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SOLICITUD DE PEDIDO GENERALIDADES

Solped

Es un documento interno que se debe generar cada que vez que un sector o integrante de la empresa requiere un material o servicio y debe solicitarlo al departamento de compras.

EL documento puede ser generado manualmente ante una solicitud de adquisición o bien automáticamente frente a actividades en otros departamentos, tales como producción o mantenimiento.

También se usa para la reposición de stock cuando se analizan las necesidades (MRP)

En los casos de materiales consumibles (materiales, oficina, accesorios computadores, etc) la creación del documento requiere la imputación de algún objeto contable, esto es, centro costo, activo fijo, pedido de venta, proyecto, orden de fabricación, etc

El sistema admite que al documento se le ingresen materiales definidos en el maestro de materiales en cuyo caso bastará indicar el código, mientras que en el caso contrario, deberá ser indicada una descripción, imputación de contable, etc.

El objetivo estará focalizado en trabajar sobre cada uno de los documentos principales del Proceso de Compras. De cada uno de ellos, nos interesa conocer algunos puntos esenciales que mencionamos a continuación:

• Etapa de participación en el Proceso.
• Sector o integrantes de la empresa que lo originan o procesan.
• Mecanismos mediante los cuales pueden generarse.
• Interacción con otros documentos o módulos del sistema.
• Procedimiento de creación, modificación y liberación de los documentos.
• Procedimiento de creación con y sin referencia a otros documentos.
• Diferentes variantes u operaciones para cada documento.
• Mención y análisis de los datos principales.
• Concepto de Estrategia de liberación y bloqueo de documentos.
• Procedimiento de liberación y desbloqueo de documentos.
• Reporting o herramientas de listados y estadísticas de documentos.

Algunas caracteristicas y peculiaridades de éste documento:

La solicitud de pedido es un documento interno que se genera toda vez que algún sector o integrante de la compañia requiere un material o servicio y debe solicitarlo al Departamento de Compras.

El documento puede ser generado manualmente ante una solicitud de adquisición o bien automáticamente frente a actividades en otros departamentos tales como Producción o Mantenimiento.

Otra vía de creación de este tipo de documento es la producida durante el análisis de necesidades de reposición de stock, conocido como MRP.

En los casos de Materiales consumibles, la creación del documento requiere la imputación a algún objeto contable, centro de coste, activo fijo, pedido de venta, proyecto, orden de fabricacion, etc. En cada caso será solicitado el dato correspondiente al cual asociar la operación de compra.

El sistema admite el ingreso en el documento, de materiales definidos en el Maestro de Materiales en cuyo caso bastará la indicación del código, mientras que en el caso contrario, deberá ser indicada una descripción, imputación contable, etc.

Solicitud de Pedido - Participación en el Proceso de Compras

Se trata del primer documento de la cadena de compras y sólo es precedido por una etapa de "Determinación de necesidades" en la cual el Área de Compras, como posible iniciador de las actividades, recurre a herramientas manuales o automáticas para determinar cuales son los requerimientos de compra actuales, a partir de los diversos factores intervinientes.

• Stock actual disponible para su utilización.
• Solicitudes de pedido o pedidos ya creados y en proceso.
• Productos vendidos a clientes y comprometidos para la entrega
• Productos requeridos para los procesos productivos
• Productos requeridos para el mantenimiento de la planta.
• Requerimiento de adquisición de productos para satisfacer el stock

Solicitud de Pedido - Ejemplos

Materiales para consumo:

Administración: requiere la reposición de insumos de libreria

Informatica: requiere insumos aplicados a los equipos informaticos

Mantenimiento: requiere la reposición de repuestos para tareas de mantenimiento de la planta o maquinaria.

Materiales para stock (producción y venta)

Producción: adquisición de productos, insumos y materias primas para la ejecución de procesos productivos.

Venta: adquisición de productos para satisfacer la demanda de los clientes (productos terminados, repuestos, accesorios, etc)

Bienes de uso: (activos fijos)

Informatica: adquisición de nuevas computadoras, notebooks, impresoras, etc.

Administración: adquisición de máquinas de oficina, escritorios, etc.

Gerencias: adquisición de coches o camiones para uso del personal.

Producción: adquisición de nueva maquinaria o herramientas.

De manera similar, un integrante del Departamento de Compras puede ejecutar el mencionado proceso MRP y de cuyo resultado, crearse automáticamente una serie de solicitudes de pedido acordes a las necesidades detectadas por el sistema.

En el último caso, la adquisición de los bienes mencionados requiere de una configuración y planificación particular que hace que el proceso sea manual en la generalidad de los casos.

Asignación contable:

Cuando un material es adquirido, pasa a ser parte de los bienes de la Empresa. De acuerdo a la aplicación a la que esté destinado, la asignación contable que se efectúa al incorporar el bien.

Las diversas opciones de imputación son las siguientes:

Stock: (en blanco) en el caso de un material adquirido para formar parte del stock y al cual se le darán diversos usos. Se podrá incorporar al inventario de la Empresa, su ingreso será imputado a nivel contable a una cuenta determinada que se encuentra preconfigurada en el sistema.

Cuando no se ha hecho ninguna imputación, SAP entiende que todos los movimientos serán imputados a cuentas de stock, podrás observar que a nivel del ítem no presenta la solapa de "imputación".

Centro de coste/beneficio: (K) Cuando el material será consumido por algunas de las secciones de la empresa, a fin de alimentar un módulo que mencionamos al principio (Controlling) los movimientos contables que ocasione una operación de este tipo serán imputados a un determinado centro de coste o compartido por varios de ellos.

En este caso, encontraremos la solapa "imputación" en la sección inferior de la pantalla y dentro de ella los datos que serán solicitados como obligatorios, que son la cuenta de mayor y el centro de coste.

Activo fijo:(A) En cuanto la empresa adquiera un bien de uso, esto es, una computadora, un automovil, etc cuya finalidad será su uso para las activdades que desarrolla.

Proyectos: (P) En el momento que se encara un proyecto de cualquier naturaleza y desee individualizar los movimientos y gastos en los que se incurre, se utilizará este tipo de imputación.

Pedido del cliente: (C) se aplica cuando se desee individualizar todos los movimientos asociados a operaciones de venta a clientes (el area de ventas habrá creado un pedido de venta previamente)

Orden de producción/mantenimiento: (F) será posible relacionar todos los movimientos con las operaciones industriales que las originaron.