✒️SAP SD Las fuentes de información de pedidos de ventas

FUENTES DE INFORMACIÓN Y TRANSFERENCIA DE DATOS

Una manera de optimizar la entrada y procesamiento de documentos de ventas es tomando de los datos maestros valores por defecto.

Durante la entrada de datos para los documentos de ventas, el sistema asiste al usuario mediante el análisis de varias fuentes de información. El objetivo consiste en crear documentos de manera más sencilla mediante el uso de valores por defecto o de datos de referencia fijados.

Son fuente de información para los documentos de ventas:

Datos maestros

El sistema lee los datos definidos en el Maestro de cliente, Maestro de materiales o una condición de precio. Por ejemplo, tomar las condiciones de pago específicas de un cliente, el centro suministrador para un material o el área de ventas a partir de un cliente o solicitante.

Otros ejemplos del Maestro de clientes tomar el centro y la condición de expedición, y del Maestro de material el centro y el grupo de carga.

Datos de documentos existentes

Los datos de documentos que ya se hayan introducido o determinado automáticamente en el sistema para dichos documentos, pueden utilizarse para introducir datos de documentos adicionales. Por ejemplo, el centro se puede utilizar para determinar el puesto de expedición.

Otros ejemplos, tomar el centro suministrador a nivel de posición como base para determinar el puesto de suministro.

Customizing

En el customizing pueden definirse valores por defecto para la creación de documentos. Por ejemplo, puede determinarse que por defecto las solicitudes de abono se generen bloqueadas para de esta manera tener un mayor control sobre ellas.

Otros ejemplos la Clase del documento de ventas para determinar bloqueo de entrega y condiciones de expedición, o también tomar del customizing la determinación del puesto suministrador.

Controles de codificación fija

Mediante un desarrollo pueden fijarse otros valores.

Por ejemplo valoración en programa de las diferentes fuentes de información durante la determinación del centro.

Cada pedido de ventas se asigna a una única área de ventas (organización de ventas, canal de distribución y sector).

Cuando se crea un pedido no es necesario especificar el área de ventas inmediatamente. Si no se hace, el sistema determinará automáticamente el área de ventas del solicitante. Si el solicitante está dado de alta en varias áreas de ventas, aparecerá una pantalla de selección para elegir el área de ventas correcta para el pedido.

Realización en el sistema:

Si creamos un pedido de cliente sin especificar el área de ventas, al indicar el solicitante el sistema propondrá todas las áreas de ventas para las cuales está dado de alta.

También es posile crear el registro maestro para un solicitante nuevo, cuando se crea un documento.

Propuesta de datos desde el resgistro maestro

Es recomendable almacentar tantos datos como sea posible en los registros maestros, por ejemplo referentes a los clientes o a los materiales. Esta acción ahorra tiempo durante la entrada de pedidos al sistema.

Por ejemplo, del Maestro de clientes podemos definir: interlocutores comerciales, determinación de precio, determinación de impuestos, reparto documentos compras como proceso general, información de pago, de salidas, etc.

En el Maestro de materiales podríamos defirir: determinación de precio, determinación de impuestos, peso / volúmen, verificación de disponibilidad, reparto documentos compras como proceso general,control de expedición, centro, etc.

Pueden introducirse diferentes clases de datos maestros, como interlocutores comerciales, materiales, listas de materiales, precios, descuentos y comisiones, etc. El sistema accederá frecuentemente a ellos durante la realización de un pedido.

Interlocutores comerciales

Los interlocutores comerciales esenciales para una operación de ventas son:

- El solicitante.

- El destinatario de mercancías.

- El pagador.

- El destintario de factura.

Cada interlocutor desempeña una o varias funciones (denomiandas funciones de interlocutor) en el proceso empresarial.

Es posible matener un registro maestro de cliente para cada interlocutor. Existe una imagen de entrada adecuada para cada tipo de interlocutor.

Cuando se introduce un documento de ventas, también puede introducirse el destinatario de mercancías en lugar del solicitante. El sistema determinará a partir del destinatario de mercancías el solicitante al que está asociado.

=> Si existe un único solicitante para ese destinatario de mercancías, el sistema lo determina automáticamente. Si existen varios posibles solicitantes para el mismo destintario de mercancías, el sistema muestra una pantalla para seleccionar entre las posibles alternativas.

Si un solicitante no puede determinarse, el sistema emite un mensaje de error en la barra de status.

También aparece un mensaje de advertencia si por error se introduce un destinatario de mercancías en el campo del solicitante. En este caso, el sistema continúa tratando los datos como si se hubiese introducido un destinatario de mercancías en el campo destinatario de mercancías.

Datos de los diferentes Interlocutores comerciales

Los datos comerciales de un documento de ventas se toman de los registros maestros de los diferentes interlocutores comerciales.

Dado que las ubicaciones de los destinatarios de mercancías pueden variar, tanto la dirección de entrega como la información de control se toman del registro maestro de destinatarios de mercancías.

Como el pagador es el responsable del pago de créditos, las condiciones de pago del documento se toman del registro maestro de pagadores.

El destinatario de la factura contiene la información a la que debe enviarse la factura, y esta dirección puede ser diferente de la del pagador.

Así pues, entre otros datos se tomarán las siguientes informaciones de cada interlocutor comercial del maestro de clientes:

- Solicitante: determinación de precio, incoterms, condiciones de expedición.

- Destinatario de mercancía: dirección de entrega, horas de recepción de mercancías, impuesto

- Pagador: condiciones de pago, verificación límite de crédito.

- Destinatario de factura: dirección de facturación.

Datos a nivel de cabecera y a nivel de posición

Es posible definir datos comerciales a nivel de cabecera del documento, o para cada posición del mismo (por ejemplo condiciones de pago e inconterms).

Puede determinarse en customizing, para cada categoría de posicion, si los datos comerciales a nivel de posición deberían ser distintos que los datos comerciales a nivel de cabecera, o si deben ser iguales. Esta opción se define separadamente para cada categoría de posición.

Esto permite crear documentos que contengan posiciones en las que los datos comerciales de las posiciones deban ser idénticos a los de la cabecera, o bien documentos comerciales en los cuales los datos comerciales de las posiciones puedan ser diferentes a los datos comerciales de la cabecera.

Determinación automática de centros

El centro es un aparte integrante de logística. Asume la función de un centro de distribución en ventas.

Cuando se introduce una posición por entregar en un documento de ventas, el sistema intenta determinar un centro suministrador de forma automática a partir de los datos maestros. Si la búsqueda tiene éxito, los resultados se copian a la posición del documento. En todos los casos, el centro propuesto puede sobreescribirse manualmente de ser necesario.

Para determinar el centro, el sistema realiza las siguientes comprobaciones de datos maestros:

- Primero comprueba si puede determinar el centro suministrador a partir de una entrada en el registro de información para cliente y material.

- Si no es posible, a continuación comprueba el registro maestro de clientes para el destinatario de mercancías.

- Si la búsqueda no tiene éxito, el centro suministrador se determina a partir del registro maestro de materiales.

Si el sistema no es capaz de determinar ningún centro a partir de los anteriores datos maestros, implicará que tampoco podrá determinar de forma automática otros datos asociados al centro, como por ejemplo el puesto de expedición, ni realizar la comprobación de disponibilidad, ni podrá crear ninguna entrega.

Alta de pedido de ventas y determinación de datos en el sistema

El pedido de ventas se crea a partir de la transacción VA01. Verificamos que la clase del pedido es PS para poder dar de alta un pedido estándar, y seleccionamos continuar.

Informamos el número del solicitante y el número del pedido del cliente. En las posiciones informamos el material y la cantidad del mismo. Al presionar enter el sistema muestra una ventana de selección de interlocutores, tanto de responsable de pago como de destinatario de mercancías. Esto indica que el solicitante tiene asociados varios responsables de pago y destinatarios de mercancías. Se deben seleccionar uno para cada función de interlocutor.

El sistema puede mostrarnos un mensaje indicándonos que la cantidad de materiales que hemos introducido es menor que la cantidad mínima de unidades del material definidas en el sistema.

Podemos observar como los datos de condición de pago, incoterms y área de ventas se determinaron automáticamente. También vemos que el sistema ha determinado la denominación y código de material del cliente, además del centro, precio del material, peso neto, y en la pestaña "Expedición" se ha determinado también la condición de expedición a nivel de cabecera del documento.

Si seleccionamos la posición y pulsamos y en "Pos. condiciones" comprobamos como se ha determinado también la condición de precios y de IVA a nivel de posición del documento.

Para ver de donde tomó el sistema estos datos, ingresamos la transacción XD03 para visualizar el registro maestro de clientes. Seleccionamos el área de ventas del cliente utilizado para el pedido. Si solo aparece una posible área de ventas, el sistema habrá determinado automáticamente esta para el pedido.

Si visualizamos los "Datos específicos del área de ventas", y accedemos la pestaña de "Facturación", podemos ver que la información del inconterms está tomada de aquí, pero la condición de pago no es la que aparece aquí. Esto es así porque la condición de pago se toma del responsable de pago y no del solicitante. Lo mismo ocurre con la calificación fiscal del cliente respecto al IVA, que no se toma del solicitante sino del destinatario de mercancías.

Si vamos a la pestaña "Expedición", comprobamos que no se ha tomado la del solicitante, ya que se toma la del destinatario de mercancías.

En la pestaña "Funciones del interlocutor"; podremos ver si el solicitante tiene más de un responsable de pago asociados así como si tiene más de un destinatario de mercancía y de facturas. Al tener más, son los que propone el sistema a la hora de informar estos datos en un documento de ventas.

Si accedemos a la información del maestro de materiales mediante la transacción MM03, y seleccionamos el material de la posición del pedido, y seleccionamos las vistas de ventas. Informamos la organización de ventas y el canal de distribución, y podremos ver que el centro suministrador del material puede que no sea el determinado en el pedido. En la pestaña "Ventas: Org ventas 1", si podemos comprobar la cantidad mínima que puede pedirse de este material, y en función de esto puede que nos informarse del problema a la hora de informar las unidades en la posición del pedido. En la pestaña "Ventas. Gral/Centro" podemos ver los datos de peso del material que se determinó en la posición del pedido.

SI vamos a la transacción VD53 podremos acceder al maestro de información de cliente y material, de modo que si informamos el solicitante podremos ver si existe un acuerdo para cliente-material, en el cual se informa el código y descripción del material según el cliente, el cual es determinado en la posición del pedido. Del mismo modo, puede verse el centro de expedición para este acuerdo cliente-material, y en caso de existir ese será el centro que se determinará en la posición del pedido.

Si ingresamos en la transacción VK13 para visualizar los registros de condiciones, ingresamos la clase de condición PR00 y seleccionamos material en la combinación de claves. En este caso, comprobando que apuntamos a la organización de ventas del pedido, podremos ver el importe del material que se determinó en el pedido.