✒️SAP HCM El registro de Suplencias y Presencias

Lección 3. Registro de Suplencias y Presencias

Registro de suplencia.

En el caso de que los empleados deban cambiar de trabajo por otro , siendo que este cambio sea por un reempleo o sustitución de otro puesto de trabajo o bien por un mero cambio operativo de su horario.

Esta novedad deberá se ingresada en el infotipo 2003 – suplencias

Una suplencia indica únicamente las modificaciones del horarios teórico de trabajo de un empleado.

En base a las situaciones encontrada comúnmente, en SAP se suele definir, por Ejemplo, los siguientes subtipos de suplencias.

· Cambio de Turno: esta clase de suplencia será utilizada por los encargados de tiempos para indicar el cambio en el horario de trabajo del empleado, cuando los cambios son realizan a diario y eventualmente. Se podrá elegir un horario ya parametrizado en el sistema, o directamente se podrá indicar una hora inicio y una hora fin.

· Reemplazo: esta clase de suplencia será utilizada cuando se reemplaza a un empleado por otro, entonces el que reemplaza tomará el horario de trabajo del reemplazo.

· Cambio de turno. C/ Cambio de categoría (SE INDICA EL SUBGRUPO PROFESIONAL)

Para los cambios de turnos definitivos es aconsejable ejecutar una medida de personal que modificara el infotipo-0007-Horario Teórico.

Definir subdivisiones de personal para clases de suplencias

IMG se asigna agrupaciones según clases de suplencias y de servicios de guardia a las divisiones/subdivisiones de personal.

Ej. Las divisiones de personal clase suplencias.

Las divisiones de personal 0001 y 0002 trabajan con las misma clases de suplencias y servicios de guardia. Las división de personal 0003 tiene clase de suplencias y de servicios de guardia diferentes.

Como condiciones previas es necesarios que exista divisiones de personal y subdivisiones de personal.

Las versiones estándar SAP incluyen agrupación 01

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IMG, Gestión de Tiempo de personal > Entrada y gestión de tiempos > Suplencias.

Definición de clases de Suplencias.

IMG se define las clases de suplencias y especifica las clases de enlace temporal de la suplencia.

Ej. Suplir durante un día a un cargo superior y otro trabaja durante tres dias en jun turno con una remuneración diferente.

Antes de crear las clases de suplencias es necesario haber creados la agrupación de subdivisión de personal para la clase de suplencias

SAP como recomendación nos dice que utilicemos los ejemplos de tipo para clase de suplencia.

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IMG, Gestión de Tiempo de personal > Entrada y gestión de tiempos > Suplencias. > Definir clases de suplencias

· Cuando ingresamos podemos parametrizar las clases de suplencias.

Fijar propuesta de clase de suplencia.

IMG Se actualiza la característica Determinación de la clase de suplicia (VRART)

En esta característica se define los tipos de que propone la versión estándar del sistema en el infotipo SUPLENCIA 2003.

Estos valores de propuesta pueden ser variado en función de la estructura de organización y de personal de su empresa.

Ej. Si se produce una suplencia en el área de personal ‘’X’’ el sistema propone siempre el tipo de suplencia “Cambio de turno” Enel infotipo suplencia 2003

Para el área de personal “X” la versión estándar del sistema propone la suplencia por el jefe de grupo.

La versión estándar de SAP incluye el valor de propuesta suplencia con indicación de turno 02 sin otras restricciones

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IMG, Gestión de Tiempo de personal > Entrada y gestión de tiempos > Suplencias. > Fijar propuesta de suplencia.

Registro de Presencias.

Presencias

Cuando no se registran marcaciones, fichadas o carga de asistencias para un empleado, el sistema asume que este empleado no ha venido.

Si el motivo por el cual no se registra ninguna marcación es porque está realizando alguna actividad para la empresa pero físicamente no se encuentra en la misma, pudiendo ser porque ha sido enviado a realizar una comisión, o a tomar un curso o cualquier otra actividad correspondiente a su trabajo este tipo de ausencia es considerado como presencia , por lo que se contabiliza como tiempo trabajado.

Las empresas suelen requerir los siguientes tipos de Presencias entre otro:

· Curso /capacitación

· Tramites para la empresa

· Viaje por trabajo

· Etc.

Estas presencias se utilizan por lo general para todos los empleados, cuando corresponda y sin topes de dias.

Configuración de Presencias

Se debe ajustar la configuración de cada presencia conforme los requerimientos planeados por cada cliente o empresa.

Definir Clase de Presencias.

IMG se definen las clases de presencias respecto a una agrupación de subdivisión de personal para clase de presencias/absentismo.

También se especifica como debe reaccionar el sistema cuando se introduce una presencia en las operaciones diarias de un empleado y coincide con uno o varios dias libres de este.

Condiciones Previas:

1. Decida las clases de presencias que quieren definir para su empresa.

2. Es necesario haber actulizado las agrupaciones de subdivisiones de personal para presencias/absentismo.

Parametrización Estándar.

· La versión estándar de SAP incluye ejemplos tipo para la subdivisión de personal 01

· El sistema puede reaccionar de cuatro formas distintas si se introducen presencias en dias festivos:

1. E: el sistema rechaza la entrada

2. W: el sistema acepta la entrada, pero emite un mensaje de advertencia

3. S: el sistema acepta la entrada, pero advierte al usuario de la situación.

4. BLANK: el sistema acepta la entrada.

Cuando necesitemos crear nuevas clases de presencias, es recomendables copiar la ya existentes, para ello seleccionamos un clase de presencia que sea similar a la que deseamos configurar, debemos tener en cuenta que al copiarla, no solo se está copiado la información que se esta viendo en esta IMG, sino otras parametrizaciones que están definidas en las vistas

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IMG, Gestión de Tiempo de personal > Entrada y gestión de tiempos > Presencias/Horarios de trabajo reales > Definir clases de presencias.

· Una vez que ingresemos, visualizamos la tabla vista de presencia.

Especificar imagen de entrada y clase de enlace temporal

Al igual que los absentismos, debemos Especificar imagen de entrada y clase de enlace temporal; pero ahora para las presencias.

Con el Numero de imagen de entrada de una presencia, se determina con que imagen de entrada es introduce, visualiza y actualiza el registro de una clase de presencia.

La clase de enlace temporal controla la reacción de sistema cuando, al introducir un nuevo registro del infotipo PRESENCIA 2002, este se superpone con otro infotipo de tiempo del sistema.

Ej. Para procesar la presencia horas extras aprobadas, el sistema liquida del contingente de presencias. Para ello hay que asignar a la clase de presencia horas extras aprobadas la pantalla 2050

Condiciones previas: En la sección definir presencias se ha definido todas las clases de presencias necesarias.

Parametrización estándar: Las clases de presencias incluidas en la versión estándar de SAP tienen asignados los números de imagen de entrada correspondientes.

Estándar se asigna a los Dynpros los siguientes Números.

· 2050 - liquidación de contingentes

· 2051 - No hay liquidación de contingentes.

Recomendación: Para configurar las clases de presentación utilice los ejemplos tipo del sistema. El proceso de copiado incluye los números de pantallas, de tal manera que las nuevas clases de presencias ya tienen asignados los números correctos. Compruebe que únicamente copia clase de absentismo que se procesan de forma similar.

Actividades:

1. Comprobar si se ha asignado el número de imagen correcto a todas las clases de presencias. Estos tienen especial importancia cuando quiera realizar de contingentes.

2. De ser necesario, modificaremos las entradas.

3. Crear la clase de enlace temporal para la clase de presencia. Encontraremos información conceptual sobre la definición de clases de enlace temporal en el ejemplo para absentismo de la sección reacción en caso de superposición de infotipo tiempo.

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IMG, Gestión de Tiempo de personal > Entrada y gestión de tiempos > Presencias/Horarios de trabajo reales > Especificar imagen de entrada y clases de enlace temporal.

Especificar Reglamentaciones de Computo.

Al igual que en los absentismos, debemos Especificar reglasmentacion de computo; pero ahora para las presencias.

IMG se especifica por clase de presencia/absentismo que reglamentación se debe utilizar para el computo de presencias y absentismo.

IMG, Gestión de Tiempo de personal > Entrada y gestión de tiempos > Presencias/Horarios de trabajo reales> computo de presencia > Agrupar área de personal para contingentes de tiemp

Fijar indicador para Calendarios Personal.

Al igual que en los absentismos, debemos fijar indicador para Calendario Personal.

Se especifica si se debe asignar un tipo a las presencias que se introducen en el calendario personal del empleado. El tipo de presencia es un indicador de una cifra que puede asignarse a una clase de presencia.

Ej. En el calendario personal del empleado, sebe asignarse a los viajes de negocios el tipo de presencia R.

Condiciones Previas: se deben de cumplir las siguientes:

1. Es necesario haber configurado la clase de presencia.

2. Es necesario que exista las agrupaciones de subdivisiones de personal para clase de presencias/ absentismos.

Parametrización estándar: cuando al configurar las clases de presencias se copian ejemplo tipos de SAP, también se copia el indicador con el que se asigna la relevancia para el calendario personal.

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IMG, Gestión de Tiempo de personal > Entrada y gestión de tiempos > Presencias/Horarios de trabajo reales > Fijar indicador para calendario personal.

· Una vez ingresemos, visualizaremos las siguientes opciones:

- Definir indicador para calendario personal

- Especificar indicador de calendario para absentismo

Agradecimiento:

Ha agradecido este aporte: Juan Martinez Rojas