✒️SAP MM Etapas y documentos del proceso de compras
SAP MM Etapas y documentos del proceso de compras
LECCIÓN # 2- ETAPAS Y DOCUMENTOS DEL PROCESO DE COMPRAS
Proceso de Compras – Etapas
Proceso de Compras.- es un componente de la gestión de materiales y el encargado de la adquisición de bienes y servicios externos mediante la planificación de necesidades, elección de la mejor fuente de aprovisionamiento, seguimiento de la entrega y facturación del proveedor.
1. Determinación de Necesidades.- se identifican por medio de la planificación y el control de la demanda o la demanda para control de stocks. La verificación regular de los niveles de stock de materiales definidos por los registros maestros, la utilización del método Punto de pedido y los pronósticos asado en el consumo anterior.
2. Creación Solicitud de Pedido.- Documentos generado a propuesta de cualquier sector de la empresa para la adquisición de bienes o servicios que comienza el proceso de compras. La creación puede ser manual o automática.
3. Liberación Solicitud de Pedido.- Proceso de aprobación de la compra por parte de los responsables. Dicha estrategia es opcional y dependiente de uno o más parámetros del sistema. (Centro, Centro de Costo, Artículos, importe, etc.)
4. Determinación de Fuente de Adquisición.- Cotización El componente de compras ayuda a identificar fuentes de aprovisionamiento potenciales basándose en historial de pedidos y contratos de entrega ya existentes a largo plazo. Esto acelera la petición de oferta que pueden enviarse a los proveedores. Se crea una cotización para cada uno de los posibles ofertantes, luego se registran en el sistema sus respuestas.
5. Selección del proveedor.- Comparación de Ofertas.- El sistema permite el ingreso de las ofertas provenientes de diversos proveedores o simular escenarios de determinación de precio, permitiendo la comparación de varias ofertas diferentes a partir de la previa calificación de los ofertantes (función de calidad, precio, cumplimiento, antecedentes, servicio, entrega, etc.)
6. Gestión del pedido.- Orden de Compra.- El sistema de compras toma información de la solicitud y de la Oferta para facilitar la creación del Pedido. Al igual que en el caso de las solicitudes de Pedido, el usuario puede generar pedidos o hacer que el sistema los genere en automático. También admite el uso de otros documentos contemplados por el sistema como planes de entregas y contratos.
7. Liberación del pedido.- Proceso de aprobación de la compra por parte de los responsables.
8. Entrada de Mercadería.- El registro en el sistema, confirmando su ingreso mediante el número de pedido asociado.
9. Control de la Factura.- Verificación de factura enviadas por los proveedores. Se validad las desviaciones de cantidades y precios, puesto que en el sistema tiene acceso a los datos del pedido y la entrada de mercadería. Esto acelera el proceso de auditoría y compensación de facturas para el pago.
10. Gestión de Pago
2 CICLO DE APROVISIONAMIENTO
Flujo de documentos de compra asociados a un proceso manual. Se inicia con una Solped como necesidad de provisión, se genera el pedido de compra al proveedor y luego la mercadería o servicio se recepciona, chequea y registra la factura del proveedor.
· La herramienta de planificación de necesidades (llamada MRP) permite la creación automática de solicitudes de pedido basadas en los requerimientos expresados por cada sector o la necesidad de la actualización del stock.
· Un Pedido puede ser creado automáticamente basándose en una Solicitud de Pedido donde se indicó el proveedor y ha sido previamente configurado en el maestro de material y el proveedor.
· Asociada a la Entrega de Mercadería puede indicarse un Aviso de Entrega para sr enviado automáticamente al proveedor.
· Sap dispone de la herramienta de Facturación Automática, lo que habilita al sistema a registrar facturas de proveedores automáticamente si ha sido previamente configurado en la parametrización.
1. CICLO DE SELECCIÓN Y PEDIDO
Sap provee herramientas que determinan las necesidades de aprovisionamiento y posterior selección del proveedor mas conveniente. Basado en propuestas de cotización efectúa su comparación. (precio, calidad, cumplimiento, garantía. Etc)
· El área de compras determina las necesidades de bienes y servicios basados en las herramientas MRP y el aporte de cada sector o concepto involucrado (reposiciones, ventas, mantenimiento, producción, etc.)
· El área de Compras genera peticiones de Oferta, las envía a varios proveedores y las cotizaciones recibidas con posterioridad son registradas en el sistema.
· El área de Compras utilizará el registro de cotizaciones para ejecutar un proceso de comparación y elección de la propuesta más conveniente (configurable).
· El resultado de las cotizaciones puede generar automáticamente el pedido y las comunicaciones automáticas de rechazo de cotizaciones a los proveedores.
RECEPCIÓN DE MERCADRÍA Y FACTURACIÓN
Una vez definido el proveedor y enviado el pedido, el sistema queda a la espera de recibir el material o servicio y gestionar la aceptación, posteriormente se procesará la recepción y verificación de la factura y el consecuente registro de la deuda en Cuentas a Pagar.
· Al registrar la entrada de mercancía basada en un pedido, el sistema verifica las cantidades entre ambos documentos y admite desvíos basados en cantidades y/o porcentajes o un suministro incompleto establecidos por parametrización
· El registro de factura del proveedor verifica su información comparada con el pedido e ingreso de mercadería, validando desvíos de acuerdo a la parametrización. El sistema solicita datos adicionales a fin de generar los documentos contables asociados al movimiento lo que requiere la correcta configuración del modulo FI.
DETERMINACIÓN DEL PROVEEDOR.
· La petición de Oferta se genera a partir de una Solicitud de Pedido y luego se replica para ser enviada a cada proveedor.
· Cuando son recibidas las respuestas de cada uno de los proveedores, la información suministrada es registrada en el sistema y una herramienta permite la generación de un informe con los resultados para cada una de ellas y la propuesta más conveniente a partir de las sendas más convenientes
· A partir del resultado se enviara el pedido al proveedor escogido y se tendrá la opción a modo de gentileza de enviar una nota a los proveedores que hayan sido rechazados.
 
 
 
Agradecimiento:
Ha agradecido este aporte: Maria Sanjines
Sobre el autor
Publicación académica de Deyanira Arriaga Villegas, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP MM.
Deyanira Arriaga Villegas
Profesión: Ingeniero Sistemas Computacionales Administrativos - Mexico - Legajo: BL69A
✒️Autor de: 61 Publicaciones Académicas
🎓Egresado del módulo:
Certificación Académica de Deyanira Arriaga