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Efectúe la activación después de completar la estructura organizativa

Una vez que tenga una clara noción en cuanto a la apariencia de la estructura organizativa, podrá implementar estas ideas en el sistema.

La activación del modelo debe ser el último paso en el proceso de configuración. Cuando efectúa la activación, se fijan los siguientes elementos de la estructura organizativa que ya no se pueden modificar:

· Todos los IDs de las unidades organizativas se fijan de manera permanente. Después de la activación, no hay manera de modificarlos.

· Se creará un socio comercial correspondiente para cada empresa. Después de la activación, ya no se puede borrar una empresa.

· Se creará una sede correspondiente para cada residencia fiscal. Después de la activación, ya no se puede modificar la relación entre la empresa y la residencia fiscal, y tampoco se puede borrar la residencia fiscal.

Al modelar la estructura organizativa, se recomienda probarla con frecuencia para confirmar su exactitud con el botón Verificar. Debido a que la estructura organizativa debe cumplir con una serie de restricciones empresariales que aseguren la exactitud de los datos, es posible que al finalizar se muestre una larga lista de mensajes de error si no realiza verificaciones durante el proceso de modelación. Para obtener más información sobre las restricciones empresariales, consulte Verificaciones de restricciones empresariales y de veto.

Tenga en cuenta que puede realizar modificaciones en la estructura organizativa en diferentes fechas de inicio de validez de una misma sesión. Cuando activa la estructura organizativa, esta activación no depende del tiempo; es decir, todas las modificaciones que realice en todas las fechas se transfieren a la versión de planificación. Resulta indistinto qué fecha de inicio de validez se fija en la activación.

Aspectos generales de la estructura organizativa

Hay dos indicaciones de las que debe recopilar la información organizativa para introducir en el sistema:

· La vista descendente, que consiste en las personas jurídicas (empresas y residencias fiscales) de la empresa.

· La vista ascendente, que muestra el modo en que se organizan las personas y el trabajo en la empresa.

Se deben introducir ambas vistas a la vez en la estructura organizativa y, al mismo tiempo, se deben considerar otros aspectos, como la jerarquía financiera.

Fecha de inicio

Antes de crear cualquier unidad organizativa, debe definir la fecha única de inicio que se utilizará para toda la estructura organizativa. Debe estar próxima a la transición al sistema SAP Business ByDesign, de modo que los datos actualizados en el sistema representen la realidad de la empresa en ese momento. Utilice la fecha más antigua de la siguiente lista como la fecha de inicio de la estructura organizativa:

· Primer día del período contable de migración para saldos iniciales de libro mayor. Por lo general, corresponde a un mes antes de la fecha de la activación productiva.

· Si desea migrar activos fijos, corresponde al primer día del ejercicio fiscal actual. Tenga en cuenta que "fechas en servicio" de sus activos fijos no tienen relevancia aquí.

· Primer día del mes contable más antiguo para cualquier saldo de libro mayor. Si desea contabilizar importes en períodos contables anteriores, debe abrir el período contable y actualizar los datos organizativos correspondientes (empresa, centros de coste, etc.).

· La fecha de migración para los empleados, es decir, la fecha a partir de la cual desea asignar empleados a las unidades organizativas. Una asignación de empleado es el requisito previo para asignar un empleado como gerente a una unidad organizativa. Tenga en cuenta que puede migrar empleados al sistema en fechas anteriores a la fecha de inicio de la estructura organizativa, por lo que no es necesario fijar la fecha de la primera contratación de los empleados como la fecha de inicio.

Una vez elegida, utilice la fecha de inicio como la única fecha de inicio de validez para todas las actividades iniciales de configuración de la estructura y para asignaciones de definición o funcionales. Verifique que la fecha definida sea correcta antes de realizar cualquier modificación en una nueva sesión en el Área de planificación. Tenga en cuenta que el sistema le asiste al memorizar la fecha de inicio de validez que utilizó la última vez que grabó la estructura organizativa.

Si es necesario, puede corregir las fechas de inicio de las unidades organizativas en la interfaz de usuario como se muestra a continuación:

1. Vaya a la ficha Períodos. Si desea extender la validez de las unidades organizativas, comience por la unidad organizativa que aparece al inicio y continúe de manera descendente. Si desea reducir la validez de las unidades organizativas, por ejemplo, al fijar una fecha de inicio posterior, comience por las unidades organizativas que aparecen al final del árbol y continúe hacia arriba.

2. Fije la primera fecha de la ficha Períodos en la nueva fecha deseada. Podrá observar que todas las otras fechas de las propiedades de esta unidad organizativa también cambian a esta fecha, salvo que las propiedades de la unidad organizativa ya tengan fechas de inicio o de fin diferentes. En este caso, el sistema no tocará la validez de estas propiedades.

3. Examine el árbol y ejecute el paso 2 en cada unidad organizativa.

IDs y nombres de las unidades organizativas

Cuando asigne IDs a las unidades organizativas, recuerde que los usuarios finales introducirán con frecuencia los IDs mientras trabajan en el sistema, por ejemplo, para identificar un centro de coste o la empresa de un centro de beneficio. Asegúrese de que los IDs de las unidades organizativas sean fáciles de introducir. Una propuesta consiste en utilizar un carácter, seguido de 3 a 4 dígitos, por ejemplo: C1000, C1100, C1200. El carácter C indica un área de la empresa y la numeración es jerárquica.

No incorpore significados al ID de la unidad, como CC para centros de coste o CB para centros de beneficio. Después de la primera activación de una unidad organizativa, ya no se pueden modificar los IDs correspondientes.

Asegúrese de que todas las unidades organizativas tengan un nombre que sea único en toda la empresa. Esto se debe a que, al trabajar con datos organizativos en el sistema, muchas veces sólo se visualiza el nombre en la pantalla. Por lo tanto, no resulta útil que existan tres departamentos denominados "Ventas" (incluso en los sectores más remotos de la empresa).

Estructura legal

Empresas

Todas las personas jurídicas deben estar modeladas como empresas en el sistema. Incluso las empresas sin activos fijos deben crearse como un nodo separado en la estructura. Sin embargo, ninguna persona jurídica debe modelarse como dos unidades organizativas en la estructura organizativa.

El sistema creará un socio comercial para cada empresa y lo vinculará a dicha empresa durante la activación. Puede utilizarse este socio comercial para representar a la empresa en los procesos empresariales relevantes, como transferencias entre empresas. El socio comercial tendrá el mismo ID que la empresa. Tenga en cuenta que si desea utilizar un ID diferente, puede especificarlo en el campo Socio comercial interno de los identificadores de actividades empresariales externas de la empresa, que se encuentra en la ficha General de la vista Estructuras organizativas.

Se recomienda no fijar las definiciones Empresa y Residencia fiscal en la misma unidad organizativa. Debe fijar la Empresa en el nivel superior y Residencia fiscal en el nivel inferior, tal como muestra el gráfico anterior.

Entornos multiempresa

Existen varias soluciones para modelar más de una empresa en la estructura organizativa:

· Paralelas, como estructuras separadas

· Paralelas, con un nodo colectivo superior

· Apiladas, por ejemplo, para expresar constelaciones legales entre empresas