✒️El equipo de implementación del proyecto SAP

1. EQUIPO DE IMPLEMENTACIÓN DEL PROYECTO SAP

En algunos casos las empresas que quieren hacer las implementaciones del sistema SAP no cuentan con un buen equipo de proyecto adecuado o con los recursos humanos necesarios, por lo que contratan a empresas consultoras que se especializan en estos procesos.

la empresa consultora trabaja en conjunto con la empresa cliente para cubrir los siguientes aspectos:

• Asesorar a las empresas clientes sobre los beneficios que la utilización del sistema SAP va a producir en la misma.
• Establecer el alcance de la implementación del sistema SAP en la empresa.
• Elaborar el plan de la implementación del sistema SAP en la empresa
• Establecer los roles de cada uno de los integrantes de equipo que será necesario para llevar a cabo la implementación

Para la selección del personal que conformará el equipo se debe:

• Seleccionar a las personas idóneas de acuerdo a sus competencias y conocimientos
• Brindar autonomía y poder de decisión a los líderes
• Cuidar el nivel de comunicación en todos los niveles

ROLES DEL ORGANIGRAMA DE UN PROYECTO

1.1 El Patrocinador

Es quien toma la decisión de llevar a cabo el proyecto y autoriza la financiación del mismo. Posee características de liderazgo y de innovación. Por lo general es el dueño o algún gerente con competencias decisorias dentro de la organización. Tiene como rol principal, brindar apoyo e inspiración al equipo.

1.2 Director del proyecto

Es la máxima autoridad dentro del proyecto. algunas veces existe un director de proyecto de la empresa cliente y otro por parte de la consultora. Debe cumplir con las tareas y responsabilidades siguientes:

• Asumir la responsabilidad del proyecto
• Controlar los objetivos del proyecto
• Gestionar la implementación de las políticas del proyecto
• Controlar la planificación y el progreso del proyecto
• Permitir decisiones rápidas
• Decidir sobre temas organizacionales
• Gestionar la disponibilidad de los recursos
• Apoyar al gerente del proyecto
• Aprobar propuestas para el equipo de proyecto

1.3 Gerente del proyecto

Es quien se encarga de planificar el proyecto, gestionar proactivamente los riesgos, coordinar las actividades y mantener informada a la dirección de la empresa sobre el avance del proyecto. En las pequeñas y medianas empresas, PYMES, esta figura es ocupada por un consultor externo, mientras que en la empresas mas grandes puede existir un gerente interno y uno externo.

Gerente interno: garantiza el conocimiento de la organización y las habilidades de la "navegación política del proyecto"

Gerente externo: puede actuar como facilitador de los procesos de cambio, garantizar el uso de la metodología de proyectos más adecuada para el caso

Funciones del Gerente de Proyecto:

• Elaborar y definir los proyectos según las necesidades, objetivos y capacidades de la organización
• Realizar una planificación donde se definan fechas y plazos para cumplir con las etapas del proyecto
• Asignar y supervisar las tareas designadas para la ejecución del proyecto
• Administrar y controlar los recursos financieros de acuerdo al presupuesto
• Implementar cambios y brindar soluciones afectivas según los problemas que se presenten
• Identificar con anterioridad posibles riesgos que puedan afectar el desarrollo del proyecto
• Negociar con los proveedores para tener todos los materiales y recursos en el momento que el proyecto los necesite
• Realizar seguimiento al desarrollo del proyecto para controlar y verificar que todo se cumple de acuerdo a los objetivos establecidos
• elaborar informes periódicos para dar a conocer los avances y resultados que se están obteniendo
• Reportar al director del proyecto

1.4 EQUIPO DE QA

El equipo de aseguramiento de la calidad será el responsable de asegurar que la implementación del sistema SAP se lleve a cabo cumpliendo las normas y procedimientos previamente definidos en la empresa.

(Los sistemas de gestión de Calidad son métodos que permiten a las organizaciones una optimización de sus procesos internos. Su objetivo es elaborar productos y servicios que cubran ls necesidades de sus clientes y eleven el nivel de satisfacción de los mismos)

TAREAS Y RESPONSABILIDADES DEL EQUIPO QA

• Realizar acciones correctivas
• Realizar mejoras continuas
• Aplicar nuevas soluciones
• Realizar tareas de mantenimiento
• confeccionar informes de auditorías

ROLES DENTRO DEL EQUIPO QA

• Director del grupo QA
• Líder de calidad
• Auditor de proceso
• Verificador de artefactos
• Capacitador de QA

1.5 USUARIOS LÍDERES

Son los miembros de la organización, habitualmente el management funcional de la empresa, que proveerán los recursos humanos y materiales para llevar adelante el proyecto. Por lo general son los responsables funcionales de las áreas afectadas por la implementación de SAP.

La experiencia indica que los mayores esfuerzos de gestión del cambio deben ocurrir a este nivel.

1.6 USUARIOS CLAVES

Son los miembros de las organizaciones cuyos puestos de trabajo de ven afectados y modificados por el cambio que supone la implementación de SAP. Estos deben ser flexibles y tolerantes para adoptar las nuevas formas de ejecutar sus tareas a partir de la implementación de un sistema integrado de gestión.

TAREAS Y RESPONSABILIDADES:

• Configurar y parametrizar el sistema
• Apoyar a los otros miembros del equipo del proyecto
• Entrenar y apoyar a los usuarios
• Probar el sistema
• Discutir problemas funcionales con los responsables del gerenciamiento del proyecto
• Evaluar las propuestas del equipo del proyecto

1.7 CONSULTORES FUNCIONALES

Son los analistas funcionales de los los distintos módulos o áreas funcionales de SAP que se implementarán en el proyecto tales como MM, SD, FI, CO, PP, PM, HCM, etc.

TAREAS Y RESPONSABILIDADES

• configurar y parametrizar el sistema
• Realizar los diseños funcionales de los gaps detectados que deban ser cubiertos con la programación ABAP
• Realizar las pruebas integrales del sistema
• Confeccionar los manuales de usuario
• Entrenar y apoyar a los usuarios

1.8 CONSULTORES TÉCNICOS

Compuestos por los ABAP responsables de realizar las funcionalidades y los BASIS responsables de crear y mantener el acceso de los usuarios al sistema y de crear y mantener los servicios donde se instala el sistema SAP

1.8.1 EQUIPO ABAP, desarrolladores ABAP que serán los encargados de realizar la programación de todos los requerimientos que el sistema estándar no contemple y el usuario requiera.

TAREAS Y RESPONSABILIDADES

• Realizar los diseños técnicos de las especificaciones definidas por el usuario
• Realizar la programación de los requerimientos respetando los estándares de programación definidos por la empresa
• Realizar las pruebas unitarias para asegurar que los productos desarrollados se encuentren libres de errores
• Confeccionar la documentación de los requerimientos realizados

1.8.2 EQUIPO BASIS, Base técnica de las aplicaciones de SAP y los principios de estas. SAP BASIS es la forma Clásica de nombrar a la administración de la plataforma operativa del sistema.

Los consultores en SAP BASIS tienen como principal responsabilidad la administración del entorno SAP asegurando la integridad del sistema, mantenimiento, actualizaciones y generación de backups con el fin de tener un respaldo de la información.

ACTIVIDADES QUE REALIZAN

• La configuración y mantenimiento de sistema
• La administración de usuarios y permisos a usuarios
• Correr logs generales
• Hacer Dumps de las aplicaciones
• Análisis de procesos del sistema
• Mantenimiento de estrategias de backup
• Administración de alertas
• Ajuste y solución de problemas en el entorno técnico de SAP
• Diseño de interfaces entre SAP y programas externos.