✒️SAP MM Salidas de Información mediante Mensajes

Lección # 6: Salida de información mediante mensajes

Los documentos de compra registrados en el sistema deberán en algún momento, ser impresos y/o enviados por alguna vía de comunicación a los interlocutores de negocios (proveedores, receptores de pedidos y/o facturas)

Estos objetos de comunicación son denominados “mensajes” por SAP:

· Creación de mensajes: inclusión de mensajes en los documentos a efectos de ser trasmitidos bajo determinadas condiciones.

· Impresión de mensajes: Refiere al procedimiento para la impresión de los documentos y los factores intervinientes

· Trasmisión de mensajes: Deberemos analizar algunos factores a tener en cuenta para que los mensajes puedan ser trasmitidos correctamente por fax, e-mail, etc.

· Mensajes recordatorios: Mensaje especial, mediante el cual podemos recordar fechas de vencimiento de entregas a proveedores o reclamos de atrasos en las mismas.

2. Aplicación de un mensaje a un documento de compra

· Ingresar a la transacción ME21N o ME22N

· Crear un pedido o seleccionar un pedido existente

· Ingresar a la sección de mensajes de la barra de botones

· Ingresa a la pantalla donde se definirán los mensajes necesarios

· Ingresar toda la información requerida para la configuración del mensaje:

o Clase de mensaje: hace referencia al código del mensaje definido en la parametrización del sistema y que establece si se trata de una impresión, envío por e-mail, reclamo, etc. En nuestro caso, sólo accedemos a la definición estándar, en un sistema en funcionamiento podrán ser parametrizados tipos especiales. Para la impresión del pedido optaremos por el tipo “NEU”.

o Medio de comunicación: Establecerá la vía por la cual trasmitiremos el mensaje. Los tipos disponibles son: Salida de impresora, Telefax, Telex, Envío externo, EDI, Mail send, Función especial, Eventos (SAP Business Workflow, Distribución (ALE), Tareas (SAP Business Workflow)

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§ EDI. Electronic Data Interchange, permite el intercambio electrónico de datos con el proveedor

§ SAP Business Workflow - permite la generación automática de mensajes frente a ciertos procesos o eventos generados en SAP

o Función: se indica la función que cumple quien recibirá el mensaje y que forma parte de la parametrización del sistema. Puede ser ingresado manual o escogido de la lista. Ejemplo: “PV” Proveedor

o Interlocutor: Hace referencia al interlocutor del negocio que lo recibirá, en este caso el no. De proveedor quien emitamos el pedido. En otro caso podría extenderse la comunicación al responsable de la Compra.

o Idioma: se indicará el idioma con que se desea imprimir o trasmitir

· Ingresar nuevo mensaje al documento

· Con el mensaje agregado y lo datos ingresados lograremos que el pedido sea impreso al grabar o liberar

2.4 Definición del medio de comunicación

· Destino Lógico: hace referencia a la impresora a la cual dirigirá la impresión. “LOCL” imprimirá en la impresora local definida como predeterminada para Windows. Desplegando la lista aparecerá las impresoras definidas en sap.

· Dar Salida inmediata: hará que la impresión sea ejecutada en forma inmediata, por ejemplo, al momento de guardar el documento, o completar aprobación.

· Cantidad mensajes: indica la cantidad de ejemplares a ser impresos ](original y copia)

2.5 Datos adicionales

Reproduce la pantalla asociada al momento que tiene lugar la impresión:

· Modalidad del envío: momento en que es enviada la impresión

o Envío mediante job previsto periódico

o Envío mediante job con indicación de tiempo adicional

o Envío mediante transacción propia de aplicación

o Envío inmediatamente (al grabar la aplicación) – usado generalmente

· Modalidad diferida: es el caso donde se programa la emisión de la impresión o comunicación en determinada fecha y hora o frente a la ocurrencia de eventos.

IMPORTANTE: Los mensajes serán incorporados al documento cuando éste sea guardado y serán emitidos de acuerdo a la configuración definida anteriormente.

2.6 Estado del mensaje

“Status”: ponen en evidencia los estados por los que ha pasado el mensaje, cuando fuera creado, un símbolo “amarillo” de estado, nos indica que está en estado de preparación.

“VERDE” indicando que ya ha sido transmitido

La transmisión de un estado al otro, puede ocurrir luego de ser liberado, a través de la estrategia de liberación

2.7 Salida del Mensaje

Puede ser cuando es impreso o enviado en un archivo PDF o e-mail.

3. MENSAJE DE UN DOCUMENTO MODIFICADO

Si se modifica repetidamente un documento de compras que ya se ha enviado a un proveedor, sólo se editarán las modificaciones hechas en el documento original, salvo que se configure lo contrario.

4. ENVIO DE RECORDATORIOS Y RECLAMACIONES

Si hay que enviar un recordatorio (enviado normalmente antes del vencimiento) o una carta de reclamación (cuya redacción es normalmente más imperativa, también se denomina “requerimiento” y generalmente se envía después del vencimiento) con referencia a un documento de compras, el sistema asignará la clase de mensaje adecuado.

5. DEFINICIÓN DE LA IMPRESIÓN

La impresión de los documentos de compra que definimos anteriormente están asociados a objetos que SAP denomina “Formularios” y que son programas diseñados en ABAP que determinan la estructura del documento impreso, esto es, los datos de cabecera, logotipo, datos de la empresa, posiciones del documento, textos, entre otros.

6. DEFINICIÓN DE MENSAJES PREDETERMINADOS (automáticos)

La sección de parametrización de SAP permitirá definir los mensajes que serán asignados al Pedido en forma automática, esto es al momento de crear el documento, el sistema se encargara de adicionarle mensajes similares a los que aprendimos a agregar manualmente.

· Ingresar Transacción MN05 = Modificar registros de condición de mensaje

·

· Aceptar con “Enter” elegiremos una de las opciones

· Pulsando la opción “Ejecutar” ingresaremos en la porción de programa para configurar las impresiones, la que completaremos con la siguientes datos.

Esto definirá que en los tipos de documentos “NB” y “DJF” se agregará un mensaje de tipo “NB” y con las características ingresadas en forma automática