✒️SAP SD Los principios básicos del control de procesos empresariales

PARAMETRIZACIÓN EN VENTAS

PRINCIPIOS BÁSICOS DEL CONTROL DE PROCESOS EMPRESARIALES

1 - Actividades de preventas

Las Actividades de Preventas son una conjunción de preparaciones ajenas al sistema y otras que si pertenecen al mismo.

Las actividades de preventas persiguen el establecimiento y actualización de relaciones con los clientes.

Entre las actividades de preventas se incluyen:

- Introducción y seguimiento de contactos con clientes.

- Campañas de mailing.

- Respuesta a las consultas telefónicas de los clientes.

- Peticiones de ofertas.

- Ofertas

Dentro de las actividades fuera del sistema se encuentran: medidas de marketing (mailing directo a los clientes, campañas de internet, campañas de televenta, etc), que luego desencadenan en los procesos de ventas.

Como consecuencia de las actividades ajenas al sistema, se producen las que si afectan al sistema, como consultas no vinculantes por parte del cliente o peticiones de oferta. Las peticiones de oferta y las ofertas le ayudarán a determinar importantes datos relacionados con las ventas y se pueden grabar como documentos. Si el cliente hace un pedido a continuación, se puede tener acceso a estos datos.

Audio: las actividades de preventas no son obligatorias, pero las que se encuentran dentro del sistema como petición de oferta y oferta, ayudan al análisis de marketing para saber en qué punto de la comercialización se puede mejorar: evaluando los motivos de rechazos de las ofertas, sacando estadísticas de rechazo, etc. También las actividades de preventa ayudan en la definición de circuitos donde debemos respetar acuerdos de precios con los clientes: condiciones de precios, factura o cantidades. Las peticiones de ofertas no son muy utilizadas, pero ayudan mucho en la gestión de análisis y seguimiento para las ventas que se concretan, sobre todo en situaciones en las que hay idas y vueltas de cotizaciones o pujas con los clientes.

La información de preventas se puede utilizar para planificar, evaluar y valorar las estrategias de marketing y ventas futuras, y como base para establecer relaciones a largo plazo con los clientes. Dentro de estos análisis se encuentra:

- Seguimiento de ventas perdidas.

- Registro de datos de preventas para ayudar a negociar los grandes contratos.

- Ventas a grandes organizaciones para las que es necesario tener documentado todo el proceso.

=> Por tanto, las actividades de preventas son tareas externas y no externas al sistema que anteceden a las ventas, como son mailling, mercadeo, peticiones de oferta, etc.

2 - Tratamiento de pedidos de cliente

El Pedido es un documento de comercial que contiene y registra las mercancías o los servicios que el cliente ha solicitado.

Los empleados del departamento de Servicio al cliente anotan todos los pedidos que se realizan por teléfono o por otros medios.

El documento de pedido (u orden) contiene toda la información necesaria para procesar la solicitud del cliente a través de todo el ciclo de tratamiento, y suele contener:

- Registro info del cliente y del material.

- Información sobre precios para todas las posiciones.

- Información acerca de fechas y cantidades de entrega.

- Información acerca del tratamiento de expediciones.

- Información acerca de la facturación.

El componente de ventas sugiere así los datos de registros maestros y las tablas de control que previamente se parametrizaron. Como resultado, se evitan los posibles errores de entrada de datos que tienen lugar durante el tratamiento de los pedidos de cliente, así como la introducción de datos redundantes.

Existe la posibilidad de introducir un pedido de cliente con muchas posiciones en una sola pantalla.

3 - Control de procesos empresariales en ventas

Los procesos de ventas están controlados por el customizing de documentos de ventas.

El customizing de documentos de ventas puede efectuarse en la cabecera, a nivel de posición o de reparto según la estructura del documento. Los instrumentos que corresponden a estas partes del documento son: la clase del documento de ventas, la categoría o tipo de posición y la categoría o tipo de reparto.

=> Es necesario realizar configuraciones en el customizing para que los tipos de posición y de reparto se determinen en el documento de ventas.

Además de configurar las asignaciones del tipo de posición y reparto para el documento de ventas, también es necesario definir si es necesario que el sistema pueda permitir el traspaso de datos o transferencia desde un documento de ventas a otro documento, según las necesidades del negocio. Esta configuración va a estar dada por el control de copia.

4 - Funciones básicas

Es necesario configurar en el customizing varias funciones de ventas generales (funciones básicas) para las documentos de ventas, como son:

- Determinación de interlocutor.

- Determinación de texto.

- Datos incompletos.

- Determinación de precios.

- Determinación de material.

- Reparto de un documento de compras como procedimiento general.

- Determinación de mensajes.

- Gestión de créditos.

- Bonificación en especie.

- Transferencia de necesidades.

- Salida

- Otras

Estas funciones básicas se determinarán a nivel de cabecera, de tipo de posición o de tipo de reparto, según corresponda cada una de estas funciones.

Dentro de los Tipos de Documentos de Ventas tenemos: Pedido estándar, Consulta y Oferta.

Dentro de los Tipos de Posición tenemos: Posición estándar, Posición sin cargo, Posición de texto.

Dentro de los Tipos de Reparto tenemos: Planificación de necesidades de material, Sin planificación de necesidades, Sin gestión de inventario.

Las funciones básicas son un apartado del customizing de SD. Una vez realizada la configuración se asignan los elementos de SD. Es importante saber que cuando se modifican estas funciones básicas, se modifica la funcionalidad de estos elementos de la misma manera.

Las funciones básicas son cargadas en ciertos niveles dentro del documento de ventas (cabecera, posición o reparto).

El documento de ventas en el customizing no está completo para su configuración hasta que no se hayan procesado todas las funciones básicas necesarias.

Estas funciones básicas son configuradas en apartados separados del customizing de comercial, y luego se asignan al documento de ventas.

5 - Puntos del customizing del Módulo Comercial

A continuación se muestra un vídeo que indica dónde se encuentra el customizing de los objetos comercial y las funciones básicas principales del proceso comercial.

Vemos como se separa dentro del customizing las configuraciones de los procesos empresariales fundamentales del módulo de SD.

Accedemos al SPRO, y a la ruta: Comercial >> Ventas >> Documentos de ventas.

Aquí podemos ver donde se encuentra en el customizing todo el proceso comercial. Tenemos el punto donde se realiza la configuración del documento de ventas y sus características en el nodo >> Cabecera de documento de ventas.

Al ingresar a este nodo podremos ver la configuración de todos los elementos que posee el documento de ventas, que se encuentran en:

>> Cabecera de documento de ventas

>> Posición documento ventas

>> Repartos

Cada uno con sus características para ser configuradas en sus respectivos apartados.

Como se ha comentado en la lección, las funciones básicas se configuran en un punto o apartado diferente, y posteriormente estas se asignan al documento de ventas, posición o repartos.

Dentro del customizing, en Comercial >> Funciones básicas, y dentro del mismo está la configuración de todas las claves que utilizaremos en comercial, como son:

>> Determinación de precios

>> Bonificación en especie

>> Compra de rappel

>> Impuestos

>> Imputación/Cálculo

>> Verificación de disponibilidad y transferencia de necesidades

>> Programación de expedición y transporte

>> Control de mensajes

>> Determinación de material

... entre otros