✒️La metodología ASAP

¿Qué es la metodología ASAP?

La metodología de implementación Accelerated SAP (ASAP) fue diseñada por SAP para ayudar a sus clientes a realizar una implementación rápida y exitosa.

Es una metodología por fases, orientada a procesos y es el paraguas de herramientas SAP. Diseñada para optimizar los proyectos de implementación y minimizar los riesgos.

ASAP sigue un enfoque paso a paso disciplinado, apoyando a los equipos de proyecto con modelos, herramientas, cuestionarios y listas de control que incluyen técnicas y aceleradores. Accelerated SAP permite a las compañías potenciar la fuerza de las características “aceleradas” y las herramientas ya incluidas en las soluciones SAP.

Composición de la Metodología ASAP

La metodología de implementación ASAP es uno de los puntos clave de cualquier proyecto de instauración de productos de SAP para lograr maximizar los tiempos, la calidad y la eficiencia del proceso de implementación.

ASAP está compuesta por una Metodología (roadmap), que posee un conjunto de poderosas herramientas y un base de datos de conocimiento, que garantizan el éxito de la implementación.

Las herramientas incluyen facilidades para la Gerencia del Proyecto, cuestionarios para ayudar a definir los requisitos de los diversos procesos, listas de verificación de cumplimiento de las actividades por fase y muchos otros documentos pre configurados denominados Aceleradores, como ser archivos Microsoft Project, Microsoft Word, Microsoft Excel y Microsoft PowerPoint.

Estos aceleradores (documentos, formularios y archivos) ASAP los pone a disposición del equipo de implementación, para contar con una base de partida, en la creación de presentaciones, documentos de descripción de procesos, planificación detallada de actividades, aprobación de casos y otra gran cantidad de tareas, minimizando la necesidad de crear estos documentos desde cero, puesto que ya han sido probados y utilizados en otros proyectos exitosos.

Los aceleradores son puntos de partida que ayudan a la implementación del ERP, no significa que se deban utilizar al pie de la letra. Hay negocios particulares que se deben seguir pasos que SAP provee en las soluciones a medida.

Fases y Entregables de la Metodología ASAP

La Metodología ASAP contempla las siguientes fases y entregables:

Preparación del Proyecto

Durante esta fase, el equipo del proyecto se entenderá en los fundamentes de SAP ERP y en el mapa de procedimientos de ASAP, se complementará el plan del proyecto de alto nivel y se revisará el esquema de hardware necesario.

El proyecto se iniciará oficialmente con una reunión de lanzamiento. Esta reunión no es exclusiva del equipo de proyectos y los consultores que participan en la implementación, sino para otros miembros clave de la empresa. Este arranque preparara un escenario propicio para el proyecto destacando la importancia de este con los objetivos futuros de la compañía.

Plan del Negocio (Business Blueprint)

El propósito de la fase de Planos de Negocio Businnes Blueprint es entender las metas del cliente y determinar los procesos de negocio necesarios para cumplirlas mismas. En una reunión de Revisión Ejecutiva, se discutirán las metas del grupo, la estructura organizacional y los procesos de negocio de alto nivel.

Otros requerimientos más detallados serán discutidos durante reuniones de trabajo de revisión de cada uno delo procesos de negocio.

Las reuniones de Revisión Ejecutiva y de los procesos de negocio serán concluidas por los consultores que realizan la implementación.

Para verificar que se entendieron apropiadamente los requerimientos del grupo y que se incluyó a todos los involucrados en el proyecto, se preparara un plano del estado futuro y será presentado a sus ejecutivos para la aprobación del mismo.

Este plano consistirá en un diagrama de la estructura de la empresa, además del primer borrador de la definición de los procesos de negocio que se utilizara en su compañía; los dos se presentaran en forma escrita y de diagrama. Con la elaboración de los Planos se finalizará el alcance detallado del Proyecto.

Realización:

Durante esta fase, el equipo de proyecto de su empresa y los consultores que están a cargo de la implementación se separaran para terminar las actividades asignadas. El equipo de proyecto asistirá al entrenamiento de SAP nivel 2 y 3. El entrenamiento de SAP se ha organizado alrededor de los procesos de negocio.

Durante el entrenamiento de nivel 2: el equipo del proyecto se hará más competente, y comenzará a modelar al sistema SAP ERP con base a los requerimientos del caso de la compañía. El entrenamiento, también proporcionará un entendimiento de las herramientas y ayudas de referencia del sistema; de igual manera, se realizará la integración de sus componentes.

El entrenamiento de nivel 3 ayudara al equipo de proyecto a adquirir conocimiento en tópicos detallados dentro de los procesos de negocio.

Mientras que el equipo del proyecto está en entrenamiento, los consultores a cargo de la implementación configuraran los procesos de negocio definidos en los planos aprobados. El sistema configurado reflejará la organización del cliente y los catálogos maestros; y deberá soportar un flujo totalmente integrado de los procesos del sistema.

Una revisión de los procesos de negocio de su empresa con el equipo del proyecto y con otros usuarios clave de cada uno de los procesos de negocio permitirá la retroalimentación y confirmación de los planos aprobados.

Un sistema que refleje catálogos maestros y la organización de su empresa proporcionara un beneficio adicional al equipo del proyecto en el refuerzo del entrenamiento tomado.

Proceso de negocio medular: Son las tareas troncales y principales de la compañía u organización sin el correcto funcionamiento de ellas en el ERP ninguna otra actividad se podría llevar a cabo.

La configuración de cada proceso de negocio medular será dividida en interacciones o ciclos de flujo de procesos de negocio relacionados. Los flujos de procesos de negocio son configurados conjuntamente con el desarrollo de reportes, procedimiento de usuarios, escenarios de prueba y perfiles de seguridad.

Los ciclos no solo proporcionan indicadores para el equipo del proyecto, sino que también proveen puntos clave para probar y simular partes especificas del proceso global de negocios. Este enfoque proporciona retroalimentación inmediata, así como el involucramiento de toda la organización a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

Durante los ciclos, el equipo del proyecto del cliente estará trabajando estrechamente con los consultores que están a cargo de la implementación para definir los escenarios especificados de negocio y las condiciones de excepción. Este enfoque cuenta con la máxima transferencia de conocimiento permitiendo al equipo de trabajo repetir la configuración de los procesos medulares del negocio mientras pone a punto el sistema para tomar en cuenta procesos comunes de negocios. El equipo del proyecto del cliente completara el entrenamiento detallado de Nivel 3 durante los ciclos.

Como una actividad paralela, son desarrollados y probados los programas de interface y conversión, así como los reportes especiales.

Preparación Final

El propósito básico de la fase de Preparación Final es terminar las pruebas finales del sistema, entrenar a los usuarios finales y llevar a los datos y el sistema a un ambiente productivo.

Las pruebas finales al sistema consisten en probar los procedimientos, programas de conversión y reportes especiales para fines legales y fiscales, probar los programas de interface a los sistemas actuales, llevar a cabo las pruebas de volumen y estrés, así como las pruebas de aceptación del usuario final.

Para entrenar a los usuarios finales, el equipo de proyecto entrenara usuarios clave utilizando un método de entrenar al entrenador. Este método ayudara a ganar la aceptación de los usuarios finales, así como la construcción de una base de conocimiento para soporte propio de los reportes en línea y futuras mejoras al sistema.

Otro propósito de esta fase es crear una estrategia para la Puesta en Marcha. Este plan específicamente identifica la estrategia de conversión de datos, procedimientos iniciales de auditoria y una estructura de soporte al esquipo del proyecto.

El último paso en esta fase es aprobar el sistema y asegurar que el cliente esté listo para la puesta en marcha del Sistema SAP ERP.

Arranque Productivo y Soporte

Inmediatamente después de la puesta en marcha, el sistema, deberá ser revisado y afinado para asegurar que el entorno del negocio está completamente soportado. Este proceso involucra no solamente el verificar la precisión de las transacciones del negocio, sino también, entrevistar informalmente a los usuarios para verificar que sus necesidades hayan sido satisfechas.

El último paso en el proceso involucra la medición de los beneficios que brinda el nuevo sistema de negocio.