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✒️SAP MM Etapas y documentos del proceso de compras

SAP MM Etapas y documentos del proceso de compras

SAP MM Etapas y documentos del proceso de compras

LECCIÓN # 2- ETAPAS Y DOCUMENTOS DEL PROCESO DE COMPRAS

Proceso de Compras – Etapas

Proceso de Compras.- es un componente de la gestión de materiales y el encargado de la adquisición de bienes y servicios externos mediante la planificación de necesidades, elección de la mejor fuente de aprovisionamiento, seguimiento de la entrega y facturación del proveedor.

1. Determinación de Necesidades.- se identifican por medio de la planificación y el control de la demanda o la demanda para control de stocks. La verificación regular de los niveles de stock de materiales definidos por los registros maestros, la utilización del método Punto de pedido y los pronósticos asado en el consumo anterior.

2. Creación Solicitud de Pedido.- Documentos generado a propuesta de cualquier sector de la empresa para la adquisición de bienes o servicios que comienza el proceso de compras. La creación puede ser manual o automática.

3. Liberación Solicitud de Pedido.- Proceso de aprobación de la compra por parte de los responsables. Dicha estrategia es opcional y dependiente de uno o más parámetros del sistema. (Centro, Centro de Costo, Artículos, importe, etc.)

4. Determinación de Fuente de Adquisición.- Cotización El componente de compras ayuda a identificar fuentes de aprovisionamiento potenciales basándose en historial de pedidos y contratos de entrega ya existentes a largo plazo. Esto acelera la petición de oferta que pueden enviarse a los proveedores. Se crea una cotización para cada uno de los posibles ofertantes, luego se registran en el sistema sus respuestas.

5. Selección del proveedor.- Comparación de Ofertas.- El sistema permite el ingreso de las ofertas provenientes de diversos proveedores o simular escenarios de determinación de precio, permitiendo la comparación de varias ofertas diferentes a partir de la previa calificación de los ofertantes (función de calidad, precio, cumplimiento, antecedentes, servicio, entrega, etc.)

6. Gestión del pedido.- Orden de Compra.- El sistema de compras toma información de la solicitud y de la Oferta para facilitar la creación del Pedido. Al igual que en el caso de las solicitudes de Pedido, el usuario puede generar pedidos o hacer que el sistema los genere en automático. También admite el uso de otros documentos contemplados por el sistema como planes de entregas y contratos.

7. Liberación del pedido.- Proceso de aprobación de la compra por parte de los responsables.

8. Entrada de Mercadería.- El registro en el sistema, confirmando su ingreso mediante el número de pedido asociado.

9. Control de la Factura.- Verificación de factura enviadas por los proveedores. Se validad las desviaciones de cantidades y precios, puesto que en el sistema tiene acceso a los datos del pedido y la entrada de mercadería. Esto acelera el proceso de auditoría y compensación de facturas para el pago.

10. Gestión de Pago

2 CICLO DE APROVISIONAMIENTO

Flujo de documentos de compra asociados a un proceso manual. Se inicia con una Solped como necesidad de provisión, se genera el pedido de compra al proveedor y luego la mercadería o servicio se recepciona, chequea y registra la factura del proveedor.

· La herramienta de planificación de necesidades (llamada MRP) permite la creación automática de solicitudes de pedido basadas en los requerimientos expresados por cada sector o la necesidad de la actualización del stock.

· Un Pedido puede ser creado automáticamente basándose en una Solicitud de Pedido donde se indicó el proveedor y ha sido previamente configurado en el maestro de material y el proveedor.

· Asociada a la Entrega de Mercadería puede indicarse un Aviso de Entrega para sr enviado automáticamente al proveedor.

· Sap dispone de la herramienta de Facturación Automática, lo que habilita al sistema a registrar facturas de proveedores automáticamente si ha sido previamente configurado en la parametrización.

1. CICLO DE SELECCIÓN Y PEDIDO

Sap provee herramientas que determinan las necesidades de aprovisionamiento y posterior selección del proveedor mas conveniente. Basado en propuestas de cotización efectúa su comparación. (precio, calidad, cumplimiento, garantía. Etc)

· El área de compras determina las necesidades de bienes y servicios basados en las herramientas MRP y el aporte de cada sector o concepto involucrado (reposiciones, ventas, mantenimiento, producción, etc.)

· El área de Compras genera peticiones de Oferta, las envía a varios proveedores y las cotizaciones recibidas con posterioridad son registradas en el sistema.

· El área de Compras utilizará el registro de cotizaciones para ejecutar un proceso de comparación y elección de la propuesta más conveniente (configurable).

· El resultado de las cotizaciones puede generar automáticamente el pedido y las comunicaciones automáticas de rechazo de cotizaciones a los proveedores.

RECEPCIÓN DE MERCADRÍA Y FACTURACIÓN

Una vez definido el proveedor y enviado el pedido, el sistema queda a la espera de recibir el material o servicio y gestionar la aceptación, posteriormente se procesará la recepción y verificación de la factura y el consecuente registro de la deuda en Cuentas a Pagar.

· Al registrar la entrada de mercancía basada en un pedido, el sistema verifica las cantidades entre ambos documentos y admite desvíos basados en cantidades y/o porcentajes o un suministro incompleto establecidos por parametrización

· El registro de factura del proveedor verifica su información comparada con el pedido e ingreso de mercadería, validando desvíos de acuerdo a la parametrización. El sistema solicita datos adicionales a fin de generar los documentos contables asociados al movimiento lo que requiere la correcta configuración del modulo FI.

DETERMINACIÓN DEL PROVEEDOR.

· La petición de Oferta se genera a partir de una Solicitud de Pedido y luego se replica para ser enviada a cada proveedor.

· Cuando son recibidas las respuestas de cada uno de los proveedores, la información suministrada es registrada en el sistema y una herramienta permite la generación de un informe con los resultados para cada una de ellas y la propuesta más conveniente a partir de las sendas más convenientes

· A partir del resultado se enviara el pedido al proveedor escogido y se tendrá la opción a modo de gentileza de enviar una nota a los proveedores que hayan sido rechazados.


 

 

 

Agradecimiento:

Ha agradecido este aporte: Maria Sanjines


Sobre el autor

Publicación académica de Deyanira Arriaga Villegas, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP MM.

SAP Senior

Deyanira Arriaga Villegas

Profesión: Ingeniero Sistemas Computacionales Administrativos - Mexico - Legajo: BL69A

✒️Autor de: 61 Publicaciones Académicas

🎓Egresado del módulo:

Certificación Académica de Deyanira Arriaga

✒️+Comunidad Académica CVOSOFT

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SAP Junior

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PROCESO DE COMPRAS- DEFINICION Y ETAPAS Encargado de la adquisicion de bienes y servicios mediante la planificacion de necesidades, eleccion de la mejor fuente de aprovisionamiento, seguimiento de la entrega y facturacion del proveedor. Se encuentra relacionado con ventas, contabilidad, producccion y mantenimiento. ETAPAS: DETERMINACION DE NECESIDADES CREACION DE SOLPED LIBERACION DE SOLPED DETERMINAR FUENTES DE ADQUISICION SELECCIONAR PROVEEDOR GESTION DEL PEDIDO LIBERACION DEL PEDIDO ENTRADA DE MERCADERIA CONTROL DE FACTURAS GESTION DE PAGOS DETERMINACION DE NECESIDADES: las necesidades de materiales se definen por medio de la planificacion y el contol de necesidades o demanda para control de...

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Es importante conocer cada una de las etapas que componen el proceso de compras para asi identificar el porque es necesario seguir un proceso y que cada uno de los involucrados en el grupo tienen una responsabilidad bien sea, Solicitar una cantidad,Generar solicitud,Escoger un proveedor,Validar la cantidad de mercancia que ingreso y finalmente confirmar y verificar que la factura corresponda a lo pedido.

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Creado y Compartido por: Alfredo Montes Ramírez

 


 

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