✒️SAP MM Estructura y descripción de los Documentos
SAP MM Estructura y descripción de los Documentos
3.- Estructura y descripción de los documentos
Todos los documentos de SAP están conformados por dos áreas principales:
1)Datos del Encabezado
2)Datos del Ítem o Posiciones.
2) Datos del Ítem o Posiciones
La información de esta parte del documento refiere a toda la información de los materiales y/o servicios a adquirir o contratar.
Estos datos pueden ser: código, descripción, cantidad, precio, centro, indicador de impuestos, imputación contable, fechas de entrega solicitada, documento de referencia, documentos asociados (históricos si hay)
Creación de documentos:
Los documentos de compras pueden ser creados manualmente en su totalidad o con referencia a otro documento existente.
Los ítems podrán ser incluidos mediante el código si hubieran sido creados en el Maestro de materiales o con una leyenda descriptiva si no lo estuviera. En este caso deberán suministrarse al sistema los valores no obtenidos del material y asignar el gasto a algún tipo de imputación (costo, venta,etc)
El documento asumirá los mensajes de salida parametrizados para imprimir, enviar e-mail,etc los que podrán ser modificados o eliminados, o bien ingresar otro manualmente.
Ingreso de información en los documentos:
La carga de datos del documento, comienza por el Encabezado.
Con una serie de datos obligatorios que deben ser registrados inicialmente, ya que definen las características de datos subsiguientes.
El maestro del proveedor asignará valores propuestos tales como condiciones de pago, moneda, dirección, entre otros.
Los ítems son creados con un número de posición automático (incremento fijo) y se deberán ingresar todos los datos obligatorios solicitados.
En caso de falta de uno o más datos obligatorios, salta al pulsar la tecla enter, y el sistema devuelve un mensaje de error en color rojo, si fuera una advertencia se presenta en color amarillo.
Documentos -Datos del Encabezado
Todos los documentos de SAP tienen en común su estructura de datos, por lo que habrá datos que son generales para todo el documento y otros asociados a los ítems o posiciones del mismo.
Cuando en un Pedido de Compra nos referimos a la Sociedad, Grupo de Compras, o Fecha del documento, estamos involucrando un sólo dato para todo el documento ya que es imposible tener más de uno válido para el mismo.
ENCABEZADO - Es la sección principal del documento que almacena todos los datos únicos del mismo, esto es valido para todo el documento. Por ejemplo, número y tipo de documento, fecha, proveedor, cliente, entre otros.
El concepto de "Cabecera" y "Posiciones" de un documento es muy importante para aquellos que requieren la extracción de datos de SAP o el diseño de reportes, ya que de su adecuada interpretación depende que sean fácilmente localizado su origen.
¿ A qué nos referimos con este concepto ? Siendo la Cabecera de un documento la que contiene todos los datos únicos del mismo, tal como se mencionara al principio, y se encuentran alojados en un mismo sitio y en un sólo registro, cuyo dato clave será el "Número del documento".
A diferencia de las Posiciones que podrán ser alojadas en uno o más registros de la tabla correspondiente.
Importante: En una factura, el dato de fecha de la factura, el proveedor y la moneda deber ser un dato del encabezado. Porque no hay posibilidad alguna que una misma factura sea confeccionada por más de un proveedor o en distintas monedas.
Documentos: Datos Items.
Todo documento de SAP tiene asociado uno o más ítems, o posiciones donde se describen los datos particulares de cada uno de ellos.
Los datos más comunes son el código del producto, o servicio y cantidad, no obstante, hay una colección de datos cuya relación con el ítem son indudables: precio, unidad de medida, peso y volumen, fecha de entrega, entre otros.
Algunos pueden no ser tan claros como: código de impuesto (IVA), fecha de entrega o descuento, en los cuales puede dudarse si corresponderán a datos de ítems o encabezado.
Sobre el autor
Publicación académica de Patricia Jacqueline Martinez Alonso, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP MM.
SAP Master
Patricia Jacqueline Martinez Alonso
Uruguay - Legajo: PK54W
✒️Autor de: 105 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
Presentación:
Hola soy patricia, saludo al profesor y compañeros. estoy interesada en profundizar mis estudios en esta herramienta.
Certificación Académica de Patricia Martinez
Disponibilidad Laboral: FullTime
