✒️La metodología ASAP

ACELERATED SAP (ASAP) diseñada por SAP para ayudar a sus cliente a realizar una implementación rápida y exitosa.

-Metodología por fases, orientada procesos y es el paraguas de herramientas SAP. Diseñanda para optimizar los proyectos de implementación y minimizar los riesgos.

ASAP sigue un enfoque paso a paso disciplinado, apoyando a los equipos con modelos, herramientas, cuestionarios y listas de control que incluyen técnicas y acelerados.

ASAP está compuesta por una Metodología (RoadMap), que poseen un conjunto de poderosas Herramientas y una Base de Datos de Conocimiento, que garantizan el éxito de la implementación. Las herramientas incluyen cuestionarios para ayudar a definir los requerimientos de los diversos procesos, listas de verificación de cumplimiento de las actividades por fase y muchos otros documentos preconfigurados denominados Aceleradores, como ser archivos Microsoft Project, Word, Excel y Power Point.

Estos ACELERADORES (documentos, formularios y archivos) ASAP los pone a disposición del equipo de implementación, para contar con una base de partida, en la creación de presentaciones, documentos de descripción de procesos, planificación detallada de actividades, aprobación de casos y otra gran cantidad de tareas, minimizando la necesidad de crear estos documentos desde ser, puesto que ya han sido probados y utilizados en otros proyectos exitosos.

FASES Y ENTREGABLES DE LA METODOLOGÍA ASAP:

-Preparación del proyecto: el equipo se entrenará en los fundamentos de SAP ERP y en el mapa de procedimientos de ASAP. Se revisará el esquema de hardware necesario. El proyecto se iniciará oficialmente con una reunión de lanzamiento con los consultores que participan en la implementación y para otros miembros clave de la empresa. Este arranque preparará un escenario propicio para el proyecto destacando la importancia de éste con los objetivos futuros de la compañía.

-Planos del Negocio (Business Blueprint): el propósito es entender las metas del cliente y determinar los procesos de negocio necesarios. En una reunión de Revisión Ejecutiva, se discutirán las metas del grupo, la estructura organizacional y los procesos de negocio de alto nivel. Debe ser detallado y preciso. No es necesario que el Blueprint detalle a profundidad la soluciona a implementar, pasos de configuración ni detalles técnicos de programación. Sino que este debe contener el proceso en su totalidad, relevado sin faltantes algunas.

Para verificar que se entendieron los requerimientos del grupo y que se incluyó a todos los involucrados, se preparará un PLANO DEL ESTADO FUTURO y será presentado a sus ejecutivos para la aprobación del mismo.

Este Plano consistirá en un diagrama de la estructura de la empresa, además del primer borrador de la definición de los procesos de negocio que se utilizará en la compañía, los dos se presentarán en forma escrita y de diagrama. Con la elaboración de los Planos se finalizará el alcance detallado del Proyecto.

REALIZACIÓN:

En esta fase, el equipo del proyecto de su empresa y los consultores que están a cargo de la implementación se separarán para terminar las actividades asignadas. El equipo del proyecto asistirá el entrenamiento de SAP de nivel 2 y 3.

Durante el entrenamiento de nivel 2: el equipo del proyecto se hará más competente, y comenzará a modelar al sistema ERP con base en los requerimientos de la compañía.

El entrenamiento de nivel 3 ayudará al equipo del proyecto a adquirir conocimientos en tópicos detallados dentro de los procesos de negocio.

Mientras que el equipo del proyecto está en entrenamiento, los consultores a cargo de la implementación configurarán los procesos de negocio definido en los planos aprobados. El sistema configurado reflejará la organización del cliente y los catálogos maestros; y deberá soportar un flujo totalmente integrado de los procesos del sistema.

Una revisión de los procesos de negocio de la empresa con el equipo del proyecto y con otros usuarios clave de cada uno de los procesos de negocio permitirá la retroalimentación y confirmación de los plano aprobados. Un sistema que refleje catálogos maestros y la organización de su empresa proporcionará un beneficio adicional al equipo del proyecto en el esfuerzo del entrenamiento tomado.

PROCESOS DE NEGOCIO MEDULAR: " Son las tareas troncales y principales de la compañía u organización sin el correcto funcionamiento de ellas en el ERP ninguna otra actividad se podría llevar a cabo".

La configuración de cada proceso de negocio medular será dividida en interacciones o CICLOS de flujos de procesos de negocios relacionados. Los flujos de procesos de negocio son configurados conjuntamente con el desarrollo de reportes, procedimientos de usuarios, escenarios y perfiles de seguridad.

Los CICLOS proveen puntos claves para probar y simular partes específicas del proceso global del negocio. Durante los ciclos el equipo del proyecto del cliente estará trabajando estrechamente con los consultores que están a cargo de la implementación para definir los escenarios especificados de negocios y las condiciones de excepción.

Este enfoque cuenta con la máxima transferencia de conocimientos permitiendo al equipo de trabajo repetir la configuración de los procesos medulares del negocio mientras pone a punto el sistema para tomar el cuenta procesos comunes de negocios. El equipo del proyecto del cliente completará el entrenamiento detallado de Nivel 3 durante los ciclos. Como actividad paralela son desarrollados y probados los programas de interfase y conversión, así como los reporte especiales.

PREPARACIÓN FINAL: El propósito de esta fase es de Preparación Final, terminar las pruebas finales del sistema, entrenar a los usuarios finales y llevar a los datos y el sistema a un ambiente productivo.

Las pruebas finales al sistema consisten en probar los procedimientos, programas de conversión y reportes especiales para fines legales y fiscales, probar los programas de interfases a los sistemas actuales, llevar a labo las pruebas de volumen y estrés, así como las pruebas de aceptación del usuario final.

Para entrenar a los usuarios finales, el equipo de proyecto, entrenará usuarios clave utilizando un método de entrenar al entrenador. Éste método ayudará a ganar aceptación de los usuarios finales, así como la construcción de una buena base de conocimiento para soporte propio de los reportes en línea y futuras mejoras al sistema.

Otro propósito de esta fase es crear una estrategia para la Puesta en Marcha. Este plan específicamente indentifica la estrategia de conversión de datos, procedimientos iniciales de auditoría y una estructura de soporte al equipos del proyecto.

EL ULTIMO PASO en esta fase en aprobar el sistema y asegurar que el cliente esté listo para la puesta en marcha de Sistema SAP ERP.

ARRANQUE EN PRODUCTIVO Y SOPORTE: Inmediatamente después de la puesta en marcha, el sistema deberá ser revisado y afinado para asegurar que el entorno del negocio está completamente soportado. Este proceso involucra no solamente el verificar la precisión de las transacciones del negocio, sino también, entrevistar informalmente a los usuarios para verificar que sus necesidades hayan sido satisfechas. Este último paso en el proceso involucra la medición de los beneficios que brinda el nuevo sistema de negocio.