✒️SAP HCM El registro de Suplencias y Presencias

Registro de Suplencias y Presencias

1. Suplencias: En el caso de que los empleados deban cambiar su horario de trabajo por otro, siendo que este cambio sea por un reemplazo o sustitución de otro puesto de trabajo o bien por un mero cambio operativo de su horario.

Esta novedad deberá ser ingresada en el infotipo 2003 - Suplencias

Un suplencia indica la modificación del horario teórico de trabajo de un empleado.

En SAP se suelen definir los siguientes tipos de suplencias:

• Cambio de Turno: esta clase de suplencia sera utilizada por los encargados de tiempos para indicar el cambio en el horario de trabajo del empleado, cuando los cambios se realizan a diario y eventualmente. Se podra elegir un horario ya parametrizado en el sistema, o directamente se podra indicar una hora inicio y una hora fin.
• Reemplazo: esta clase de suplencia sera utilizada cuando se reemplaza a un empleado por otro, entonces el que reemplaza tomara el horario de trabajo del reemplazado.
• Cambio de turno con cambio de categoría (se indica el subgrupo profesional)

****NOTA IMPORTANTE****: Para los cambios de turnos definitivos es aconsejable ejecutar una medida de personal que modificara el infotipo 0007 - Horario Teórico.

Y por ultimo vale mencionar que todos los tipos de suplencias tienen la posibilidad de asignar un centro de costo distinto al original del empleado.

2. Definir subdivisiones de personal para clases de suplencia:

En esta parametrización IMG, se asignan agrupaciones según clases de suplencias y de servicios de guardia a las divisiones / subdivisiones de personal. Como condiciones previas es necesario que existan las divisiones y subdivisiones de personal.

• Ruta: SPRO > Gestión de tiempos de personal > Entradas y gestión de datos de tiempos > Suplencias > Definir subdivision de personal para clases de suplencia.

3. Definir clases de suplencia

En esta actividad IMG, se definen las clases de suplencia y se especifican las clases de enlace temporal de la suplencia.

Antes de crear las clases de suplencias es necesario haber creado la agrupación de subdivisiones de personal para clases de suplencias.

La versión estándar de SAP incluye algunas clases de suplencias. Y SAP como recomendación nos dice que utilicemos los ejemplos tipo para clases de suplencias.

4. Definir clase de suplencia

• Ruta: SPRO > Gestión de tiempos de personal > Entrada y gestión de datos de tiempos > Supplencias > definir clases de suplencias.

Cuando ingresamos podemos parametrizar las clases de suplencias.

5. Fijar propuestas para clases de suplencia

En esta actividad IMG se actualiza la característica determinación de la clase de suplencia (vtart)

En esta característica se definen los tipos de suplencias que propone la versión estándar del sistema en el infotipo Suplencia (2003)

Estos valores de propuesta pueden ser variados en función de la estructura de organización y de personal de su empresa.

Para el área de personal "X", la versión estándar del sistema propone la suplencia por jefe de grupo.

La versión estándar de SAP incluye el valor de propuesta Suplencia con indicación de turno 02 sin otras restricciones.

• Ruta: SPRO > Gestión de tiempos de personal > Entrada y gestión de datos de tiempos > Suplencias > Fijar propuestas para clases de suplencia > Fijar propuestas para clases de suplencia

6. Registros de Presencias

Presencias: Cuando no se registran marcaciones, fichadas o cargadas de asistencias para un empleado, el sistema asume que este empleado no ha venido.

Si el motivo por el cual no se registro ninguna marcación es porque esta realizando alguna actividad para la empresa pero físicamente no se encuentra en la misma, pudiendo ser porque ha sido enviado a realizar un curso, o cualquier otra actividad correspondiente a su trabajo, este tipo de ausencia es considerado como una presencia, por lo que se contabiliza como tiempo trabajado.

Las empresas suelen requerir los siguientes tipos de presencias, entre otros:

1. Cursos / Capacitación
2. Tramites para la empresa
3. Viaje por trabajo

Estas presencias se utilizan por lo general para todos los empleados, cuando corresponda y sin topes de días. Además, es posible que se pidan cargar tanto en días como en horas.

Configuración de Presencias: Se debe ajustar la configuración de cada presencia conforme los requerimientos planteados por cada cliente o empresa.

7. Definir clases de presencias

En esta actividad IMG, se definen las clases de presencias respecto a una agrupación de subdivisiones de personal para clases de presencias/absentismos.

También se especifica como debe reaccionar el sistema cuando se introduce una presencia en las operaciones diarias de un empleado y coincide con uno o varios días libres de este.

Condiciones previas:

1. Decida las clases de presencias que quiere definir para su empresa.
2. Es necesario haber actualizado las agrupaciones de subdivisiones de personal para presencias/Absentismos.

Parametrización estándar

1. La versión estándar de SAP incluye ejemplos tipo para la subdivisión de personal 01
2. El sistema puede reaccionar de cuatro formas distintas si se introducen presencias en días festivos:

• E- el sistema rechaza la entrada
• W - el sistema acepta la entrada pero emite un mensaje de advertencia
• S - el sistema acepta la entrada pero advierte al usuario de la situación
• Blank - el sistema acepta la entrada

Ruta: SPRO > Gestión de tiempos de personal > Entrada y gestión de datos de tiempos > Presencias/Horarios de trabajo reales > Definir clases de presencias

8. Especificar imagen de entrada y clase de enlace temporal

Al igual que en los absentismos, debemos especificar imagen de entrada y clase de enlace temporal; pero ahora para las presencias.

La clase de enlace temporal controla la reacción del sistema cuando, al introducir un nuevo registro del infotipo Presencia (2002), este se superpone con otro infotipo de tiempos del sistema.

Condiciones previas: En la sección definir presencias se han definido todas las clases de presencias necesarias.

Parametrización estándar: Las clases de presencias incluidas en la versión estándar de SAP tienen asignados los números de imagen de entrada correspondientes.

En el estándar se asigna a los dynpros los siguientes números:

1. 2050: liquidación de contigentes
2. 2051: no hay liquidación de contingentes

Recomendación: Para configurar las clases de presencias utilice los ejemplos tipo del sistema. El proceso de copiado incluye los números de pantalla, de tal manera que las nuevas clases de presencias ya tienen asignados los números correctos. Compruebe que sólo copia clases de absentismos que se procesan de forma similar.

Actividades:

1. Comprobar si se ha asignado el numero de imagen correcto a todas las clases de presencias. Esto tiene especial importancia cuando quiera realizar una liquidación de contingente.

2. De ser necesario, modificaremos las entradas.

3. Crear la clase de enlace temporal para la clase de presencia. Encontraremos informacion conceptual sobre la definicion de clases de enlace temporal en el ejemplo para absentismo de la seccion reaccion en caso de superposicion de infortipos tiempos.

Ruta: SPRO > Gestion de tiempos de personal > Entrada y gestion de datos de tiempos > Suplencias > Presencias/Horarios de trabajo reales > Especificar imagen de entrada y clases de enlace temporal.

9. Especificar reglamentaciones de computo

Al igual que en los absentismos, debemos Especificar reglamentaciones de computo; pero ahora para las presencias.

En esta actividad IMG se especifica por clase de presencia/absentismo que reglamentación se debe utilizar para el computo de presencias y absentismos.

Nota: en función de las entradas almacenadas aquí la presencia o el absentismo se cuenta mediante la regla antigua o la regla nueva (Especificar reglamentaciones de computo). Esto lo vimos en el punto de absentismos.

10. Fijar indicador para calendario personal

Al igual que en los absentismos, debemos fijar indicador para calendario personal. El tipo de presencia es un indicador de una cifra que puede asignarse a una clase de presencia. Ejemplo, En el calendario personal del empleado, debe asignarse a los viajes de negocios el tipo de presencia R.

Condiciones previas:

1. Configurar la clase de presencia.
2. Es necesario que exista la agrupación de subdivisiones de personal para clases de presencias / absentismos.

Parametrización estándar: Cuando al configurar las clases de presencias se copian ejemplos tipo de SAP, también se copia el indicador con el que se asigna la relevancia para el calendario personal.

Ruta: SPRO > Gestión de tiempos de personal > Entrada y gestión de datos de tiempos > Suplencias > Presencia / Horarios de trabajo reales > Fijar indicador para calendario personal

Agradecimiento:

Ha agradecido este aporte: Juan Martinez Rojas