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✒️SAP MM Principios Básicos de Estrategias de Liberación

SAP MM Principios Básicos de Estrategias de Liberación

SAP MM Principios Básicos de Estrategias de Liberación

ESTRATEGIAS DE LIBERACIÓN - GENERALIDADES

Esta función es utilizada cuando se desea establecer un procedimiento de liberación o aprobación de documentos. En las SolPed se presentan dos opciones:

  1. Liberación individual de cada ítem del documento: deben ser aprobados por separada cada uno de los ítems que constituyen el documento, o sea a nivel ítem.
  2. Liberación simultánea de todo el documento: son aprobados en forma colectiva o global todos los ítems, es decir, a nivel de cabecera o documento.

El primero es el utilizado en el universo de los casos.

Las estrategias están formadas por dos parámetros:

  • Grupos de liberación: el sistema utiliza la sigla R1 para las SolPed, pero puede ser adoptada cualquier otra, o una cantidad variable de grupos de acuerdo a la complejidad requerida para las estrategias.
  • Estrategias: se utilizan códigos de dos espacios con combinaciones de letras y números para diferenciar las diversas estrategias.

La idea general es que frente a una propuesta de compra mediante una Solped (será válido para otros documento posteriores) exista un mecanismo de aprobación del mismo antes que continúe con el proceso.

Dicho procedimiento implicará la intervención de uno o varios ciclos o pasos de aprobación a cargo de los "Aprobadores" los que participará de acuerdo a pautas preestablecidas.

CONDICIONES GENERALES

En el diseño de las Estrategias se tienen en cuenta los criterios según los cuales se agruparán y asignarán los documentos a aprobar.

De acuerdo al contenido de cada Solped se establecerán diferentes estrategias a fin de otorgar la aprobación a diferentes responsables.

Por ejemplo se podrían establecer normas de liberación según las siguientes características:

  • Tipo de imputación
  • Grupo de artículos
  • Centro
  • Centro de costo

Es decir se asignarán estrategias según cada uno de los aspectos mencionados.

Ejemplos:

  • que cada sector o departamento tenga el o los responsables propios de liberar documentos. Podrían estar agrupados por centro de costo.
  • sistema de compras descentralizada donde cada centro se encarga de la adquisición de bienes y servicios. La estrategia sería de acuerdo al centro.
  • empresa que adquiere materiales técnicos, la aprobación estaría a cargo de responsables con formación técnica, o sea que la estrategia sería según grupo de material.

CONDICIONES DE IMPORTE

Para un cierto importe total de un ítem o posición de la Solped, deberá ser liberado por un sólo responsable, mientras que si el importe superara un determinado valor, deberá ser liberado por un segundo aprobador con mayor responsabilidad que el anterior y así sucesivamente.

Ejemplo de rangos de importes. Los rangos deben complementarse, no superponerse:

CONDICIONES DE APROBACIÓN - REQUISITOS

Cuando un documento presenta dos o más niveles de aprobación, se pueden presentar dos escenarios diferentes:

  • con definición de requisitos: para aprobar un determinado nivel, es condición necesaria que ya lo haya hecho el inmediato anterior.
  • sin definición de requisitos: cada nivel puede ser aprobado sin necesidad que lo haya hecho el anterior. Los niveles inferiores quedarán relevados de la necesidad de liberar.

PÉRDIDA DE LA LIBERACIÓN

Para simplificar las indicaciones a los responsables de liberar, osea que nivel se encuentra liberado y cual resta serlo, se definen indicadores de liberación que se asociarán a cada nivel y presentan texto aclaratorio en el documento.

Se observan leyendas o indicaciones que se recibirán al visualizar el documento según su estado de aprobación y las condiciones de liberación que deben cumplirse para alcanzar cada indicador.

NIVELES DE LIBERACIÓN - EJEMPLOS

Se presentan esquemas con los diferentes niveles de aprobación que serían asociados al documento en función del importe total del ítem. SAP admite hasta 8 niveles de aprobación.

CLASIFICACIÓN - INFORMACIÓN DE SELECCIÓN

Los datos hasta aquí determinan la estructura de las estrategias, el punto a tratar ahora será el sitio donde se indique a SAP que datos debe contener el documento para que la estrategia sea capturada y asignada al mismo.

CUESTIONES PRÁCTICAS - TIPS

  • Si la información del documento no concuerda con ninguna estrategia, no estará sujeto a ningún proceso de aprobación.
  • Si dos estrategias duplican el criterio de aprobación, siempre será tenida en cuenta una de ellas.
  • El criterio de aprobación según el importe puede partir desde un valor 0 (cero) o un importe mínimo, debajo del cual no se requiere aprobación alguna.
  • Una Solped podrá ser dada por liberada (y poder continuar el proceso de compras) cuando hayan sido aprobados todos los niveles (o el último si no tuviera pre-requisitos)
  • la definición de las estrategias se realiza desdel a parametrización del sistema y puede ser modificada frente a cualquier cambio de las condiciones del negocio.
  • Junto a la creación de nuevas estrategias de liberación se requiere la definición de nuevos roles que serán asignados a los usuarios correspondientes a fin de autorizarlos a liberar los documentos asociados a esas nuevas estrategias.

LIBERACIÓN DE DOCUMENTO - PROCEDIMIENTO

Cuando una Solped está sujeta a alguna estrategia de liberación, presenta la solapa correspondiente a nivel de ítem.
Donde se observa:
  • Grupo de liberación ("R1")
  • Estrategia de liberación ("12")
  • Indicador de liberación ("A")
  • Códigos / Niveles de liberación ("10" / "11" / "12")

El símbolo amarillo indica que ése es el próximo nivel a liberar mientras que los restantes aún faltan procesar.

Para aprobar un documento utilizaremos la transacción ME54N para acceder a la liberación de cada una de las posiciones del documento. De igual manera procederemos para revocar la misma.

Donde se pone de manifiesto un símbolo que da por aprobado el nivel "10" e indica que el "11" es el siguiente. Para completar la tarea, el documento deberá ser guardado.

Ingresando nuevamente deberemos continuar con los niveles restantes hasta lograr la aprobación completa del documento.

PÉRDIDA DE LIBERACIÓN

Cuando un documento que ya tiene asignada una estrategia de liberación y se encuentra total o parcialmente liberado, puede perder ese estado si se modifica alguno de los valores a los cuales está sujeta la estrategia, ejemplo Centro, Centro de Costo, Importes, etc.

En este caso deberá ser liberado nuevamente desde el primer nivel.

Por otro lado de manera similar a como fuera liberado el documento mediante la transacción ME54N, la misma permite la cancelación de la aprobación con un procedimiento similar al utilizado anteriormente.


 

 

 


Sobre el autor

Publicación académica de Darío David Sánchez, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP MM.

SAP Senior

Darío David Sánchez

Profesión: Analista en Sistemas de Computación - Argentina - Legajo: VF56O

✒️Autor de: 40 Publicaciones Académicas

🎓Egresado del módulo:

Disponibilidad Laboral: FullTime

Presentación:

Hola, mi nombre es darío, soy analista en sistemas y trabajo hace 6 años en el dpto. compras de una empresa de retail. me encanta la tecnología, por ende, todos los días aprendiendo cosas nuevas. sds.

Certificación Académica de Darío Sánchez

✒️+Comunidad Académica CVOSOFT

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dentros de la estrategias de liberación de documentos tenemos: liberación individual de cada item del documento liberación simultanea de todo el documento las estrategias estan formadas por dos parametros Grupos de liberación estrategias estas estrategias pueden estar sujetas a condiciones

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ESTRATEGIAS DE LIBERACION _La parametrización de la Estrategia de Liberación la hacen los Consultores SAP. _En mi experiencia, las CONDICIONES de liberación, deben ser consultadas con MM y con FI a fin de cubrir todas las variables del negocio. _Los rangos de importes definen los niveles de aprobación ejemplo: Primer Nivel-10-Responsable de Compras / Segundo Nivel-11-Coordinador de Compras / Tercer Nivel-12-Gerente de Compras / Cuarto Nivel-13-Director de Compras. _Existen estrategias de liberación que se desarrollan en base a distintas variables, por ejemplo: Grupo de Articulo, Tipo de Documento y Monto Total para que se disparen los diferentes tipos de Estrategias de Liberación. _Muy importante, analizar...

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PRINCIPIOS BASICOS DE ESTRATEGIAS DE LIBERACIÓN Estrategias de liberación- generalidades Utilizada cuando se desea establecer un procedimiento de liberación o aprobación de documentos. Hay 2 tipos: Liberación individual de cada ítems del documento Liberación simultanea de todo el documento Estrategias formadas: Grupos de liberación Estrategias Condiciones generales Se tienen en cuenta los criterios sobre los que se agrupan , asignan los documentos a aprobar. Normas de liberación según las características : Tipo de imputación Grupo de artículos Centro Centro costo Condiciones de importes La transición de...

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Estrategias de liberación 1. Solicitud de pedido Puede hacerse la liberación por cada item (individual) o simultánea de todo el documento. Las estrategias se componen de dos parámetros: grupos de liberación y estrategias. Para las solicitudes de pedido, el grupo de liberación utilizado es el R1. Las normas para la liberación pueden establecerse de acuerdo a las siguientes características: tipo de imputación, grupo de artículos, centro y centro de costos. Si la estrategia tiene mas de un nivel, se puede hacer la aprobación: a) con definición de requisitos (se tienen que aprobar todos los niveles en la secuencia en que aparezcan); b) sin definición de requisitos...

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Creado y Compartido por: Laura Guadalupe Calzada Cruz

 


 

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