✒️SAP HCM El registro de Suplencias y Presencias

Registro de Suplencias Suplencias

En el caso de que los empleados deban cambiar su horario de trabajo por otro, siendo que este cambio sea por un reemplazo o sustitución de otro puesto de trabajo o bien por un mero cambio operativo de su horario.

Esta novedad deberá ser ingresada en el Infotipo 2003 – Suplencias.

Una suplencia indica únicamente la modificación del horario teórico de trabajo de un empleado.

En base a las situaciones encontradas comúnmente, en SAP se suelen definir, por ejemplo, los siguientes subtipos de suplencias:

Cambio de Turno: Esta clase de suplencia será utilizada por los encargados de tiempos para indicar el cambio en el horario de trabajo del empleado, cuando los cambios se realizan a diario y eventualmente. Se podrá elegir un horario ya parametrizado en el sistema, o directamente se podrá indicar una hora inicio y una hora fin.

Reemplazo: Esta clase de suplencia será utilizada cuando se reemplaza a un empleado por otro, entonces el que reemplaza tomará el horario de trabajo del reemplazado.

Cambio de turno c/ cambio de categoría: (se indica en el subgrupo profesional).

Para los cambios de turno definitivamente es aconsejable ejecutar una medida de personal que modificara el Infotipo 0007 – Horario Teórico. Por ultimo vale mencionar que todos los tipos de suplencias tienen la posibilidad de asignarle un Centro de Costo distinto al original del empleado.

Definir Subdivisiones de Personal para Clases de Suplencia

En esta actividad IMG, se asignan agrupaciones según clases de suplencias y de servicios de guardia a las divisiones/subdivisiones de personal.

Subdivisiones de Personal para Clases de Suplencia

Las divisiones de personal “0001” y “0002” trabajan con las mismas clases de suplencias y de servicios de guardia. La división de personal “0003” tiene clases de suplencias y servicios de guardia diferentes.

Como condiciones previas es necesario que existan las divisiones y subdivisiones de personal.

La versión estándar de SAP incluye ejemplos con la agrupación “01”.

Una recomendación que nos hace SAP es que utilicemos en primer lugar la agrupación para subdivisiones de personal para clases de suplencia “01”.

Definir Subdivisiones de Personal para Clases de Suplencia

Guía de Implementación de Customizing SAP – Gestión de Tiempos de Personal – Entrada y Gestión de Datos de Tiempos – Suplencias – Definir Subdivisiones de Personal para Clases de Suplencia.

Definir Clases de Suplencia

En esta actividad IMG, se definen las clases de suplencia y se especifican las clases de enlace temporal de la suplencia.

Un ejemplo puede ser un empleado debe suplir durante un día a un cargo superior y otro trabaja durante tres días en un turno con una remuneración diferente.

Antes de crear las clases de suplencias es necesario haber creado la agrupación de subdivisiones de personal para clases de suplencias.

La versión estándar de SAP incluye algunas clases de suplencias. Y SAP como recomendación no dice que utilicemos los ejemplos tipo para clases de suplencias.

Definir Clases de Suplencia

Guía de Implementación de Customizing SAP – Gestión de tiempos de Personal – Entrada y Gestión de Datos de tiempos – Suplencias – Definir Clases de Suplencia.

Cuando ingresemos podemos parametrizar las clases de suplencias. A continuación, veamos un ejemplo de un cliente “X”

Fijar Propuestas para Clases de Suplencia

En esta actividad IMG se actualiza la característica Determinación de la Clase de Suplencia (VTART).

En esta característica se definen los tipos de suplencias que propone la versión estándar del sistema en el Infotipo Suplencias (2003).

Estos valores de propuesta pueden ser variados en función de la estructura de organización y de personal de su empresa. Por ejemplo, si se produce una suplencia en el área de personal “X”, el sistema propone siempre el tipo de suplencia “cambio de turno” en el Infotipo Suplencias (2003).

Para el área de personal “X”, la versión estándar del sistema propone la suplencia por el jefe de grupo.

La versión estándar de SAP incluye el valor de propuesta Suplencia con indicación de tueno 02 sin otras restricciones.

Fijar Propuestas para Clases de Suplencia

Guía de Implementación de Customizing SAP – Gestión de Tiempos de Personal – Entrada y Gestión de Datos de tiempos – Suplencias – Fijar Propuestas para Clases de Suplencia

Registros de Presencias Presencias

Cuando no se registran marcaciones, fichadas o cargas de asistencias para un empleado, el sistema asume que este empleado no ha venido.

Si el motivo por el cual no se registró ninguna marcación es porque esta realizando alguna actividad para la empresa, pero físicamente no se encuentra en la misma, pudiendo ser porque ha sido enviado a realizar una comisión, o tomar un curso, o cualquier otra actividad correspondiente a su trabajo, este tipo de ausencia es considerado como una presencia, por lo que se contabiliza como tiempo trabajado.

Las empresas suelen requerir los siguientes tipos de presencias, entre otros:

· Trámites para la empresa.

· Etc.

Estas presencias se utilizarán por lo general para todos los empleados, cuando corresponda y sin topes de días. Además, es posible que se pidan cargar tanto en días como en horas.

Configuración de Presencias

Se debe ajustar la configuración de cada presencia conforme los requerimientos planteados por cada cliente o empresa.

Definir Clases de Presencias

En esta actividad IMG, se definen las clases de presencias respecto a una agrupación de subdivisiones de personal para clases de presencias/absentismos.

También se especifica cómo debe reaccionar el sistema cuando se introduce una presencia en las operaciones diarias de un empleado y coincide con otro o varios días libres de este.

Condiciones Previas

2. Es necesario haber actualizado las agrupaciones de subdivisiones de personal para presencias/absentismos.

Parametrización Estándar

· El sistema puede reaccionar de cuatro formas distintas si se introducen presencias en días festivos.

o W – El sistema acepta la entrada, pero emite un mensaje de advertencia.

o BLANK – El sistema acepta la entrada.

Recomendación:

Cando configuremos nuevas clases de presencias, es recomendable copiar las que ya están definidas, para ello seleccionamos una clase que sea similar a la que deseamos configurar. Debemos tener en cuenta que al copiar una clase de presencia no se copia solamente esta información que se puede visualizar en esta actividad de la IMG, simultáneamente se copiaran otras muchas más parametrizaciones previas que se pueden visualizar en otras vistas, por lo tanto, comprobemos las diferentes actividades antes de la parametrización.

Ruta y Transacción Definir Clases de Presencias

Guía de Implementación de Customizing SAP – Gestión de Tiempos de Personal – Entrada y Gestión de Tiempos – Presencias/Horarios de Trabajo Reales – Definir Clases de Presencias.

Una vez que ingresamos, visualizaremos la tabla:

Especificar Imagen de Entrada y Clases de Enlace Temporal

Al igual que en los Absentismos, debemos Especificar imagen de entrada y clases de enlace Temporal; pero ahora para las Presencias.

Con el número de imagen de entrada de una presencia, se determina con qué imagen de entrada se introduce, visualiza y actualiza el registro de una clase de presencia.

La clase de enlace temporal controla la reacción de sistema cuando, al introducir un nuevo registro del Infotipo presencia (2002), este se superpone con otro Infotipo de tiempos del sistema.

Ejemplo: Para procesar la presencia horas extras aprobadas, el sistema liquida del contingente de presencias. Para ello hay que asignar a la clase de presencias horas extras aprobadas la pantalla 2050.

Condiciones Previas: En la sección definir presencias se han definido todas las clases de presencias necesarias.

Parametrización Estándar: las clases de presencias incluidas en la versión estándar de SAP tienen asignados los números de imagen de entrada correspondientes.

§ 2050 – Liquidación de contingentes.

· Recomendaciones: Para configurar las clases de presencias utilice los ejemplos tipo del sistema. El proceso de copiado incluye los números de pantalla, de tal manera que las nuevas clases de presencias ya tienen asignados los números correctos. Compruebe que únicamente copia clases de absentismos que se procesan de forma similar.

Actividades:

Ruta y Transacción Especificar Imagen de Entrada y Clases de Enlace Temporal

Guía de Implementación de Customizing SAP – Gestión de Tiempos de Personal – Entrada y Gestión de Tiempos – Presencias/Horarios de Trabajo Reales – Especificar Imagen de Entrada y Clases de Enlace Temporal.

Especificar Reglamentos de Computo

Al igual que los Absentismos, debemos Especificar reglamentaciones de Computo; pero ahora para las Presencias.

En esta actividad IMG se especifica por clases de Presencia/Absentismo que reglamento se debe utilizar para el computo de presencias y absentismos.

Nota: en función de las entradas almacenadas aquí la presencia o el absentismo se cuenta mediante la regla antigua o la regla nueva (Especificar reglamentaciones de computo). Esto lo vimos en el apunte de Absentismos.

Fijar Indicador para Calendario Personal

Al igual que en los absentismos debemos fijar indicador para calendario Personal.

En este capítulo, se especifica que se debe asignar un tipo a las presencias que se introducen en el calendario personal del empleado. El tipo de presencia es un indicador de una cifra que puede asignarse a una clase de presencia.

Ejemplo: En el calendario personal del empleado, debe asignarse a los viajes de negocio el tipo de presencia R.

Condiciones Previas:

Deben cumplirse las siguientes condiciones:

2. Es necesario que exista la agrupación de subdivisiones de personal para clases de presencias / Absentismos.

Parametrización Estándar

Cuando al configurar las clases de presencias se copian ejemplos tipo de SAP, también se copia el indicador con el que se asigna la relevancia para el calendario personal.

Recomendación

Como consejo o recomendación, SAP siempre recomienda utilizar el estándar.

Ruta y transacción Fijar Indicador para Calendario Personal

Guía de Implementación de Customizing SAP – Gestión de Tiempos de Personal – Entrada y Gestión de Tiempos – Presencias/Horarios de Trabajo Reales – Fijar Identificador para Calendarios Personal.

Una vez que ingresamos, visualizamos las siguientes opciones:

Ingresamos a cada una de las mismas