✒️SAP MM Generalidades del documento
SAP MM Generalidades del documento
Verificación de factura.
El ingreso de factura del proveedor es una etapa incluida dentro del proceso de compra de SAP y gestionada dentro del ámbito de MM.
Características del documento.
* El ingreso de la factura ocurre como consecuencia de la recepción de la mercancía y por tanto la obligación de pago con el proveedor. El registro suele ser una tarea de usuarios del módulo MM. No obstante es una decisión sujeta a las pautas operativas de la compañía.
* En general va asociado a un documento ingresado manualmente, pero procesos de automatización pueden ocasionar que sean generados automáticamente.
* La factura suele ser registrada en el sistema a partir de un pedido como referencia (escenario mas habitual) y considerando los datos de la entrada de mercancías para la validación correcta de la información.
* Si bien, el proceso habitual es el registro de la factura como etapa posterior al ingreso de la mercancía, SAP tiene previsto y admite que se invierta el orden de los procedimientos.
* Los datos que serán solicitados dependerán del tipo de documento a registrar y de la parametrización del sistema, ya que habrá datos que serán opcionales en casos estándar, pero podrán ser convertidos en obligatorios para asegurar su ingreso.
* El ingreso de la factura ocasionará la creación de un documento propio con la información en él y de otros que impactaran directamente en la contabilidad a través del módulo FI.
* Siendo un documento que tiene alto impacto tanto en el módulo MM como FI, será fuertemente dependiente de la parametrización del sistema y de muy diversas validaciones que el sistema en forma automática disparará durante el registro y verificación.
* Su interdependecia con el módulo FI ocasiona que el registro de factura recurra a diversos objetos definidos en la contabilidad, como cuentas contables, divisiones, indicadores de impuestos, condiciones de pago, entre tantos otros.
* Recordando que bajo un mismo sistema y ambiente, varias sociedades legales, el sistema les permite el registro de facturas asociadas a cualquiera de ellas.
Al ingresar a la transacción, serás solicitados en la generalidad de los casos:
El documento de referencia (pedido), mas alguna poca información que puede ser obligatoria como ítems y cantidades a ingresar y otra optativa como nota de entrega, textos, etc. Con esto se puede registrar el documento.
En casos particulares, serán solicitados los números de lote y/o serie (según el material) y alguno adicional.
Pudiendo registrar facturas para diferentes sociedades, es posible que en algunos casos, al ingresar a la transacción sea solicitado el código de la sociedad a la cual registrar el documento.
El sistema cuenta con procedimientos para la parcial o completa anulación de la factura.
Verificación de la factura - Participación en el proceso de compras.
Se trata del documento que habitualmente continúa al ingreso de la mercancía (puede invertirse el proceso) y es el resultado de recibir y registrar la factura del proveedor y generar la obligación de pago.
Importante: Si bien, el procedimiento analizado corresponde al registro de la factura del proveedor para su posterior paga, sólo se hará por esta vía cuando se encuentre asociado un proceso completo de compras.
En otros casos, donde las características o importancia de la adquisición no justifique el mencionado proceso, las compras efectuadas a los proveedores serán asentadas dentro del ámbito exclusivo del módulo FI. El cual tiene transacciones y recursos independientemente del módulo MM.
Tipos de procedimientos
Cuando en el sistema se habla del ingreso de la factura del proveedor, en realidad se está asociando a una herramienta que permite la gestión de diferentes documentos y procedimientos:
* Factura
* Abono (o nota crédito)
* Cargo posterior
* Descargo Posterior
* Anulación de la factura
* Bloqueo y desbloqueo de la factura
* Facturación intercompañias
* Visualización de los documentos
* Registro parcial y temporario de la factura (retener)
Cada una de estas opciones serán seleccionadas en la transacción correspondiente y llevarán asociadas procedimientos e información particular.
Documentos contables asociados
Cuando se efectúa el registro de un documento como los mencionados (factura, nota crédito, nota de débito, etc.) se generarán en forma automática documentos contables que reflejen esta información en la contabilidad de la empresa.
Importante: Toda vez que sea registrada una factura asociada a un pedido, quedará asociada a éste y registrada en su historial.
Sobre el autor
Publicación académica de Diego Hernan Cortes Villa, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP MM.
SAP Master
Diego Hernan Cortes Villa
Profesión: Ingeniero Electrónico - Colombia - Legajo: QC70C
✒️Autor de: 114 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
Certificación Académica de Diego Cortes
