✒️ABAP Introducción a los sistemas de Workflow
ABAP Introducción a los sistemas de Workflow
¿QUÉ ES UN WORKFLOW?
Es una herramienta que permite la implementación técnica de procesos de negocio.
Dan soporte y agilizan el proceso de negocio ganando tiempo.
Permiten a la gente involucrada llevar a cabo procesos de negocio complejos independientemente del tiempo y lugar.
El flujo de trabajo es controlado y coordinado per el sistema de Workflows
En control incluye:
· Monitorización de pasos de trabajo individuales
· Inicio de procesos para escalar las tareas que lleguen a su fecha de vencimiento.
En SAP el sistema WORKFLOWS se integra completamente con las funciones de negocio a través de sus Business Objects (BOR: Business Objects Reposistory – Transacción SWO1)
También permite su integración con la gestión de la organización, lo que permite relacionar personas o estructuras organizativas a las tareas del Workflows.
El sistema de Workflows cubre todos los aspectos del proceso
EL FLUJO (actividades) - - - - -> LA GENTE (organización) - - - - - - > LOS EFECTOS (Información) - - - - - - > Vuelta a empezar.
Características comunes a todos los Workflows:
· Número infinito de actividades.
· Actividades siempre se llevan a cabo de la misma manera
· Involucran a diferentes personas y departamentos
· Requieren un alto grado de coordinación.
¿QUÉ NO ES UN WORKFLOWS?
· Un sistema de gestión de documentos
· Un sistema de e-mail
· Un sistema de distribución de datos entre sistemas (para ello Workflows utiliza ALE, EDI, WebForms-XML, etC).
· Una transacción para secuenciar pantallas
· Administración de datos temporales
· Una herramienta que se utilice para realizar funciones no existentes en el sistema ( si no se puede ejecutar la función manualmente en el sistema, él sistema de Workflows tampoco lo hará)
VENTAJAS DE UTILIZAR UN SISTEMA DE WORKFLOW
Para los usuarios:
· Notificación inmediata en su bandeja de entrada o inbox tan pronto como aparezca la tarea
· Información, explicaciones e instrucciones se envían todas juntas en el mismo documento.
· El sistema Workflows lleva al usuario directamente a la transacción.
· Permite escalar trabajos automáticamente y determina los responsables y superiores directamente utilizando la estructura organizativa
Para la empresa:
· Aumentar la productividad.
· Agilizar los procesos
· Aumenta la satisfacción de los clientes (mejores flujos de información, mayor rapidez en responder)
Otras ventajas:
· Aseguran el cumplimento de los estándares de calidad y los procedimientos
· Proporcionan el estado real de los procesos en cada momento
· Mejoran la productividad de cada empleado
· Detectan con antelación los cuellos de botella y posibles incumplimientos
· Reducen el uso de papel
TERMINOLOGÍA WORKFLOW
WORKFLOWS , PASO, TAREA
PAPEL, AGENTES
BUSINESS OBJECT, EVENTO
BUSINESS WORKPLACE, ACTIVIDAD
En el diseño e implementación de un WorkFlow existen 5 preguntas clave, que han de estar contestadas, para cada parte de un proceso de negocio:
……………………..¿EN QUE ORDEN?...............................
…………¿CUANDO?...............¿CON QUE OBJETO?.........
¿QUIEN?...............................................................¿QUE?
¿EN QUE ORDEN? WORKFLOW
· EL WorkFlow controla el flujo del proceso
· Consiste en un conjunto de pasos
· Puede ser lanzado mediante eventos
La definición del Workflows describe el proceso de negocio a implementar
Cada Workflows se compone de una serie de pasos enlazados. Cada paso tiene un tipo y un símbolo propio para que sea más fácil de leer.
Cada paso del Workflows procesa datos que se van pasando de paso a paso a través de contenedores (bindings entre container).
Un Workflows se activa mediante uno o más eventos.
El evento depende del Workflows y debe estar activamente relacionado a él.
TRANSACCION SWDD: El workflow se crea y modela mediante el WorkFlow Builder.
¿QUE? ACTIVIDAD/TAREA
· Una unidad puede ser: Ejecutar una transacción, ejecutar un reporte, ejecutar un módulo de funciones, ejecutar una tarea en un sistema remoto, modificar un documento, etc.
· Generación y envió de documentos
· Toma de decisiones
· Control de flujo
Las actividades siempre utilizan tecnología orientada a objetos.
Las actividades pueden ser ejecutadas por el sistema o por una persona (esto último requiere de la técnica de determinación de agentes).
Workitem: es una actividad en tiempo de ejecución del workflow, le indica al responsable lo que debe hacer y la información necesaria para ejecutarla.
¿CON QUE OBJETO? BUSINESS OBJECT
Los objetos consisten en un conjunto de información relacionada que puede ser accedida mediante una clave o conjunto de claves.
Se crean en tiempo de ejecución y son instancias específicas de un tipo de objeto predefinido al cual se le ha asignado valores
Sus componentes son:
Atributos: campos que identifican el objeto
Métodos: indican operaciones que se pueden aplicar sobre el objeto
Eventos: indican cambios de estado en el objeto: impreso, liberado, creado, eliminado, etc.
Se utilizan los métodos de los tipos de objetos para modelar las actividades. A su vez se utilizan los eventos de los tipos de objetos para iniciar, finalizar o marcar eventos en el Workflows
TRANSACCION SWO1: Los tipos de objetos se crean y definen mediante el Business Object Builder.
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¿QUINE? DETERMINACION AGENTES
Todas las tareas requieren ala defunción de agentes posibles. Estos son todas aquellas personas que pueden recibir dicha tarea, excluyendo de esta manera al resto
Las tareas adiciónelas pueden definirse como tareas generales. En este tipo de tareas no existen restricciones en cuanto a las personas que pueden recibirla
Los agentes responsables son los que recibirán la tarea en su Business Workplace. Siempre una agente responsable es una agente posible.
TRANSACCION PFAC: Los agentes responsables se determinan siempre en tiempo real mediante papeles o roles.
En un papel se definen ciertos criterios mediante los cuales se determinará en tiempo real quien es el usuario del sistema responsable por ejecutar la tarea. Existen varios tipos de papeles, por competencia, por funciona, por estructura organizativa, por atributos organizativos.
¿CUANDO? EVENTO
Los eventos informan al workflow que algo ha sucedido.
El workflow a su vez puede reaccionar al evento si la relación entre ambos está activada.
Los eventos los publica el sistema para que puedan ser evaluados por todos los Workflows
Todas las tareas pueden dar como resultado uno o más eventos (por ejemplo: una tarea de aprobar pedido, puede dejar los eventos aprobado, rechazado, modificado). De esta manera el flujo del workflow puede subdividiese en esta tarea en tres caminos diferentes.
Existe un tipo de paso que implica esperar por un evento y otros pasos que permiten generar eventos
Los eventos se configuran en los tipos de objeto y pueden generarse por:
· Programa (mediante funciones específicas de la API de workflow).
· Mediante documentos de cambio (change documents)
· Mediante el sistema de mensajes (utilizado en SD y MM)
· Mediante la gestión de estatus de documentos (utilizado en PP, PM, QM, etc)
· Mediante el sistema de información de logística (alertas)
· Mediante documentos de cambio de módulo HR.
 
 
 
Sobre el autor
Publicación académica de Josep Antoni Lopez Moyano, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor ABAP.
Josep Antoni Lopez Moyano
Profesión: It Manager - España - Legajo: QP26P
✒️Autor de: 375 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
- Carrera Consultor en SAP HCM Nivel Inicial
- Carrera Consultor Basis NetWeaver Nivel Avanzado
- Carrera Consultor Basis NetWeaver Nivel Inicial
- Máster Funcional ABAP
- Máster ABAP Orientado a Objetos
- Carrera Consultor ABAP Nivel Avanzado
- Carrera Consultor ABAP Nivel Inicial