✒️La metodología ASAP

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Unidad 1: Introducción a la parametrización de SAP.

La metodología de implementación ASAP fue diseñada por SAP para ayudar a sus clientes, parteners consultoras a realizar una implementación rápida y de bajo costo.

La metodología ASAP permite:

- Minimizar el tiempo requerido entre la instalación y arranque a productivo.

- Maximizar la utilización de los recursos de los clientes y de los partners.

- Incorporar un esquema de entrenamiento orientado a los procesos.

- Obtener resultados en un "modelo de procedimientos" que puede ser usado en otras implementaciones con el cliente.

- Involucrar y lograr una pronta aceptación del sistema por parte de la comunidad de usuarios.

METODOLOGÍA

- Administración de calidad, proyecto, programas y riesgos.

- Organización de gestión del cambio y capacitación

- Requerimientos de procesos de negocio, diseño, configuración y pruebas.

- Gestión de contenidos e interfaces de usuario.

- Desarrollos.

- Seguridad, roles de trabajo y autorización del sistema.

- Administración del ciclo de vida de los datos.

- Administración de la solución tecnica.

- Seguridad de SAP.

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1. Preparación del proyecto
2. Planos de negocio
3. Realización
4. Preparación final
5. Go Live y Soporte

• Etapa 1: (Business BluePrint)
• Etapa 2: (Realización)
• Etapa 3: (Preparación Final)
• Etapa 4: (Arranque y soporte)

METODOLOGÍA ASAP - FASES

1. Preparación del proyecto
2. Diseño del proyecto (equipo de trabajo, tareas, recursos, tiempo y metodología)
3. Planos del negocio
4. Definición de Estructuras Organizativas
5. Definición de Procesos Funcionales
6. Definición de datos maestros
7. Documentación plano de negocios (Business BluePrint)
8. Realización
9. Parametrización del sistema
10. Sistema configurado y probado
11. Preparación final
12. Usuarios entrenados y sistema productivo preparado
13. Arranque productivo y soporte
14. Ingreso a productivo
15. Temas pendientes cerrados

FASE 1: Preparación del proyecto

Durante esta fase se entrenará en los fundamentos de SAP ERP y en el mapa de procedimientos de ASAP, se complementará el plan del proyecto de alto nivel y se revisara el esquema del hadware necesario.

El proyecto se iniciara oficialmente con una reunión de lanzamiento.

1) Preparación Inicial

¿Comó?

Se integra el equipo y se establecen todos los estandares gerenciales, junto con un plan de comunicación del proyecto.

¿Qué?

Frecuencia de reuniones, informes semanales, informes mensuales, documentación del proyecto, y en general la información del proyecto.

¿Quién?

El equipo de alta gerencia del proyecto

FASE 2: Planos del negocio (Business BluePrint)

El proposito de la fase de planos del negocio (Business BluePrint) es entender las metas del cliente y determinar los procesos de negocio necesarios para cumplir las mismas. Las reuniones de revisión Ejecutiva y de los procesos de negocio serán conduadas por los consultores del implementador.

Se prepara un "Plano del estado futuro y será presentado a sus ejecutivos para la aprobación del mismo".

2) Diseño de BBP'S

¿Comó?

Creado los planos de negocio necesarios para el proyecto con un entendimiento adecuado de los requerimientos.

¿Qué?

Entendido los objetivos de negocio y determinado los procesos para obtener estos definiendo el alcance final del proyecto.

¿Quién?

Diseños de procesos y consultores especializados en la implementación de dichos procesos.

EL BLUEPRINT ES DISEÑADO EN EQUIPO

--> Propósito

Comparar los procesos de la compañia con las mejores practicas de SAP y entender como trabajará la compañia en el futuro con el proceso definido.

--> Proceso

- Comenzar con el conocimiento de pre-blueprint

- Comparar con las mejores practicas de SAP

- Entender los GAPS

- Realizar lluvia de ideas sobre las soluciones o proceso a definir

- Desarrollar el "To Be" del proceso

- Convertir las soluciones en requerimientos

- Documentar

NOTA: AUDIO

"Este plano consistira en un diagrama de la estructura de la empresa, ademas del primer borrador de la definición de los procesos de negocios que se utilizara en su compañia. Las dos se presentaran de forma escrita y de diagrama con la elaboración de los planos se finalizara el alcance detallado del proyecto".

FASE 3: Realización

En esta fase el equipo del proyecto de la empresa y los consultores se separarán para terminar las actividades necesarias. El equipo del proyecto asistirá al entrenamiento de SAP, el entrenamiento tambien proporcionará un entendimiento de las herramientas y ayudas de referencia del sistema.

Mientras que el equipo del proyecto esta en entrenamiento los consultores configuraran los procesos de negocio definidos en los "planos aprobados". El sistema configurado reflejara la organización del cliente y los datos maestros y debera soportar un flujo totalmente integrado de los procesos del sistema.

Los flujos de procesos de negocios son configurados conjuntamente con el desarrollo de reportes, procedimientos de usuarios, escenarios de prueba y perfiles de seguridad.

Los ciclos no solo proporcionan indicadores para el equipo del proyecto, sino tambien proveen puntos claves para probar y simular partes especificas del proceso global de negocios.

Durante los ciclos el equipo del proyecto del cliente estará trabajando estrechamente con los consultores del implementador para definir los escenarios especificos de negocios y las condiciones de excepción.

Como una actividad paralela, son desarrollados y probados los programas de interface y conversión, asi como los reportes especiales.

3) Realización

¿Comó?

Realizando y probando el prototipo del diseño

¿Qué?

Configurando el sistema, realizando pruebas de escritorio, unitarias e integrales.

¿Quién?

Dueños de procesos y consultores especializados en la implementación de dichos procesos.

NOTA

Etapa 3: Realización

- Se trata de la fase mas importante de la metodología de implementación. El objetivo de la realización del proyecto es implementar todos los procesos empresariales, y los requisitos técnicos recopilados durante las fases previas.

Los consultores validan y actualizan la configuración y prueban los procesos mientras su equipo del proyecto actualiza las instrucciones de trabajo (por ejemplo, modelos de procesos empresariales) y realiza pruebas de unidad y de integración.

Es muy importante en esta etapa la revisión de la fase del proyecto y aprobación por parte del cliente. Los responsables del proyecto deberán estar presentes en todas las etapas de la validación del sistema y la comprobación de aceptación.

FASE 4: Preparación Final

El propósito basico de la fase de preparación final es terminar las pruebas finales del sistema, entrenar a los usuarios finales y llevar los datos y el sistema a un ambiente productivo.

- Las pruebas finales al sistema consisten en probar los procedimientos y programas de conversión y reportes especiales para fines legales y fiscales, probar los programas de interface a los sistemas actuales, llevar a cabo las pruebas de volumen y estres, asi como las pruebas de aceptación del usuario final.

Otro propósito de esta fase es crear una estrategia para la puesta en marcha. Este plan especificamente identifica la estrategia de conversión de datos, procedimientos iniciales de auditoria, y una estructura de soporte al equipo del proyecto.

El ultimo paso de esta fase es aprobar el sistema y asegurar que el cliente esté listo para la puesta en marcha del sistema SAP ERP.

Esta es la etapa de entrenamiento propiamente dicha cuando se transfiere el conocimiento al cliente. Los equipos se concentran en el acompañamiento de la realización del entrenamiento, nivel de frecuencia, cambio de grupos, desempeño de instructores y evaluaciones de reacción y retención, entre otros componentes del proceso enseñanza / aprendizaje.

Ademas como parte de las pruebas finales del sistema, se realizan los ajustes necesarios para resolver las cuestiones que hayan quedado pendientes.

FASE 5: Arranque productivo y soporte

Este proceso involucra no solamente verificar la precisión de las transacciones del negocio sino tambien entrevistar informalmente a los usuarios para verificar que sus necesidades hayan sido satisfechas.

Es el momento en que se utiliza el software de forma productiva en las operaciones diarias, se solucionan todos los errores y problemas, se finaliza la transición al equipo de soporte y producción, se completa la transferencia de conocimientos y se aprueba el proyecto.

NOTA:

En las implementaciones es muy importante conocer las fases de un proyecto de implementación, igualmente en cada proyecto hay un gerente del proyecto y de parte del implementador, que guía y coordina los trabajos de los consultores y un gerente de proyecto de parte del cliente que supervisa el proyecto y coordina las tareas con los usuarios claves y otras areas de la empresa.