✒️SAP SD Las clases de mensaje

CLASES DE MENSAJE

Mensajes de salida

Dentro del circuito comercial existe una necesidad para cumplir con el proceso, y es la documentación de la información. Esta se envía al cliente por distintos medios, como correo, EDI (intercambio electrónico de documentos a través de un estándar que describe como debe realizarse dicha comunicación) o fax. Por ejemplo, la copia impresa de una oferta o confirmación de pedido puede enviarse a través de EDI, y las facturas se envían por fax.

La determinación de la clase de mensaje que debe emitirse y el medio por el que se envía se determina en la configuración a través del procedimiento de Técnica de Condición.

Por ejemplo, gráfico 261, en los datos maestros de mensajes de salida se especifican: tipo de salida, función de interlocutor, medio de transmisión, cuándo se emite y el idioma ==> A través de la determinación de salida se obtiene la información ==> Para un pedido de cliente, clase de salida: confirmación de pedido, medio de transmisión: salida por impresora, función de interlocutor: AG 2300, cuándo: inmediatamente al grabar, idioma: EN. Al grabar se emitirá por la impresora la confirmación del pedido.

Pueden enviarse Mensajes de salida para diversos documentos comerciales (pedido, entrega de salida, documento de facturación, etc.)

=> En los datos maestros de Mensajes de salida se definen el medio de transmisión, el momento de transmisión y la función del interlocutor para un mensaje de salida.

Ejemplos de clases de mensajes pueden ser para la oferta, confirmación de pedido, factura, etc.

Las funciones del interlocutor comercial son por ejemplo: solicitante, destinatario de mercancías y destinatario de factura.

Los medios de transimisión pueden ser por ejemplo: impresora, telefax, correo, EDI, etc.

=> Los momentos de envío de mensajes suelen ser: justo en el momento de grabar o al utilizar el programa estándar RSNAST00 que se ejecuta regularmente.

El layout o modelo de formulario de un mensaje de salida está dado por un lenguaje de SAPscript. El formulario se asigna a un mensaje de salida.

Audio: Además de los formularios en SAPscript, existen los formularios en smartforms y ADOBEforms. Estas tecnologías de formularios son utilizadas cada día más con respecto al SAPscript. En lo que respecta a nuestro módulo, lo único que cambia es la asignación de un formulario de un tipo por otro. Los Smartforms son nativos de SAP. Para el uso de ADOBEforms se necesita la gestión de licencias adicionales para el uso de esta herramienta.

Las clases de mensajes en SD

El mensaje es un medio de comunicación para el intercambio de información entre interlocutores y sistemas.

Los diferentes documentos de ventas, expedición y facturación pueden transmitir diversos mensajes.

Para determinar el mensaje, el sistema utiliza diferentes criterios definidos en la técnica de condiciones.

Tanto en la cabecera como en la posición de un documento pueden determinarse mensajes.

El mensaje de cabecera envía el documento completo, mientras que el de posición se emplea para enviar una por una las posiciones del documento.

=> La determinación de una clase de mensaje para un documento de ventas se realiza siempre a través de una técnica de condición.

Ejemplos de clases de mensajes en SD para documentos de ventas, entrega o facturación son:

- Confirmación de pedido vía EDI (BA00 BA01) .

- Nota de entrega (LD00).

- Factura (RD00).

- Factura de ventas al contado (RD03).

- Actividad de ventas (KO00).

- Procesamiento crédito correo (KRML).

- Plan de entrega (LP00).

- Confirmación de oferta (AN00).

Medios de transmisión

Los medios de transmisión determinan cómo deben enviarse los mensajes. Una forma de informar al cliente, por ejemplo, sería enviar la confirmación del pedido mediante EDI o que la notificación se entregue con antelación a través de internet.

El procesamiento del mensaje o envío de la información está controlada mediante el programa de procesamiento que corresponda.

Se puede asignar un programa que posea los parámetros de configuración de pantalla oportunos a cada clase de mensaje y medio de transmisión.

Los Medios de Transmisión son las formas en las que un mensaje puede ser transmitido, por ejemplo: impresión, fax, EDI, impresora, etc.

Adquisición y preparación de los datos

Para que un mensaje se imprima o se envíe con la información relevante, tanto la estructura como los datos de los documentos online deben estar almacenadas en una base de datos.

Para transmitir un mensaje, el sistema extrae los datos de la base de datos y se los prepara para el medio de transmisión especificado.

Estos datos y estructuras se encuentra en las tablas cargadas en el sistema. Nuestra función como consultores funcionales SAP SD es la de determinar esos campos que necesitamos que el informe tome para la impresión o emisor del mensaje.

Los datos de la especificación serán tomados por un consultor SAPscript o ABAP que esté familiarizado con la configuración de formularios.

Impresión de datos

El sistema obtiene los datos y los prepara en dos pasos diferentes para imprimir los documentos.

Un programa de ABAP determinado realiza la estracción de la base de datos en forma de un procesamiento de datos. Estos datos extraídos son registrados en un formulario de SAPscript.

El programa ABAP extrae de la base datos los datos, utilizando para ello estructuras de comunicación con la base de datos. Este programa pasa la información a un formulario o bien tiene llamadas que pueden ser invocadas desde el formulario, el cual define la disposición de los datos en el documento. Finalmente se envía el formulario a la impresora para obtener el documento impreso.

Los controles de impresión se definen en el formulario independiente del programa de impresión. Entonces, se envía el mensaje a la impresora o a algún otro dispositivo de salida.

Video Ejemplo: mensaje BA00 de confirmación de pedido

Vemos una animación en la que se muestra como a una clase de pedido TA se le asigna un mensaje por la impresión de una confirmación de pedido.

En este ejemplo sobre clases de mensajes, veremos la configuración que tiene la clase de mensaje BA00. Esta clase de mensaje obtiene un programa ABAP, RVADOR01, que extrae datos de las tablas de cabecera VBDKA y de posición VBDPA.
Esta información extraída necesita de una disposición, de un formato para que se pueda imprimir. Por lo tanto se le dispondrá de la asignación de un formulario con la asignación que se necesita, en este caso el formulario RVORDER01.

Para realizar esta configuración en el sistema, accedemos a la siguiente ruta: Comercial >> Funciones básicas >> Control de mensajes >> Determinación de mensaje >> Determinación de mensaje vía técnica de condiciones >> Actualizar determinación de mensajes p. documentos de ventas >> Actualizar clases de mensajes.

En esta vista tendremos la posibilidad de tratar todas las clases de mensajes existentes. Seleccionamos la clase de mensaje BA00 y pulsamos en "Rutinas de proceso". Aquí podemos ver que para el Medio "Salida en impresora" se encuentra asignado el Programa "RVADOR01" y el Formulario "RVORDER01". Si queremos ver el formato del formulario elegido, podemos hacer doble click en línea con la combinación para el mensaje de salida.

Nos muestra una pantalla con las Rutinas de proceso para cada proceso. Posicionamos el cursor sobre el campo del Formulario (que indica RVORDER01) y pulsamos el botón de "Formulario". Seremos direccionados a la transacción SS31 que ocupa la función de la modificación de los formularios de SAPscript. Estos formularios vienen predefinidos en la instalación de SAP, pero podemos crear los que cubran nuestras necesidades.

En la esta pantalla nos informa los datos relativos al formulario (significado, status, paquete, fechas, etc.). Si elegimos la opción del menú: Utilidades >> Impresión test y en la pantalla que sale (con información acerca del dispositivo de salida y parámetros de SPOOL) seleccionamos Visualización de impresión, veremos cuál es la disposición del formulario cuando imprimamos. En este formulario veremos que existen comandos que son propios de SAPscript y que sirven para llamar a los datos que el programa de extracción tiene seleccionados en la clase de mensaje para que vuelque en los espacios determinados.

Para comprobar la utilización de la clase de mensajes VA00 en un documento de ventas, accederemos a la transacción VA02 y entraremos en un pedido de ventas. Accedemos a la opción de menú Detalles >> Mensajes >> Cabecera >> Tratar.

En la sección de Mensajes, en el campo Clase de mensaje escribiremos BA00 y pulsaremos enter para que nos muestre la información de la misma. Podemos cambiar las opciones de medios de comunicación para la salida de mensaje haciendo click en el botón de "Medios de Comunicación". Nos muestra una pantalla con datos sobre la salida en impresora, en la cual podemos cambiar el destino lógico (que será la impresora que esté instalada en SAP para poder utilizar en la impresión). Podemos también determinar como en la impresión se puede dar en las órdenes de SPOOL: si la salida es inmediata, si la cantidad de mensajes es un número determinado (que genera tantas copias como las deseadas), y si la orden es liberada tras la impresión. Una vez confirmados estos datos, guardamos la modificación en el pedido de ventas se procederá a la impresión del mensaje.

Antes de realizar la impresión del mensaje podemos corroborar si este mensaje tendrá el formato deseado para la impresión y si concuerda con la combinación de programa y formulario que habíamos asignados para la clase de mensaje (BA00 en este ejemplo). Para esto nos dirigimos a la opción del menú: Detalles >> Mensajes >> Cabecera >> Visualización de impresión. En esta sección veremos la visualización de la impresión y podremos corroborar que efectivamente se ha logrado una asignación correcta del programa que extrajo los datos de cabecera y posición sobre las tablas y campos que se necesitaba y del formulario lo dispuso en la forma deseada.

En próximas unidades veremos cómo se figura la técnica de condición para la asignación automática de una clase de mensaje y sus datos correspondientes.

Agradecimiento:

Ha agradecido este aporte: Sebastian Zunino