✒️SAP SD La interfase SD/FI
SAP SD La interfase SD/FI
INTERFASE SD/FI - ENTRE COMERCIAL Y GESTIÓN FINANCIERA
El sistema traspasa los datos de factura, que se encuentran en las facturas, las notas de abono y las notas de cargo a Gestión financiera FI y las contabiliza en las cuentas que corresponda.
Antes de crear el documento contable pueden modificarse los datos siguientes de la factura:
- Fecha de facturación.
- Determinación de precios.
- Determinación de cuentas.
- Determinación de mensajes.
=> Una vez que se libera el documento de facturación a la contabilidad, solo se pueden modificar los datos de determinación de mensajes.
Bloqueo de contabiliación
Habitualmente la transferencia de los datos de contabilidad a Gestión financiera se efectúa automáticamente.
Sin embargo, es posible que no se desee traspasar automáticamente los datos de ciertas clases de factura. En ese caso, se puede fijar un bloqueo de contabilización a nivel de clase de factura.
El sistema crea los documentos contables solo si se han liberado previamente los documentos de facturación, es decir, si se ha liberado el bloqueo.
Esto permite, por ejemplo, crear los documentos de facturación de Comercial primero, a continuación imprimirlos y finalmente transferirlos a Gestión financiera.
Por medio de la transacción VFX3 se puede tratar el bloqueo de los documentos de facturación para pasarlos a contabilidad financiera.
Es importante entender que el sistema crea todos los documentos contables o ninguno. Por esta razón, en caso de fijar el bloqueo de contabilización o en el caso de errores en la determinación de cuentas, el sistema no crea ningún documento contable. Solo se crean tras la liberación o la corrección de todos los errores.
Una vez que se genera la factura en SD, generalmente se contabiliza el documento en FI. Decimos generalmente porque es un parámetro que se fija en la clase de factura, donde se le indica si queremos que se contabilice automáticamente o no. Si no queremos que se contabilice automáticamante, se le fija a la clase de documento un bloqueo, en cuyo caso habría que hacer un paso más para desbloquearlo para su contabilización. En los datos de cabecera de la factura, podemos ver el campo "Status de contabilidad" que nos indica si el documento de contabilización fue creado, si la factura se encuentra bloqueada, o si existe algún error por el que no ha sido posible contabilizarlo.
Número de referencia y número de asignación
Los campos Número de referencia y Número de asignación del documento contable se pueden informar automáticamente con los números de los documentos de comercial.
El número de referencia se encuentra en la cabecera del documento contable y se utiliza para la compensación.
El número de asignación se encuentra a nivel de la posición de deudor y se puede utilizar para la clarificación de partidas individuales.
Si vemos los diferentes números de referencia de los documentos de ventas:
- Pedido de cliente: Número de pedido de cliente y Número de pedido de compras.
- Entrega de salida: Número de entrega y Número de entrega externo.
- Documento de facturación: Número de factura, y dentro de esta, Número de asignación y Número de referencia.
- Documento contable (FI): Número de referencia (en la cabecera) y Número de asignación (posición de deudor).
Visión en el sistema
Desde el flujo de documentos, si nos posicionamos en el documento contable y pulsamos en "visualizar documento" accedemos a la vista de entrada del documento. En esta pantalla vemos el nº de documento contable, fecha de documento, sociedad, ejercicio, fecha contable, moneda y número de referencia.
Si hacemos doble click sobre una de las posiciones, podemos acceder a visualizar los datos de la posición. Encontramos los datos de número de deudor, sociedad, número de documento contable (el mismo de la cabecera), importe, condición de pago, fecha, bloqueo de pago y número de asignación (que puede estar vacío).
Se puede definir que número se adopta como número de referencia o de asignación:
* A - Número de pedido de compras.
* B - Número de pedido de cliente.
* C - Número de entrega.
* D - Número de entrega externa.
* E - Número de documento de facturación.
* F - Si existe, número de entrega externo; si no, número de entrega.
Lista de facturas
Antes de reunir los documentos de facturación en una lista de facturas, deben haberse facturado y contabilizado en Gestión financiera. El número almacenado en el control de copia como número de referencia se transfiere posteriormente a Gestión financiera.
Al facturar individualmente cada documento, el número de referencia de cada una de ellas es exactamente igual a su propio número de documento de factura.
En el evento de creación de la lista de facturas, el número de referencia actual de los documentos de facturación individuales se sobreescribe con el número de la lista de facturas, es decir, el número de la lista de factura tendrá su propio número de documento de factura, y este será el número de referencia para todos las facturas de la lista de facturas.
=> Por ello, es posible la contabilización de la entrada de pagos indicando el número de lista de facturas.
Contabilizaciones negativas
En el sistema estándar de SAP, la contabilización de operaciones de anulación o abono se efectúa en el lado opuesto de la cuenta de la contabilización de deudores a clientes. Se crean clases de pedido G2 o S1.
La cuenta correspondiente tiene un "volumen de negocios" en ambos lados de la cuenta como suma total. La suma es superior a cero, aunque en realidad no se ha efectuado ningún volumen de negocio. Hace referencia a que la suma del lado del "debe" o del "haber" pueden ser mayor que cero, pero compensarse y no tener volumen de negocio.
Existe la solicitud de contabilizar abonos y anulaciones en el mismo lado de la cuenta como deudores. Por consiguiente, la cuenta puede tener el saldo cero. Por ello, la suma total de la cuenta también puede ser cero, lo que significa que no existe ningún volumen de negocios. Hace referencia a que si en el mismo lado de la cuenta se permiten apuntes positivos y negativos, la suma del lado del "debe" o del "haber" puede ser cero, y si las dos son cero, por consiguiente no existe volumen de negocio.
En el caso de que se desee esto último (contabilizar abonos y anulaciones en el mismo lado de la cuenta como deudores), debe fijarse el campo Contabilización negativa para abonos y anulaciones en las clases de factura.
Sobre el autor
Publicación académica de José Antonio Saavedra Rodríguez, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP SD.
SAP Expert
José Antonio Saavedra Rodríguez
El Salvador - Legajo: SX28V
✒️Autor de: 166 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
- Carrera Consultor ABAP Nivel Inicial
- Carrera Consultor en SAP SD Nivel Avanzado
- Carrera Consultor en SAP SD Nivel Inicial
Disponibilidad Laboral: FullTime
