✒️SAP SD - Análisis comerciales y sistema de información

SAP SD Análisis comerciales y sistema de información

Lección 5 Análisis comerciales y sistemas de información

Listas e Informes

Dentro del módulo SD encontramos una herramienta denominada sistema de información de Ventas. este, permite comprimir datos de los documentos comerciales, para así, obtener información que colaboran con las decisiones comerciales.

Dentro del sistema de información (o también llamado Sistema Info), se encuentran análisis estándar o flexibles que tienen importancia en la evaluación de los datos estadísticos de la actividad comercial de la compañía.

SAP, por otro lado, proporciona funciones de listas para crear pools de trabajo en ventas, entradas, picking y facturación.

En el caso que los informes o reportes no favorezcan a la necesidad que tiene el cliente, se pueden utilizar las query para extraer información que satisfagan esa necesidad.

Listas:

Las listas que proporciona el sistema ayudan en el ciclo comercial para a gestión de los documentos correspondientes (órdenes de venta, entregas, facturas, etc.)

Dentro de las categorías de listas existen:

- Listas online: muestran documentos con un status que precisa de tratamiento, por ejemplo: documento de ventas (VE05N), documentación de facturación (VF05N), etc.

En las listas online, se introduce la información que se desea utilizar para restringir las opciones de selección y luego se visualizan los documentos correspondientes.

Transacciones VA05N y VF05N

Ambas transacciones se utilizan para reportes en forma de listas.

La transacción VA05N muestra en forma de lista los documentos de ventas creados, con la posibilidad de editarlos y visualizarlos.

La transacción VF05N muestra en forma de lista los documentos de facturación creados, con la posibilidad de editarlos y visualizarlos.

Posteriormente, se puede realizar un tratamiento de la lista utilizando: filtros, clasificación, adición y añadiendo o borrando campos del layout.

También, es posible visualizar o modificar un pedido de cliente y regresar de nuevo a la lista.

Las listas online pueden derivar en reportes definidos por status. Estos sirven para analizar documentos: pendientes, bloqueados o incompletos; para luego, continuar con el tratamiento.

Un gran ejemplo de las listas online, es el flujo de documentos, que muestra el historial de los documentos sucesivos. Muestro todos los documentos asociados con el pedido de cliente.

Puede seleccionar un documento para visualizar y después regresar al flujo de documentos. Además, es posible analizar el status de todo el documento y de cada posición.

- Pools de trabajo: permite seleccionar determinadas tareas comerciales y realizar su tratamiento posterior. Las tareas a realizar sobre ese pool, están relacionadas con el área de responsabilidad (unidad organizativa) y según varios criterios de selección (fecha de factura, cliente, etc.). Un ejemplo de los pools de trabajo es la VF04 (pool de facturación).

Al igual que las listas online, el pool de trabajo consta de criterios de selección para ser ejecutados, así se conocen los documentos que serán tratados en el pool.

El segundo paso, luego de la selección, es tratar este pool de trabajo n el sistema. Las tareas de distintos documentos se pueden agrupar en documentos de referencia de forma adecuada, y las diversas tareas procedentes de un documento anterior, se pueden partir en varios documentos.

Funestes de Información del Sistema

Es menester en ocasiones, para una organización comercial, analizar los datos desde distintas vistas o perspectivas. Las decisiones son producto de los análisis de multinivel sobre los datos específicos para una o varias aplicaciones, llevando a cabo por responsables.

El sistema de información se utiliza para revisar y analizar, ratios en toda el área comercial del Sistema.

Composición de las Estructuras de Información

El sistema info de ventas está construido con la base en las estructuras de información. Las mismas, son tablas estadísticas especiales que contienen datos que provienen de procesos llevados a cabo por las distintas aplicaciones. El sistema, es el medio por el cual los datos se actualizan y se obtienen de manera constante.

La composición de esta estructura está dada por tres cases básicas de información:

- Las características: Criterios que se especifican para obtener datos sobre un determinado tema. En comercial, generalmente necesitamos información de ventas acerca de las organizaciones de ventas, las oficinas comerciales, los clientes y los materiales.

- La periodicidad: Es también un criterio utilizado en las estructuras de información. Puede actualizar los datos de un determinado periodo (un día, una semana, un mes o un periodo de contabilización, por ejemplo).

- Los ratios: Mediciones sobre los servicios prestados. Presentados. Proporcionan información clave sobre una determinada característica, generalmente es un cálculo, adición, sustracción, porcentaje, etc.

Un ejemplo combinado de los tres elementos, de una estructura de información, seria: volumen de ventas (ratio), del primer trimestre (periodicidad) de una organización de ventas (característica).

Estructura de Información en Comercial.

El sistema posee una cantidad determinada de estructuras de información ya predefinidas para SD (S001 A S006, por ejemplo). Estas estructuras tienen diversidades en cuanto a características, ratios y periodicidad.

Las estructuras se pueden modificar sin tener que hacer grandes modificaciones en el Customizing.

El sistema estándar contiene estructuras de información determinadas y listas para el análisis de gestión de créditos, gestión de rappel, soporte de ventas o tratamiento de contratos.

Se pueden realizar las estructuras de información que se deseen generar, las mismas deben estar comprendidas dentro de las habilitadas por SAP para la incorporación, que son de la estructura S502 a la S999.

Análisis Estándar

El análisis estándar ofrece una gran cantidad de funciones para lograr informes complejos de base de datos y análisis del sistema info de ventas.

Como mencionamos anteriormente, los análisis están conformados por estructuras de la información y poseen: el alcance de los datos necesarios, las características y el periodo de la estructura de la información. Estos datos, se mantienen como los primeros al ejecutar el análisis y luego pueden desglosarse para mostrar diferentes características.

Una funcionalidad de los análisis, es que pueden ser archivados para su posterior ejecución.

Además, permiten llamar, vinculándose, a transacciones que permiten visualizar datos maestros, documentos, etc.

Los análisis estándar poseen otras herramientas que garantizan un mejor análisis de los datos que muestra el sistema, como ser: curvas acumuladas, análisis ABC, Series Temporales, correlacionales, evaluaciones, top n y otras opciones de comparación.

Como otro objetivo de reporte o análisis de SAP, se puede imprimir, exportar a una hoja de cálculo, o enviar a través del componente de SAP office.

Análisis Flexibles

El análisis flexible permite determinar qué datos y en que formato, se combinan para crear un informe individual.

El número que posee la posibilidad de análisis flexible, se selecciona y se permite definir el formato de la lista necesaria. La lista que surge como resultante, ofrece diversas opciones para el tratamiento online interactivo.

Como las funciones adicionales existen:

- Se pueden combinar características y figuras clave procedentes de distintas estructuras de información, en una sola lista.

- Se pueden generar nuevos ratios que se calculan según formulas independientes, basados en los ratios ya existentes.

- Están disponibles diversos layouts.


Sobre el autor

Publicación académica de Margarita Herrera Garcia, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP SD.

SAP Master

Margarita Herrera Garcia

Profesión: Contaduria - Mexico - Legajo: NA77H

✒️Autor de: 112 Publicaciones Académicas

🎓Cursando Actualmente: Consultor Funcional Módulo SD Nivel Avanzado

🎓Egresado del módulo:

Disponibilidad Laboral: FullTime

Certificación Académica de Margarita Herrera

 

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