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✒️SAP SD La gestión de anticipos y pago a plazos

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GESTIÓN DE ANTICIPOS Y PAGO A PLAZOS

Gestión de anticipos en Comercial y en Gestión financiera

Es frecuente en ciertos escenarios de negocio establecer condiciones de anticipo con el cliente, por ejemplo en construcción e instalaciones.

Una Solicitud de Anticipo es un paso anterior al anticipo. Permite diferenciar de un anticipo cobrado sobre uno que todavía no se ha dado como tal.

Para una fecha determinada se le envía al cliente una factura correspondiente a la solicitud de un anticipo (documento de facturación comercial) al cliente.

El proceso sería (gráfico 571):

1- Generar un pedido de cliente SD con anticipo.

2- Generar un documento de facturación SD y una Solicitud de anticipo.

3- En gestión financiera se recibe la solicitud de anticipo como partida estadística.

4- A la entrada de pagos la solicitud de anticipos se convierte en partida real.

5- Se genera un documento de facturación SD de factura parcial/de cierre, ya que se ha realizado el pago y hay que hacer la entrega de mercaderías o servicios.

6- Se realiza una compensación de anticipo contra deudor.

La solicitud de anticipo facturada en Comercial se contabiliza como una solicitud de anticipo en gestión financiera en forma de apunte estadístico. La posición de cliente en este asiento estadístico contiene un indicador CME (cuenta de mayor especial) que realiza la contabilización estadística y además intercambia la cuenta asociada (es una característica de la cuenta de mayor que indica que la cuenta no será contabilizada de manera directa, sino que estará asociada a un dato maestro como proveedores, clientes o activos fijos) del maestro del cliente por la correspondiente para anticipos recibidos.

Cuando una solicitud de anticipo se paga por el por el cliente, deja de ser un apunte estadístico en la gestión financiera, y pasa a ser una contabilización real de anticipo.

Audio: La solicitud de anticipo no es un anticipo definitivo, sino un pre documento de finanzas que se convierte en documento contable al momento de completarse el pago del anticipo. A nivel de finanzas, este documento no es un documento contable completo, sino que se denomina apunte estadístico, y es un pre documento de finanzas, una especie de borrador no definitivo que luego se utilizará como un pre documento de un pago de un anticipo.

Posteriormente debemos cerrar las operaciones comerciales entregando el servicio o mercadería, y por tanto, tenemos que realizar el cierre de facturación o facturaciones parciales. En este paso, realizamos el traspaso de los anticipos efectuados como anticipos a compensar.

Esto afecta la contabilidad financiera, gestionando una sustracción de la cuenta asocial especial (anticipo) y se introducen como en cualquier otro caso en la cuenta asociada estándar (la que se encuentra en el maestro de cliente). De esta manera, los anticipos a compensar aparecen en las partidas abiertas del cliente y en consecuencia se reduce la suma adeudada.

Acuerdo de anticipo en el pedido de cliente

Integrando los conceptos, podemos tener un acuerdo de anticipos como gestión dentro del plan de facturación de un pedido. Un acuerdo de anticipo hace referencia a un acuerdo que se llega con el cliente para que este pague un determinado valor del pedido antes de haber recibido las mercancías.

Se pueden almacenar uno o varios acuerdos de anticipo como fechas en el plan de facturación.

El valor de anticipo puede estipularse como un registro por importe o como porcentaje del valor de la posición. Es decir, dentro del pedido, para cada posición el anticipo puede determinarse por un % del valor de la posición o bien como un importe fijo.

El control de esta definición, del acuerdo de anticipo en las fechas del plan de facturación, está dado por la regla de facturación:

- Regla de facturación 4: anticipo en caso de facturación parcial por porcentajes.

- Regla de facturación 5: anticipo en caso de facturación parcial por valores.

El acuerdo de anticipo puede ser posible para una posición del pedido o para todas las posiciones del pedido.

Solicitud de anticipo

En cuanto se haya llegado a la fecha en el plan de facturación para el anticipo, se crea una factura de anticipo que se envía al cliente. En el sistema, para la gestión comercial se utiliza la clase de factura FAZ (de forma estándar).

Al igual que cualquier documento de facturación de la gestión comercial, requiere de un documento modelo (la solicitud de anticipo), que se puede tratar de forma explícita o por el pool de facturación para realizar el documento de facturación.

En el módulo de FI, esta actuación impacta como una solicitud de anticipo de finanzas.

El procedimiento es crear un pedido de cliente con la marca de anticipo en alguna o todas sus posiciones, y para este documento generar un documento de factura de clase FAZ (documento de factura de solicitud de anticipo). Esto provocará la generación de un apunte contable de solicitud de anticipo.

Al ingresar el pago, la gestión comercial actualiza el documento de apunte estadístico a un documento contable final cuando la contrapartida bancaria es recibida (pago desde el cliente).

Facturación parcial: Compensación completa

Cuando se utiliza la facturación parcial para la gestión de anticipos (en facturas parciales o facturas de cierre) estos anticipos se traspasan a la factura como anticipos a compensar.

El proceso es el siguiente (gráfico 574):

- Se crea un pedido de cliente por 12000€ con un apunte en el debe de la cuenta asociada a la facturación.

- Se genera un anticipo a compensar por 3000€ con un apunte en el debe en la cuenta asociada de anticipos.

- En el pago, se efectúa un apunte de anticipo efectuado por los 3000€ en el haber la cuenta asociada de anticipos.

- Al generar la factura parcial, se genera un apunte por anticipo a compensar de 3000€ en el debe de la cuenta asociada a la facturación. De esta forma, ese anticipo estará restando la cantidad total debida por el cliente (afecta a su estado de cuentas).

En la clase de mensaje que posee la factura de cierre, se muestra el importe anticipado y vencido para la compensación y puede restarse de los deudores. Es decir, no efectúa ninguna compensación automática en la impresión de la factura.

Facturación parcial: Compensación proporcional

En la facturación parcial, se puede modificar el importe del anticipo a compensar; se puede modificar el importe a través de la clase de condición AZWR en la determinación de precio de la posición.

Realizando la modificación, el importe para la compensación es el importe recibido como anticipo, menos los anticipos ya compensados.

Cuando se realice la facturación final o de cierre, se tendrán en cuenta todos los anticipos aún no compensados.

En este caso, en el ejemplo anterior del proceso:

El proceso es el siguiente (gráfico 575):

- Se crea un pedido de cliente por 12000€ con un apunte en el debe de la cuenta asociada a la facturación.

- Se genera un anticipo a compensar por 3000€, pero se modifica el importe a 1200€, realizando este apunte en él debe en la cuenta asociada de anticipos.

- En el pago, se efectúa un apunte de anticipo efectuado por los 3000€ en el haber la cuenta asociada de anticipos.

- Al generar la factura parcial, se genera un apunte por anticipo a compensar de 1200€ en el debe de la cuenta asociada a la facturación. De esta forma, ese anticipo estará restando la cantidad total debida por el cliente (afecta a su estado de cuentas).

- En la factura final, se tendrá en cuenta que hay un importe de anticipos de 1800€ que aún no ha sido compensado.

Plan de cuotas

El plan de cuotas permite al cliente pagar a plazos. El documento de facturación de comercial es único haya diversos pagos. A partir de la factura se podrá imprimir una lista de cada fecha de pago y de los importes exactos.

La diferencia notable se encuentra en la contabilidad financiera, en donde por cada pago a plazo se crea un apunte contable o partida de deudor individual. Es un único documento contable, con tantas partidas de deudor como cuotas se establezcan.

Contablemente, el total de la factura va al haber de la cuenta de ingresos, mientras que cada una de las cuotas irá al debe de la cuenta del cliente, conforme se vayan generando cada uno de los plazos.

Para realizar la determinación de un plan de cuotas, se realiza en el customizing de la condición de pago (clave que determina los días de vencimiento que posee un documento contable, y que generalmente se aplica a documentos de acreedores y deudores).

Para las condiciones de pago a plazos, se debe determinar el número y el importe de los plazos en porcentajes, y las condiciones de pago para cada pago a plazos. El sistema genera el número de apuntes correspondientes en el documento contable automáticamente.

Las condiciones de pago son compartidas por FI, SD y MM si se han definido como condiciones que se utilizan tanto para deudores como para acreedores. Se debe tener cuidado en la configuración de las mismas por el impacto en los tres módulos.

Customizing de Condiciones de Pago

A continuación vemos un video sobre cómo se realiza la customización de una condición de pago a plazos, su funcionamiento y aplicación en la contabilidad financiera:

En esta animación trataremos las condiciones de pagos para pagos a plazos.

Se nos solicita configurar una condición de pago a plazo con 2 cuotas, una a 10 días y otra a 20 días, cada una con un 50%.

Para ver la configuración accedemos a la transacción OBB8. En esta transacción accedemos a las diferentes condiciones de pago, y nos posicionamos en aquella que se refiere a pagos a plazos (Z123, la cual está marcada como "Sin propuesta" en el apartado "Propuesta para fecha base"). En la misma, si hacemos doble clic, nos lleva a la pantalla de detalle de la condición de pago, y vemos que está marcado el flag "Pago a plazos". Nos crearemos en dicha transacción dos condiciones de pago a plazo, una informando 10 días en el campo "Ctd. días" (Z111) y otra informando 20 en dicho campo (Z112) desde la fecha de documento, lo cuál se indica en el apartado "Propuesta para fecha base". Las condiciones Z111 y Z112 no tienen marcados el flag de pago a plazos.

Después iremos a la transacción OBB9 para fijar el porcentaje de cada condición de pago. En esta transacción tenemos una línea para cada condición de pago - cuota - porcentaje - condición. Asignaremos a cada cuota condición de pago (Z123) su porcentaje, y a cada cuota su condición de pago de días:

Z123 - 1 - 50 - Z111
Z123 - 2 - 50 - Z112

A continuación, para mostrar cómo afectaría en comercial, crearemos un pedido de ventas al que modificaremos la condición de pago por el del plan de cuotas. Para ello, accedemos a la VA01 y creamos un pedido, y le informamos en el campo "Condic. pago" el valor Z123.

Suministramos el pedido desde el menú: Doc. venta >> Suministrar informando la cantidad de picking, hacemos la contabilización de salida de mercancías, y a continuación facturamos el mismo. En la cabecera del documento de facturación comprobamos que la condición de pago se ha mantenido, informando el Z123 en el campo "Condiciones de".

Si vamos a ver la cuenta corriente con la transacción FBL5N, comprobamos que para el cliente, la factura contabilizada por el documento de facturación creado, es un solo un documento que se ha registrado con dos partidas del cliente, una con un vencimiento de 10 días con respecto a la fechad el documento, y otra con 20 días con respecto a la misma fecha.


 

 

 


Sobre el autor

Publicación académica de Sebastian Zunino, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP SD.

SAP Master

Sebastian Zunino

Profesión: Consultor Sap Seguridad - Argentina - Legajo: VQ83V

✒️Autor de: 125 Publicaciones Académicas

🎓Egresado de los módulos:

Disponibilidad Laboral: FullTime

Certificación Académica de Sebastian Zunino

✒️+Comunidad Académica CVOSOFT

Continúe aprendiendo sobre el tema "La gestión de anticipos y pago a plazos" de la mano de nuestros alumnos.

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