✒️ABAP Introducción a los sistemas de Workflow
ABAP Introducción a los sistemas de Workflow
Introducción a los sistemas de WorkFlow.
1.-Qué es WorkFlow
Es una herramienta que permite la implementación técnica de procesos de negocio.
Permiten dar soporte a agilizar el proceso de negocio ganando tiempo. Permiten a las personas involucradas llevar a cabo procesos de negocio independientemente del tiempo y lugar.
El flujo de trabajo es controlado y coordinado activamente por el sistema de WorkFlow. El control incluye la monitorización de pasos de trabajo individuales y el inicio de procesos para escalar las tareas que lleguen a su fecha de vencimiento.
En SAP, el sistema de WorkFlow se integra completamente con las funciones de negocio a través de sus Business Objects (BOR: Business Object Repository – TX SW01)
Adicionalmente el sistema de WorkFlow de SAP permite su integración con la gestión organizacional, lo que permite relacionar personas o estructuras organizativas a las tareas del WorkFlow. El sistema de WorkFlow cubre todos los aspectos del proceso.
Características comunes a todos los WorkFlow:
- Incluyen un número finito de actividades
- Las actividades siempre se llevan a cabo de la misma manera
- Involucran a diferentes personas y departamentos
- Requieren un alto grado de coordinación
2.-Qué NO es un WorkFlow.
Un WorkFlow no es:
- Un sistema de gestión documental.
- Un sistema de email.
- Un sistema de distribución de datos entre sistemas (para ello WorkFlow utiliza ALE, EDI, WebForms-XML, etc.).
- Una transacción para secuenciar pantallas.
- Una transacción de datos temporales.
- Una herramienta que se utilice para realizar funciones que existentes en el sistema (Si no se puede ejecutar la función en el manualmente en el sistema, WorkFlow tampoco lo hará).
3.-Ventajas de utilizar un sistema WorkFlow.
Para los usuarios:
- Tan pronto como una tarea aparezca, se le enviará electrónicamente a su bandeja de entrada o Inbox.
- La información, explicaciones e instrucciones se envían todas juntas en un mismo documento.
- El sistema WorkFlow lleva al usuario directamente a la transacción.
- Permite escalar trabajos automáticamente y determina los responsables y superiores directamente utilizando la estructura organizativa.
Para la empresa:
- Aumenta la productividad
- Agiliza los procesos
- Aumenta la satisfacción de los clientes (mejores flujos de información mayor rapidez en responder)
4.-Terminología WorkFlow.
Términos fundamentales:
- WorkFlow
o Paso
Tarea
- Papel
o Agentes
- Business Object
o Evento
- Business WorkPlace
o Actividad
Preguntas clave en el diseño e implementación de un WorkFlow.
.- En qué orden (WorkFlow )
- El WorkFlow controla el flujo del proceso
- Consiste en un conjunto de pasos
- · Puede ser lanzado mediante eventos
Cada WorkFlow se compone de una serie de pasos enlazados. Cada paso tiene un tipo y un símbolo propio para que sea más fácil de leer. Cada paso de WorkFlow procesa datos que se van pasando de step a step a través de contenedores (bindings entre containers)
Un WorkFlow se activa mediante uno o más eventos. El evento depende del WorkFlow y debe estar activamente relacionado con él.
NOTA: El WorkFlow se crea y modela mediante al WorkFlow Builder TX SWDD.
.- Qué actividad/Tarea
- Una actividad puede ser: Ejecutar una TX, un reporte, un módulo de funciones, una tarea en un sistema remoto, modificar un documento local, etc.
- Generación y envío de documentos
- Toma de decisiones
- Control de flujo
- Por razones prácticas y por cuestiones de reusabilidad y consistencia de la lógica implementada, las actividades siempre utilizan tecnología orientada a objetos.
Las actividades pueden ser ejecutadas por el sistema o por una persona (esto último requerirá de la técnica de determinación de agentes)
NOTA: En tiempo de ejecución la actividad o tarea se denomina WorkItem y le indica al responsable lo que debe hacer, así como también la información necesaria para ejecutar la actividad.
.- Con qué objeto? (Business Object)
Los objetos consisten en un conjunto de información relacionada que puede ser accedida mediante una clave o conjunto de claves. Se crean en tiempo de ejecución y son instancias específicas de un tipo de objeto definido previamente al cual se le han asignado valores.
Los componentes de un objeto son:
o Atributos. Campos que identifican al objeto.
o Métodos. Operaciones que se pueden aplicar al objeto
o Eventos. Cambios de estado del objeto. Impreso, liberado, creado, eliminado, etc.
En el WorkFlow se utilizan los métodos de los tipos de objetos para modelar las actividades. A su vez, se utilizan los eventos de los tipos de objetos para iniciar, finalizar o marcar eventos en el WorkFlow.
NOTA: Los tipos de objeto se crean y se definen mediante el Business Object Builder, TX SWO1.
.- Quién? (Determinación de agentes.)
Todas las tareas requieren la definición de agentes posibles. Los agentes posibles son todas aquellas personas que pueden recibir esa tarea, excluyendo de esta manera a todos los que nunca la recibirán.
Las tareas adicionalmente pueden definirse como tareas generales. En este tipo de tareas no existe restricciones en cuando a las personas que puedan recibirla.
Luego se definen los agentes responsables. El agente responsable es quien recibirá la tarea en su Business Workplace. Siempre un agente responsable es un agente posible.
NOTA: Los agentes responsables se determinan siempre en tiempo real mediante papeles o roles mediante la TX PFAC.
En un papel se definen ciertos criterios mediante los cuales se determinará en tiempo real quien es el usuario del sistema responsable por ejecutar la tarea. Existen varios tipos de papeles: Por competencias, por función, por estructura organizativa o por atributos organizativos.
.- Cuándo? (Evento)
Los eventos informan al WorkFlow que algo ha sucedido. El WorkFlow a su vez puede reaccionar al evento si la relación entre ambos está activada.
Los eventos los publica el sistema para que pueden ser evaluados por todos los WorkFlow.
Todas las tareas pueden dejar como resultado uno o más eventos (por ejemplo, la tarea de aprobar pedido puede dejar los eventos aprobado, rechazado, modificado). De esta manera el flujo del WorkFlow puede subdividirse en esa tarea en tres caminos diferentes.
Existe un tipo de paso que implica esperar por un evento y otros pasos que permiten generar eventos.
Los eventos se configuran en los tipos de objeto y pueden generarse por:
· Por programa (mediante funciones específicas de la API de WorkFlow)
· Mediante documentos de cambio (Change documents)
· Mediante el sistema de mensajes (Utilizado en SD y MM)
· Mediante la gestión de status de documentos (utilizados en PP, PM, QM, etc.)
· Mediante el sistema de información de Logistica (alertas)
 
 
 
Sobre el autor
Publicación académica de Juan Hern?ndez, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor ABAP.
Juan Hern?ndez
Profesión: Programador Inform?tico - Espa?a - Legajo: XQ15K
✒️Autor de: 125 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
Disponibilidad Laboral: PartTime
Certificación Académica de Juan Hern?ndez