✒️La metodología ASAP

METODOLOGIA ASAP.

1. Qué es la Metodología ASAP ?.

Implementación acelerada SAP, fue diseñada por SAP para ayudar a sus clientes a realizar una implementación rápida y exitosa.

- Permite una implementación rápida y exitosa

- Comprende fases orientada a procesos

- Contiene modelos y herramientas para la implementación.

- Minimizar riesgos.

Accelerate SAP permite a las compañías potenciar la fuerza de las características "aceleradas" y las herramientas en las soluciones SAP.

ASAP sigue un enfoque paso a paso disciplinado, apoyando a los equipos de proyecto con modelos, herramientas, cuestionarios y listas de control que incluyen técnicas y aceleradores.

2. Composición de la Metodología ASAP.

ASAP está compuesta por una metodología RoadMap, que posee un conjunto de poderosos herramientas y una Base de Datos de conocimiento, que garantizan el éxito de la implementación.

Los aceleradores como Microsoft Project, Word, excel y PowerPoint, ASAP los pone a disposición del equipo de implementación, para contar con una base de partida, en la creación de presentaciones, documentos de descripción de procesos, planificación detallada de actividades, aprobación de casos y otra gran cantidad de tareas.

3. Fases y entregables de la Metodología ASAP.

- Preparación del proyecto:

Durante esta fase el equipo del proyecto se entrenará en los fundamentos de SAP ERP y en el mapa de procedimientos de ASAP, se completará el plan del proyecto de alto nivel y se revisará es esquema de hardware necesario.

El proyecto se iniciará oficialmente con una reunión de lanzamiento. Este arranque preparará un escenario propicio para el proyecto destacando la importancia de este con los objetivos futuros de la compañía.

- Planos del negocio (Business Blueprint):

El propòsito es entender las metas del cliente y determinar los procesos de negocio necesarios para cumplir las mismas. En una reunión de Revisión Ejecutiva, se discutirán las metas del grupo, la estructura organizacional y los procesos de negocio de alto nivel.

Para verificar que se entendieron apropiadamente los requerimientos del grupo y que se incluyó a todos los involucrados en el proyecto, se preparará un Plano del estado futuro y será presentado a sus ejecutivos para la aprobación del mismo.

Este plano consistirá en un diagrama de la estructura de la empresa, además del primer borrador de la definición de los procesos de negocio que se utilizará en su compañía; los dos se presentarán en forma escrita y de diagrama. Con la elaboración de los Planos se finalizará el alcance detallado del proyecto.

- Realización

En esta fase el equipo de proyecto de su empresa y los consultores que están a cargo de la implementación se separarán para terminar las actividades asignadas. El equipo del proyecto asistirá al entrenamiento de SAP a nivel 2 y 3.

Entrenamiento de nivel 2.- el equipo se hará mas competente, y comenzará a modelar al sistema SAP ERP con base en los requerimientos del caso de la compañía. El entrenamiento, también, proporcionará una capacitación en las herramientas y ayudas de referencia del sistema; El entrenamiento, también, proporcionará un entendimiento de las herramientas y ayudas de referencia del sistema; de igual manera, se realizará la integración de sus componentes.

Entrenamiento de nivel 3.- ayudará al equipo del proyecto a adquirir conocimientos en tópicos detallados dentro de los procesos de negocio.

Mientras que el equipo del proyecto está en entrenamiento, los consultores a cargo de la implementación configurarán los procesos de negocio definidos en los planos aprobados. El sistema configurado reflejará la organización del cliente y los catálogos maestros; y deberá soportar un flujo totalmente integrado de los procesos del sistema.

Una revisión de los procesos de negocio con el equipo del proyecto y con otros usuarios clave de cada uno de los procesos de negocio permitirá la retroalimentación y confirmación de los planos aprobados.

Un sistema que refleje catálogos maestros y la organización de su empresa proporcionará un beneficio adicional al equipo del proyecto en el refuerzo del entrenamiento tomado.

Proceso de negocio medular.- Son tareas troncales y principales de la compañia u organización sin el correcto funcionamiento de ellas en el ERP, ninguna otra actividad se podría llevar a cabo.

La configuración de cada proceso de negocio medular será dividida en interacciones o ciclos de flujos de procesos de negocios relacionados. Los flujos de procesos de negocios son configurados conjuntamente con el desarrollo de reportes procedimientos de usuarios, escenarios de prueba y perfiles de seguridad.

Los ciclos no sólo proporcionan indicadores para el equipo del proyecto, sino que también proveen puntos claves para probar y simular partes específicas del proceso global de negocios. Este enfoque proporciona retroalimentación inmediata, así como el involucramiento de toda la organización a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

Durante los ciclos, el equipo del proyecto del cliente estará trabajando estrechamente con los consultores que está a cargo de la implementación para definir los escenarios especificados de negocios y las condiciones de excepción. Este enfoque cuenta con la máxima transferencia de conocimientos permitiendo al equipo de trabajo repetir la configuración de los procesos medulares del negocio mientras pone a punto el sistema para tomar en cuenta procesos comunes de negocios. El equipo del proyecto del cliente completará el entrenamiento detallado del Nivel 3 durante los ciclos.

Como una actividad paralela. son desarrollados y probados los programas de interfase y conversión, así como los reportes especiales.

- Preparación Final:

El propósito básico de la fase de Preparación Final es terminar las pruebas finales del sistema, entrenar a los usuarios finales y llevar a los datos y el sistema a un ambiente productivo.

Las pruebas finales al sistema consisten en probar los procedimientos, programas de conversión y reportes especiales para fines legales y fiscales, probar los programas de interfase a los sistemas actuales, llevar a cabo las pruebas de volumen y estrés, así como las pruebas de aceptación del usuario final.

Para entrenar a los usuarios finales, el equipo de proyecto entrenará a usuarios clave, utilizando un método de entrenar al entrenador. Este método ayudará a ganar la aceptación de los usuarios finales, así como la construcción de una base de conocimiento para soporte propio de los reportes en línea y futuras mejoras al sistema.

Otro propósito de esta fase es rear una estrategia para la puesta en Marcha. Este plan específicamente identifica la estrategia de conversión de datos, procedimientos iniciales de auditoría y una estructura de soporte al equipo del proyecto.

El último paso de esta fase es aprobar el sistema y asegurar que el cliente esté listo para la puesta en marcha del Sistema SAP ERP.

- Arranque productivo y soporte.

Inmediatamente después de la puesta en marcha, el sistema deberá se revisado y afinado para asegurar que el entrorno del negocio está completamente soportado. Este proceso involucra no solamente el verificar la precisión de las transacciones del negocio, sino también, el entrevistar informalmente a los usuarios para verificar la precisión de las transacciones del negocio, sino también, entrevistar informalmente a los usuarios para verificar que sus necesidades hayan sido satisfechas.

El último paso en el proceso involucra la medición de los beneficios que brinda el nuevo sistema de negocio.