✒️SAP HCM La preparación del Evento

Definir Componentes de Costes

Los componentes de costes se utilizan en la gestión de actos para determinar y reproducir los gastos de un acto. Estos componentes son necesarios para el traslado de costes del acto, para la facturación de actividades interna de las actividades del instructor, así como para determinar el precio de una propuesta.

Los componentes de costes se pueden archivar en tipos de recursos, recursos, tipos de actos y fechas de actos.

Accedemos a la parametrización mediante la siguiente ruta de acceso

IMG – Gestión de Eventos – Preparación del Evento – Definir componentes de Costes.

Verificamos si los componentes de coste necesarios existen en la tabla

Podemos también observar el detalle de cada uno

De ser necesario crearemos nuevos componentes, teniendo en cuenta los siguientes pasos:

1. Seleccionamos Entradas nuevas. En la imagen aparece “Entradas nuevas: Detalle añadido”.

2. Registramos el nuevo componente de coste con una Abreviatura y un Texto Explicativo.

3. Introducimos una fecha inicial y una fecha final para determinar un periodo en el que el componente de coste deberá ser válido.

4. Introducimos un importe de propuesta y su correspondiente moneda. Este importe se editará más tarde como valor de propuesta en la asignación de un componente de coste a un objeto (crear el Infotipo Costes a un objeto, por ejemplo, tipo de acto).

5. Indicamos una unidad de referencia (participante y/o unidad de tiempo, acto).

6. Indicamos si el componente de coste es relevante al traslado. En caso de que el componente de coste se utilice en el traslado de costes, indique además las correspondientes sociedades o sociedad CO y la clase de coste.

7. Para finalizar, Grabamos las entradas.

Definir Horarios

En esta actividad de la IMG definimos los horarios de los Eventos o Actos.

Horario de un Acto

El horario describe el horario completo de un acto que puede durar varios días y, en función del día del acto, puede componerse de tres horarios de tiempo diferentes, lo que se conoce como segmento del día.

Accedemos a la parametrización mediante la siguiente ruta de acceso

IMG – Gestión de Eventos – Preparación del Evento – Definir Horarios.

Verificamos los horarios que existen en la tabla.

Luego podemos ver los programas diarios de cada horario

Y, por último, ver la sección de día de cada programa diario

Si deseamos definir un horario nuevo y en la pantalla de imagen aparece “Modificar horario: Resumen”.

2. Verificamos si la lista contiene los segmentos del día, que desea asignar a un horario diario dentro de su horario.

Si este no fuera el caso, seleccionaremos Entradas nuevas e introduciremos una clave para el nuevo segmento del día.

Instalar Dirección de Edificio

En esta actividad IMG, se actualizan las direcciones de edificios. Las direcciones de edificio sirven como información de ubicación de salas.

Al crear un recurso “sala”, se puede actualizar el Infotipo “Dirección” y al mismo tiempo remitir a una dirección de edificio.

Actividades para la parametrización de este punto

Introducimos la dirección necesaria, introduciendo la denominación del edificio y su correspondiente dirección:

1. Seleccione en la imagen inicial “modificar dirección de edificio: Resumen”, la función Entradas nuevas. Accederá a una pantalla de datos “Entradas de datos: Detalle añadido”.

2. Introducimos la denominación completa y la abreviatura del edificio.

3. Introducimos si es necesario, un complemento de dirección, como por ejemplo el código postal.

4. Introducimos la calle y el número de la casa.

5. Introducimos el código postal y la población.

6. Introducimos la abreviatura del país.

7. Introducimos el prefijo de la región.

Accedemos a la parametrización mediante la siguiente ruta de acceso

IMG – Gestión de Eventos – Preparación del Evento – Instalar Dirección de edificio.

Verificamos las direcciones que existen en la tabla

Luego podemos ver el detalle de cada una de las direcciones

Población

En este capítulo realice las parametrizaciones necesarias para sedes de actos.

IMG – Gestión de Eventos – Preparación del Evento – Población.

Utilización de sede de evento

En esta actividad IMG se puede activar y desactivar el Flag SEDE para utilizar sedes del acto, fijándolo en 1 o 0.

Crear Sede

En esta actividad IMG se definen sedes de eventos

Al crear un evento lo puede vincular a una sede. Además, puede asignar recursos (ligados a la sede), por ejemplo, salas, a una sede. No obstante, estas vinculaciones se crean por primera vez en las actividades IMG crear salas y crear otros recursos.

Los datos que se pueden introducir para sedes hacen referencia a:

· Información adicional (Moneda, idioma y calendario para la regulación de días festivos en la sede del evento).

Cuando ingresamos nos topamos con la siguiente pantalla:

Video

Organizador

En esta sección cera como crear organizadores externos e internos

Los organizadores externos son objetos del tipo empresa, los internos son objetos del tipo unidad de organización.

Podemos asignar organizadores a tipos de actos. Esta vinculación, de todas formas, la realizaremos posteriormente a la actividad IMG – Crear tipo de acto.

IMG – Gestión de Eventos – Preparación del Evento – Organizador.

Como vemos, en este punto encontraremos tres pasos para customizing, los cuales comentaremos a continuación.

Especificar Tipos de Organizador

En esta actividad IMG se definen los tipos de organizador que se desean asignar a los organizadores y al mismo tiempo se especifica la secuencia en que se visualizan.

Los tipos de organizadores insertados en la tabla desde arriba hasta abajo se visualizan de izquierda a derecha en el dynpro.

En el sistema estándar están configurados los tipos de organizador “Empresa”, “Unidad Organizativa”, “Cliente” e “Interesado”.

Sin embargo, se pueden definir otros tipos de objeto como tipos de organizador.

Crear Empresa

En esta actividad IMG se definen Organizadores externos, es decir, empresas.

Una empresa puede utilizarse para distintas funciones dentro de la gestión de eventos.

· Como organizador potencial asignado para un tipo de evento.

· Además, una empresa puede estar asignada a u instructor o participante externos.

Para las empresas, se registran los datos de la dirección (Teléfono, fax, etc. Inclusive).

Crear Unidad de Organización

En esta actividad IMG, se definen organizadores internos.

Un organizador interno es una unidad de organización que realiza actos de formación y de perfeccionamiento.

Las unidades de organización se crean en el componente Plan de organización (PA – OS). Ahí se clasifica la estructura de organización de la empresa.

Si creamos una nueva unidad de organización, debemos insertarla en la estructura de organización. A continuación, verificamos si esta se ha creado.

Definir Grupo de Eventos y Tipos de Eventos

A continuación, visualizaremos las rutas para el acceso al customizing de estos puntos

Grupo de Eventos

IMG – Gestión de Eventos – Preparación del Evento – Grupo de Eventos.

Tipos de Eventos

IMG – Gestión de Eventos – Preparación del Evento – Tipos de Eventos.

Grupos de Eventos

En esta Actividad IMG se crean grupos de eventos que sirven a la jerarquía de oferta de eventos.

Los grupos de eventos se pueden asignar a tipos de eventos. Sin embargo, esta vinculación se realizará más adelante en la actividad IMG crear tipo de evento.

Los datos que debe registrar para los grupos de eventos son los siguientes:

Descripción General: El texto que almacene aquí se editara en el folleto del evento.

Vinculación – “Pertenece al grupo de eventos”: Aquí deberá asignar el grupo de eventos superior a un grupo de eventos. La jerarquía de grupos de eventos siempre se crea de arriba abajo.

Tipos de Eventos

En esta actividad IMG se crean tipos de eventos. Un tipo de evento es la descripción no general de un evento, como la fecha del evento.

Además, no debemos olvidar que podremos ingresar por catálogo a conocer los cursos y eventos creados. Desde aquí también podremos tratarlos

IMG – Gestión de Eventos – Preparación del Evento – Actualizar Datos Maestros por Catalogo.

Recursos

En el siguiente punto nos concentraremos en dos parametrizaciones esenciales para este tema.

Por un lado, los “tipos de Recursos” y por otro la creación de “Otros Recursos”.

Crear Tipo de Recurso

En esta actividad IMG se crean tipos de recursos

IMG – Gestión de Eventos – Preparación del Evento – Gestión de Recursos – Crear tipo de Recursos.

Mediante la asignación de tipos de recursos a un tipo de acto se especifican las utilidades disponibles requeridas. Se asignan las utilidades operativas, es decir, recursos, a un acto concreto.

Para salas en que se celebran actos, se pueden crear un tipo de recursos sala. Esto presenta la ventaja de que se pueden agrupar varias salas con el mismo equipamiento y las mismas propiedades bajo un tipo de recurso.

Para los tipos de recursos, se registran los datos que hacen referencia a la siguiente información:

Capacidad: Aquí se registran la cantidad mínima, optima y máxima de plazas disponibles para las salas. Esta capacidad se compara con la capacidad actualizada al contabilizar en la fecha del acto y para el tipo de acto.

Costes: Aquí se asignan costes a los tipos de recursos (Separados en componentes de costes), que se pueden trasferir a la contabilidad de costes y utilizar para determinar una propuesta de precio para un acto.

Indicador de Disponibilidad: Aquí se especifican todas las condiciones relacionadas con los tipos de recursos para la planificación de un acto.

· Atención: Solo los recursos que tienen el indicador “Obligatorio” se ocupan durante la selección automática de recursos.

Tipos de Recursos

Para el tipo de Acto, “Curso elemental de inglés” se precisan.

· Un instructor (a considerar también durante la planificación).

· Costes: Aquí se les asignan costes (estructurados en componentes de coste) a los recursos. Estos costes se trasfieren a la contabilidad de costes y se pueden utilizar para la elaboración de una propuesta de precio para un acto.

Vinculaciones:

Pertenece al Lugar: Esta vinculación se utiliza para recursos ligados al lugar, es decir, se indica la sede del recurso.

Es Especialización del tipo de recurso: Aquí debe indicar el tipo de recurso correspondiente al recurso. Esta vinculación es importante, al igual que la del recurso sala, en la planificación de actos.