreas del personal representan otro desglose de personal que se asocia a los distintos grupos. Establecimiento de agrupaciones para el cálculo de la nómina y tiempos, con ellas se realizan distinciones en cuanto a los diferentes convenios colectivos de trabajo.
• Área de Nómina: El área de nómina de personal representa una clasificación bajo la cual se específica la relación de un empleado con el pago de haberes(Nómina), usualmente esta clasificación suele ser mensual izados, jornalizados, quincenales, confidenciales.

Es decir que constituye una unidad organizativa para la ejecución de la liquidación de haberes, donde veremos agrupados a los empleados cuya nómina se calcula de la misma forma.