✒️SAP MM Estructura de la Organización de Compras

Estructura de la Organización de Compras

Anteriormente analizamos la estructura organizativa de la empresa y también definimos cada uno de sus componentes, el Departamento de Compras organiza su estructura y funcionamiento de acuerdo a sus objetivos estratégicos.

Estructura de la Organización - Punto de vista físico.

Compras centralizadas: dentro del sistema será definida una sola Organización de Compra, será la encargada de gestionar todas las operaciones de compras del grupo de empresa.

El criterio que define la adopción de este caso, tiene que ver más con lo organizativo que con el aspecto legal, ya que desde ese punto de vista, cada operación será referida e imputada legal, económica y financieramente a la sociedad correspondiente.

Las ventajas que pueden mencionar sobre éste tipo de organización, son las siguientes:

Gestión y Control: esta estructura permite un mayor control sobre las operaciones.

Consolidación: se gestiona en forma colectiva la adquisición de bienes y servicios con lo cual aumentan las posibilidades de conseguir mejores precios y condiciones.

Apertura: se tendrá acceso a un número mayor de proveedores y mercados con la consiguiente ventaja de una mejor elección, basada en el conocimiento y los contactos.

Especialización: podría ser necesario un menor número de personas involucradas en la actividad, pero deberán contar con equipos especializados para áreas donde gestionen las compras (departamentos o categorías)

Automatización: la relación con los proveedores con grandes volúmenes de intercambio, facilitan la programación de operaciones y el intercambio electrónico de información (EDI)

Al referirse a compras centralizadas, no implica que la tarea la realice un grupo reducido de personas, sino se orientará a unificar las operaciones con las ventajas que se han mencionado.

Compras descentralizadas: aquí se estaría adoptando un esquema donde cada Sociedad establece su Organización de Compra y aprovisiona a todos sus centros asociados. Está más orientada a que cada Sociedad y los Centros que la conforman, gestionen las adquisiciones en forma autónoma.

En este caso, la organización de la Compañía se orienta a que no sólo, cada Sociedad gestione sus compras independientemente, sino que, en casos mas límites, lo haga cada uno de los Centros.

En contraposición con las ventajas de la otra forma de estructura, la opción descentralizada presenta otros beneficios a tener en cuenta:

Rapidez: este tipo de organización suele agilizar los proceso y hacerlos menos burocráticos que en aquellos donde las operaciones son de mayor envergadura.

Conocimiento: cuando las compras son efectuadas localmente, suele haber más conocimiento de las necesidades y costumbres de los solicitantes y las modalidades de los proveedores.

Negociación: quien conduce las operaciones de aprovisionamiento suele tener un contacto más cercano con los proveedores y conocer mejor sus modalidades y formas de operar.

Transporte: adquiriendo localmente los productos o contratando los servicios se reducen considerablemente los costos de transporte.

IMPORTANTE EN CASO DE IMPLANTACIÓN:

Por razones didácticas, asociamos las Organizaciones de Compra a Sociedad, ésto no es un requisito para SAP. Si no asignamos ninguna Sociedad a la Organización de Compra, ésta podrá gestionar operaciones de compras para cualquiera de las Sociedades, el único requisito será que los Centros correspondientes sean asociados a sus Sociedades.

Estructura de la Organización - Punto de vista operativo:

Este esquema de organización esta basado, fundamentalmente en la manera en que son asignados los Grupos de Compras o Compradores a las distintas unidades constituyentes de la organización comercial.

¿Que significa ésto? De manera similar al caso anterior, también podríamos estructurar el área de Compras de manera centralizada o distribuidas, de acuerdo a cómo asignamos la tarea de adquisición según las Sociedades y/o los Centros.

Compras distribuidas: Se definen dos o más Grupos de Compras (o Compradores), las que serán responsables de las tareas de adquisición de bienes y servicios para uno o más Centros asociados la la Empresa.

A partir del concepto de tener varios grupos, éstos podrían ser definidos de acuerdo a diversos criterios prácticos, por ejemplo:

Localización: cada grupo de compras será responsable de uno o más Centros en razón de sus ubicaciones.

Especialidad: ser pondrán en actividad distintos grupos acordes a la especialización que requieran las compras, esto es, por categoría de producto o contratación de servicios especializados entre muchos otros.

Volumen: podrían definirse grupos diferentes de acuerdo a un criterio de volúmenes de compras, asignando las compras generales y menores a un número relativamente grande de compradores (y grupos a los que se encuentren asociados) y definir otro reducido para las compras ligadas a grandes operaciones. SAP tiene un tipo especial de documento, llamado Pedido abierto o Contrato para arreglos a largo plazo o cantidades o montos importantes con los proveedores.

Compras centrales: aquí un solo Grupo de Compradores tendrá la responsabilidad de todas las operaciones de llevar adelante

Aunque estemos hablando de un sólo grupo, el mismo deberá contar con las habilidades y experiencias entre sus integrantes para gestionar las operaciones, de manera similar a las compras distribuidas.

Es importante mencionar que, aunque la intuición nos sugiera que existe una relación entre Organización de Compra y Grupos de Compra, para SAP no es así, ya que no hay una relación establecida. Por lo tanto, cualquier Grupo de Compras puede ser responsable de las adquisiciones a través de cualquiera de las Organizaciones de Compras y por extensión, para cualquiera de las Sociedades definidas en el sistema.

Estructura de la Organización - Casos Prácticos

Hasta ahora se han mencionado los casos generales, en los cuales pueden basarse las definiciones de las estructuras de compras. A continuación mencionamos algunos casos prácticos y opciones que podrán ser encontradas en las empresas o grupos de empresas.

Empresa compradora

Este ejemplo está referido al caso de grupos empresarios, donde un número de empresas se encuentran definidas en un mismo ambiente de SAP (o mandantes diferentes, si fuera el caso) y legalmente una de ellas cumple como única función comercial, abastecer de bienes y servicios a las empresas restantes.

En este caso, se deberán definir procesos comerciales dentro de SAP que permitan gestionar los procesos de Compras, Ventas y Administrativos que relaciones cada una de las empresas constitutivas.

Empresas con distintas actividades:

Dentro de las sociedades que constituyen el grupo, algunas de ellas se encargan de la producción de bienes, otras de la venta de los mismos y cada uno de ellas debe aprovisionarse de los insumos o productos que requiere para su funcionamiento.

En este caso, aunque todas se encuentren bajo un mismo mandante de SAP, deberá analizar su estructura de compras acorde a sus circuitos de negocios y necesidades, independiente de la definición de las restantes, o bien, consolidar algunas operaciones si fuera posible.